7 шагов, чтобы принять специалиста на работу в Беларуси

Когда прием на работу считается оформленным должным образом? Алгоритм действий может отличаться в зависимости от должности, формы занятости и т. д. Но если говорить о стандартном найме в штат, то здесь есть семь базовых этапов. Давайте разберем, как правильно оформить работника, чтобы не нарушить закон.

Шаг 1. Соберите и проверьте документы кандидата

Здесь у работодателя нет свободы выбора. Перечень документов при найме работника строго определен статьей 26 Трудового кодекса Республики Беларусь и включает следующее:

• документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку — если работа не является первой и не оформляется по совместительству;
• документ об образовании или квалификации — если для выполнения работы нужны специальные знания. Бывает, что диплом вызывает сомнения. В таком случае отправьте запрос в Минобразования, они проверят его подлинность;
• военный билет или удостоверение призывника — для военнообязанных и призывников;
• другие документы предусмотренные законодательством — их перечень зависит от должности или состояния здоровья работника и других нюансов. Например, для сотрудников с ограниченными возможностями потребуется индивидуальная программа реабилитации.

Сделайте необходимые копии документов для личного дела работника, а оригиналы верните владельцу.

Шаг 2. Получите заявление о приеме на работу

В обязательном перечне ТК РБ этого документа нет. Тем не менее многие работодатели продолжают использовать его при оформлении сотрудника. По сути, заявление — это письменное подтверждение того, что нанимаемый хочет работать в компании и согласен с предложенными условиями. При этом оно не заменяет трудовой договор.

Заявление о приеме на работу пишется в свободной форме. В «шапке» указывают ФИО и должность руководителя, наименование организации и данные соискателя. В тексте — просьба принять на должность с определенной даты. Причем не обязательно писать заявление от руки. Подготовьте шаблон документа в Битрикс24 и просто распечатайте, работнику останется только вписать свои данные и поставить подпись.

Шаг 3. Ознакомьте работника с должностной инструкцией и правилами внутреннего распорядка

Часто наниматели и сотрудники считают этот этап формальностью. Работодатель ничего не разъясняет, а кандидат подписывает документы не глядя.

Проверьте актуальность документов. Убедитесь, что сотрудник понимает свои задачи и согласен с правилами вашей компании. Разъясните его права и обязанности, расскажите, из чего состоит зарплата и как она выплачивается. Ознакомьте специалиста с правилами внутреннего распорядка: когда начинается рабочий день и обеденный перерыв, предусмотрен ли дресс-код. Дайте сотруднику время для изучения информации. После он должен оставить свою подпись в журнале ознакомления или прямо в документе.

Шаг 4. Заключите с работником трудовой договор (или контракт)

В Беларуси трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, второй — в компании в личном деле специалиста. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу. В договоре фиксируется информация о работодателе и сотруднике, месте работы, должности сотрудника, его правах и обязанностях. Также прописываются график работы, длительность отпуска, размер зарплаты (оклад, надбавки и т. д.).

Шаг 5. Проведите вводный инструктаж по охране труда

Любая строчка, отсутствующая в инструкции по охране труда, — это потенциальная травма или иск. Несчастные случаи могут произойти даже в обычном офисе, а отвечать почти всегда приходится работодателю. И самое коварное — риски часто таятся в том, что кажется абсолютно безопасным и обыденным.

При приеме на работу необходимо провести вводный инструктаж по охране труда. Его проводят до начала работы. На этом этапе сотрудника знакомят с общими правилами безопасности в компании, правилами пожарной безопасности и тем, как действовать в экстренных ситуациях. Инструктаж проводит специалист по охране труда или назначенное ответственное лицо. Однако перед тем, как инструктировать работника, руководителю не лишним будет самому проверить документы по ТБ на актуальность.

Факт инструктажа фиксируют в журнале: работник и инструктор оставляют в нем свои подписи. Если записи и подписей нет, инструктаж не проводился.

Шаг 6. Издайте приказ о приеме на работу

Просто издать приказ недостаточно, работник должен ознакомиться с документом и расписаться в нем. Но на этом процесс найма не заканчивается. В течение 1 недели поставьте работника на учет в ФСЗН. Также уведомьте соответствующие органы: военкомат для военнообязанных (в течение недели) или управление социальной защиты для пенсионеров (в течение 5 дней).

Шаг 7. Внесите запись в трудовую книжку

Еще один важный нюанс, который нужно сделать в течение недели после издания приказа. Заполненная книжка будет хранится в вашей компании. Если сотрудник устраивается по совместительству, то вместо трудовой он предоставляет ее копию, заверенную на основном месте работы. Такая копия должна содержать подпись руководителя или сотрудника отдела кадров и печать организации.

Если специалист нанимается на работу впервые, то наниматель сам покупает трудовую книжку в администрации по месту регистрации и оформляет ее. При заполнении не полагайтесь на устные сведения. Вносите данные только из официальных документов, которые предоставил сотрудник (паспорт, документы об образовании).