ООО "Альтиора Форте"

Краткая информация о клиенте:

Компания осуществляет производство полиграфической продукции.

Стали первой в Беларуси типографией, высокое качество продукции которой подтверждается международным сертификатом PSO ISO 12647.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент:

автоматизация процессов компании, уменьшение времени предоставления обратной связи клиенту, реализация бизнес-процесса движения заказа.

Настройка структуры компании и ролей сотрудников  

Процесс внедрения, особенности проекта:
Настройка структуры компании и ролей сотрудников

Настройка CRM (поля карточек товаров, справочники, реквизиты компании)

Для эффективной работы компании изменили существующие в системе Битрикс24 справочники под специфику предприятия и создали новые значения для справочников.

Интеграция Bitrix24 с сайтом на Битрикс (формы обратной связи)

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Мы Помогли настроить и внедрить CRM, исходя из потребностей заказчика. Для эффективной работы компании изменили существующие в системе Битрикс24 справочники под специфику предприятия и создали новые значения для справочников.

Преимущества от внедрения

Минимизация временных задержек в распространении и доведении официальной информации между сотрудниками компании;
Реализация механизмов контроля при добавлении/изменении/обновлении информации;
Предоставление удобных и эффективных возможностей поиска информации;
Возможность обмена данными со сторонним ПО.

Примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Процесс работы с заказом в crm системе происходит следующим образом.

На первоначальном этапе синхронизации данных 1С база контрагентов выгружается в crm Битрикс24. Выгрузка не включает передачу информации по сделкам контрагентов. Предполагается, что работа с клиентской базой будут происходить на стороне портала.

НО реквизиты банка будут вноситься на стороне 1С, т.к. на данном этапе реализации работ формирование договора будет также происходить на стороне 1С.

При первичном обращении клиента его данные попадают в crm в виде Лида.

Далее, при обработке Лида менеджер, изменяя статусы Лида, конвертирует Лид в Контакт + Компанию + Предложения и Сделку.

Сущность Предложения будет включать работу менеджера с первоначальным КП (к договору) и самим Договором. Работа по заказам будет фиксироваться в Сделках, созданных на основе Предложения. Таким образом, можно будет вести статистику количества заказов к договору.

На начальной стадии сущности Предложения «Запрос принят» инициируются следующие действия:

1.   клиенту высылается приветственное письмо с данными ответственного менеджера за сделку. Факт отправки письма можно отследить во вкладке Комментарии в Сделке.

Сделка на этапе формирования Предложения (на основе конвертации лида) привязывается к Приложению. Сущность сделки включает работы по заказам, приложениям к договору. Данная сущность имеет свои стадии. На этапе составления договора и при первом заказе согласно договора стадия Сделки начинается со статуса Коммерческое предложение.

В разделе Комментарии Сделки будут фиксироваться комментарии по первому этапу составления КП (историю создания задач, комментарии, факт отправки письма клиенту и тп).

2.  автоматически система создаёт задачу с характеристиками:

•             Название «Выполнить расчет», которая содержит ссылку на сделку и наименование компании. У ответственного менеджера будет возможность вносить корректировки в характеристики сформированной задачи;

•             Условие со следующим содержанием:

«Выяснить потребности клиента, произвести расчет стоимости, оформить и отправить КП»

•             Ответственный — ответственный по сделке.

На первом этапе создания КП в Б24 менеджер заполняет данными сущность вручную, без интеграции с 1С.

Также реализована возможность при рассылке КП прикреплять документы общего содержания, которые менеджеры отправляют в качестве дополнительных вложений (сканы учредительных документов, электронные каталоги продукции и т.п.). Данные документы будут прикрепляться в виде готового файла к письму.

Выделено место на Диске портала для добавления и выбора данных файлов-приложений к письму.

Финальный вариант коммерческого предложения для клиента можно будет редактировать, распечатать либо сразу отправить по почте клиенту на согласование с помощью соответствующих действий, не выходя из карточки Предложения.

Менеджер меняет стадию КП(Договоры) на следующую - «Предложение отправлено».

 На данной стадии необходимо получить согласие от клиента на сотрудничество.

При переходе сделки в текущую стадию автоматически создается задача на ответственного менеджера «Узнать о решении заказчика» (через 1 час), которая содержит ссылку на сделку и наименование компании.

 В случае, если информацию получить не удалось, через 2 часа автоматически формируется задача «Узнать о решении заказчика повторно», которая содержит в ссылку на сделку и наименование компании. Дата повторной задачи выбирается ответственным менеджером вручную.

Истории смены статусов Предложения (КП) фиксируется в истории Сделки.

Переход к следующей стадии “Предложение одобрено” происходит вручную.

Автоматически создается задача на ответственного менеджера “Составить и подписать договор”, которая содержит ссылку на сделку и наименование компании. Менеджеру необходимо составить договор и согласовать условия с клиентом.

Ответственный менеджер должен получить от заказчика подписанный скан или оригинал договора и вручную перевести сделку на следующий этап - “Договор подписан”.

Стадия “Договор подписан”.

После проведения всех работ по Договору менеджер вручную переключает стадию сделки на “Сделка успешно завершена”.

 При переходе на данную стадию система отправляет благодарственное письмо от имени типографии. Ответственному менеджеру автоматически ставится задача через 1 месяц: “Предложить клиенту сделать заказ повторно”, которая содержит ссылку на сделку и наименование компании. После выполнения этой задачи менеджер самостоятельно устанавливает периодичность отправки запросов или звонков к клиенту, система ждет указанное в карточке клиента количество дней паузы и отправляет письмо с целью повторной продажи, либо ставит задачу позвонить через определенное количество дней.

 Стадия “Сделка не состоялась”

При переходе в стадию “Сделка не состоялась” для менеджера автоматически создается задача “Указать причину отказа”, которая содержит ссылку на сделку и наименование компании. Менеджер должен выбрать причину, в поле «Примечание» указать более подробную информацию и завершить задачу. Ответственному менеджеру автоматически создается задача через 1 месяц: “Предложить клиенту прислать новый запрос” которая содержит ссылку на сделку и наименование компании. После ее выполнения менеджер сам задает периодичность, система ждет указанное в карточке клиента количество дней паузы и отправляет письмо, либо ставит повторную задачу “Предложить клиенту прислать новый запрос”.

Отзыв заказчика о проделанной работе:

Заказчик остался доволен проделанной работой.