PRAGMA Solution - автоматизация для клиентов

С радостью представляем для Вас кейс нашей компании!

Краткая информация о клиенте:

Компания «Pragma» специализируется на Битрикс24. Мы сосредоточили свои усилия на том, чтобы помогать бизнесу эффективно работать и получить максимальную пользу от CRM-системы. В компании собственный штат бизнес-аналитиков, бизнес-процессологов, интеграторов, программистов, маркетологов, благодаря чему клиент может получить целостный проект, где все сбалансированно. При этом у нас получилось автоматизировать многие процессы внутри нашей собственной компании, благодаря чему наша коммуникация с клиентами стала еще качественнее, а процессы внутри компании стали прозрачными для сотрудников и руководителя. Не смотря на то, что у нас лишь один офис в Минске - штат наших специалистов может оказать услуги клиенту из любой точки мира, ведь имея более 50 сотрудников у нас всегда найдется время на качественную настройку для клиента. 

Необходимость внедрения Битрикс24:

До появления в нашей компании Битрикс24, мы не могли в полной мере определить эффективность работы компании. Мы работали в Excel, позже перешли на AmoCRM, но несмотря на все плюсы данной системы, нам ее оказалось мало. Перед нами стояла задача перенести в Битрикс24 всю накопленную за годы работы компании информацию, сохранить действующие сделки с привязками к компаниям и контактам. Также было необходимо свести все источники поступления лидов в одну CRM для удобства наших менеджеров. С подключением телефонии LiraX все разговоры с нашими клиентами могут быть записаны, и специалист может вернуться к ним, чтобы лишний раз не беспокоить клиента. Мы также подключили чат-ботов в Viber и Telegram, электронную почту, и теперь нашим клиентам стало еще удобнее общаться с нами, а специалистам не нужно переходить с вкладки на вкладку – все в одном месте.

Процесс внедрения, особенности проекта:

Но одним из главных плюсов внедрения Битрикс24 в нашу компанию стала возможность построения аналитических отчетов. К примеру, была внедрена сквозная аналитика ROIStat с динамическим CallTrackin`ом для определения эффективности рекламы. Благодаря аналитике по менеджерам продаж, интеграторам и разработчикам наш руководитель всегда может спрогнозировать занятость сотрудников, видит их эффективность. Важным стало и то, что руководитель всегда в курсе, чем занимаются его подчиненные. Это удалось реализовать в том числе благодаря инструменту «рабочий день». Сотрудники по итогу каждого рабочего дня заполняют отчет о проделанной работе, куда могут быть включены встречи, задачи, звонки. Благодаря аналитике по сотрудникам руководителю не представляется сложным определить эффективность каждого. Также благодаря настроенным отчетам в Битрикс24 – заработная плата сотрудников считается автоматически прямо на портале. Больше нет необходимости вести учет показателей сотрудников в Excel – все автоматически подтягивается на портал, и руководитель тратит меньше времени при выплате заработной платы.

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Мы точно можем называть себя профессионалами в вопросах документооборота в Битрикс24, ведь сами активно пользуемся этой возможностью избавиться от рутинной работы. Для наших специалистов реализованы: автоматическая генерация коммерческих предложений, счетов, актов выполненных работ, договоров и приложений к ним и иных документов, необходимых нам. Благодаря этому, для корректного составления любого из документов сотрудникам необходимо лишь корректно заполнить обязательные поля – всю остальную работу Битрикс24 берет на себя.

Все направления нашего бизнеса разделены по воронкам, а чтобы специалисты не забыли выслать счет на оплату лицензии Битрикс24, подходящей к концу, настроены роботы, которые заблаговременно напомнят о данном факте. Также, благодаря разделению по воронкам и настройке гибких прав доступа – клиент может быть уверен в сохранности своих персональных данных – к данной информации имеет доступ ограниченный круг лиц.

Также на отдельной воронке реализована работа нашего HR-специалиста. Конечно, это не самое новое решение, которое вы могли бы увидеть, но это определенно реализует одно из главных преимуществ Битрикс24 – это удобно! Так, при необходимости набора сотрудников нашему специалисту ставится задача, а у него перед глазами удобно расположены кандидаты. Он всегда может посмотреть, с кем из кандидатов он уже успел пообщаться, кто взял время подумать, кто готов приступить к работе уже завтра, а кто ожидает предложения на интересующую вакансию. Благодаря подключению телефонии – записи всех разговоров хранятся в карточке кандидата, к ним можно вернуться в любой момент.

Преимущества от внедрения:

Для упрощения приема на работу новых сотрудников, создана и постоянно обновляется база знаний. Таким образом, мы не тратим время на обучение новых специалистов. В базе знаний содержится полная информация как по работе с нашим порталом, так и секреты наших интеграторов по настройкам других порталов. Таким образом мы накапливаем знания наших специалистов, и не беспокоимся за их потерю. Гибко настроенные права доступа позволяют не открывать доступ к персональной информации наших клиентов во время обучения. По результатам наши кандидаты проходят тестирование в рамках нашего портала Битрикс24, после которого и принимается решение о найме на работу.

Ведение проектов является вишенкой на торте в нашем Битрикс24. Так как штат наших специалистов насчитывает уже более 40 человек – без разделения всех задач нам просто не обойтись. При поступлении нового заказа от клиента на внедрение Битрикс24 нами создается проект, где хранится вся необходимая информация о запросе клиента, карта процессов, техническое задание и прочее. Важно, что проект полностью ведется в Битрикс24, результатом чего стала четкое разделение обязанностей в рамках проекта, полностью отображен весь процесс. Вся работа делится на этапы, информация о которых также обязательно хранится внутри проекта. С целью контроля за ходом работы – каждая из настроек и разработок реализуется в виде задач на наших специалистов. Таким образом, мы всегда в курсе как движется наш проект, опережаем ли мы заявленный график выполнения, и кто ответственный за каждую настройку или доработку. Благодаря инструменту «Экстранет» мы можем дать доступ заказчику к его проекту, и он также сможет контролировать выполнение своего заказа.

С целью поддержания чистоты в нашем уютном офисе мы реализовали график уборки через бизнес-процессы. В отличии от графика на бумажке, который вы явно видели и ни раз, наш процесс учитывает рабочее время сотрудника, отпуска, больничные, дни за свой счет и иные факторы, препятствующие выполнению этой работы. Больше не нужно переделывать график в случае, если кто-то пропустил очередь, ведь бизнес-процесс сам подстроится под любые изменения.

Отзыв руководителя:

Благодаря качественной настройке нашего портала мы можем смело назвать себя сапожником в сапогах. Многие из разработок нашего портала мы демонстрируем нашим заказчикам, подтверждая свою компетентность в настройках процессов. Автоматизируя все внутренние процессы компании, мы смогли наладить всю работу наших специалистов: от ведения проектов до выноса мусора.