ОДО "Консалт"

О клиенте: ОДО «Консалт» оказывает широкий спектр услуг в области консалтинга и помогает компаниям вести бухгалтерию, кадры, охрану труда, управленческий и финансовый учет. Центр бухгалтерских услуг работает с 2002 года.  В штате 45 сотрудников, офис находится в Гродно.

Почему клиент испытывал необходимость внедрения Битрикс24 и переноса ПО из облака на собственный сервер

Поскольку компания занимается аутсорсингом, т.е. постоянно ведет большое количество клиентов, иногда сразу по нескольким направлениям, у сотрудников и руководства возникла необходимость систематизировать свою работу в разрезе выполнения прописанных в договоре услуг, соблюдения сроков и командной работы над некоторыми крупными клиентами. К примеру, аутсорсинг бухгалтерии отчасти носит цикличный характер, особенно в плане отчетности, поэтому было логично использовать шаблоны и регулярные задачи в Битрикс24. Кроме того, в связи с высокой значимостью выполнения для клиентов услуг, было очень важно делать все вовремя и равномерно распределить нагрузку на сотрудников по работе с клиентами. Поскольку коммуникация с клиентами ведется чаще всего через в почте, было принято решение, для удобства сотрудников, перевести все переписки в Битрикс24, чтобы вся информация хранилась в одном месте.

После того, как компания-интегратор оценила работы по внедрению блоков "Задачи и проекты" и "Почта", руководство компании ОДО "Консалт" приняло решение о переносе Битрикс24 из облака на собственный сервер для хранения и обработки данных на технической базе компании. Таким образом, возникла необходимость реализации работы сотрудников, их коммуникаций, постановки, выполнения и контроля задач, обмена собственными документами и документами заказчиков, ведения внутренних проектов и другой рутинной работы без использования сторонних облачных серверов.

Процесс внедрения и особенности проекта:

При первичном внедрении Битрикс24 в облаке основной акцент был сделан на задачи и проекты, а также почту.

В ходе первичного внедрения Битрикс24 были осуществлены:

1. Первичная настройка Битрикс24, добавлены реквизиты компании и сотрудники, таким образом выполнена базовая настройка системы для работы в ней сотрудников.

2. Созданы шаблоны задач для типовых задач.

3. Созданы регулярные задачи и автоматическое их создание для повторяющихся во времени задач.

4. Настроены оповещения сотрудников о превышении лимита времени выполнения задач.

5. Созданы проекты для командной работы по крупным клиентам.

6. Настройка почтовой системы для работы сотрудников.

7. Проведено обучение по работе с задачами и проектами, созданы инструкции для сотрудников.

Поскольку на момент переноса из облака в коробку заказчик уже активно работал в Битрикс24, было важно перенести всю текущую информацию и процессы без потери данных, их структуры и логики. Также было важно, чтобы перенос никак не сказался на работе сотрудников компании, и чтобы они продолжили работать в привычном для себя режиме.

Таким образом, в ходе переноса Битрикс24 из облака на сервер клиента были осуществлены:

1. Подготовка бэкапа облачного портала, который позволил предотвратить потерю данных при переносе, а также минимизировать ошибки и ускорить работу по их исправлению.

2. Установка виртуальной машины VMBitrix для дальнейшей корректной работы системы.

3. Настройка собственного почтового сервера для всех исходящих писем.

4. Восстановление паролей и доступов сотрудников для работы в перенесённой системе.

5. Установка всех актуальных обновлений обновления системы.

6. Актуализация публичного адреса.

7. Настройка модуля «Push&Pull» для корректной отправки уведомлений.

Также после осуществления переноса системы на сервер клиента была осуществлена настройка интеграции с сервисом Google.

Исправление ошибок переноса

После переноса системы из облака на сервер клиента был полностью протестирован функционал работы системы, в ходе которого был выявлен ряд ошибок. Эти ошибки были тщательно проанализированы и исправлены интегратором СофтСервис.

Отработка типовых сценариев использования портала сотрудниками

Для того, чтобы сотрудники могли так же пользоваться системой, как и до переноса, сотрудники СофтСервис дополнительно протестировали и проверили работу типовых сценариев, по которым велась работа сотрудниками заказчика.

Работа с решением, достигнутые результаты

На данный момент все сотрудники ОДО «Консалт» продолжают активно использовать Битрикс24 для работы с клиентами в разрезе задач и проектов, а также почтой Битрикс24, причем перенос не оказал негативного влияния на процессы компании и результаты сотрудников.

Преимущества внедрения Битрикс24 и переноса ПО на сервер компании, которые отметил заказчик

Внедрение Битрикс24 в значительной степени позволило структурировать, систематизировать и упросить работу компании. Теперь все сотрудники четко понимают, что им делать и когда, а руководителю не нужно постоянно напоминать о задачах и клиентах – это делает Битрикс24 автоматически. Сотрудники также отмечают удобство использования почты в Битрикс24.

Благодаря проведенному подробному обучению и составленным инструкциям сотрудники достаточно быстро «влились» в работу в новой для себя системе.

В некоторых случаях, особенно, когда работа касается критичных и персональных данных, или же информации, составляющей коммерческую тайну заказчика, имеет смысл рассмотреть использование собственного сервера, а не облачных ресурсов. Кроме того, для многих заказчиков ОДО «Консалт», важно, чтобы их данные были на физическом сервере компании, который находится в ее офисе и, соответственно, под полным контролем, а не в удаленном ЦОД за многие километры от места, где с данными ведется работа. Этот критерий зачастую играет значимую роль в выборе клиентом организации, которая будет вести его бухгалтерский учет, финансовый, кадровый и управленческий учет.

Отзыв клиента

После внедрения Битрикс24 мы стали работать более четко и слажено. Теперь ситуации, когда сотрудник забыл что-то сделать или выполнил задачу не в указанный срок сведены к нулю. Что касается переноса, он прошел хорошо, хотя мы и немного переживали за сохранность данных в процессе. Однако работа велась слаженно и достаточно быстро. В целом, можно сказать, что команда СофтСервис – это те, кому можно доверить и свои данные, и свою репутацию. Отдельное спасибо за то, что не бросили нас после переноса, а несколько раз все протестировали, пока не добились того, чтобы все отлично работало.