УП «Оптика-Сервис Плюс»

Информация о клиенте

Описание компании: УП «Оптика-Сервис Плюс» занимаются обслуживанием и ремонтом медицинской техники и лабораторного оборудования. В Битрикс24 работает 14 сотрудников из отдела продаж, из отдела сервиса, руководители. У организации есть 1 офис в Минске по адресу ул. Лынькова, 17а.

С какими задачами пришел клиент

Клиент занимается продажей услуг по обслуживанию техники. Есть два способа продажи: классическая продажа и победа в тендере. После заключения договора запускается период, в который сервисные специалисты выезжают по адресам заказчика и осуществляют сервис. Одна из проблем – контроль сервисных специалистов. Вторая – упрощение документооборота. Третья – контроль состояния каждого конкретного оборудования. Ключевые преимущества Битрикс24 перед другими CRM-системами – возможность создать карточку уникального оборудования (с уникальным серийным номером), печатать документы с информацией о них.

Так как бизнес-аналитик компании UCOM уже имеет опыт работы с товарами с серийными номерами и большой опыт работы со списками, при выборе партнера по внедрению выбор пал именно на компанию UCOM.

Процесс внедрения, особенности проекта

В процессе внедрения стоял вопрос о том, какой функционал использовать для фиксирования уникального оборудования с серийным номером и возможностью автоматизации (списки или новый функционал Битрикс24 смарт-процессы). Окончательный выбор остановился на смарт-процессах. Был подключен разработчик, который разработал скрипт, который связывал карточку смарт-процесса и созданного товара (так как в документы Битрикс24 нет возможности выводить данные по связанным смарт-процессам, но есть возможность выводить данные по товарам).

Карточка смарт-процесса стала ключевой фигурой внедрения, так как она создается из карточки сделки, из смарт-процесса создается товар, сделки в сервис в соответствующий срок.

По итогу мы получаем следующий процесс:

Тендер – Сделка продажи – Карточка Оборудования – Карточка товара – Сделка Сервиса по каждому индивидуальному товару.

Так как очевидно, что у одного клиента может быть несколько оборудований, по каждому из них создается отдельная сделка в сервис. Созданные сделки объединяются вручную контролирующим специалистом.

По объединенным сделкам формируется акт, задача для Исполнителя на выезд по сервису.

После всех осуществленных настроек было проведено 4х-уровневое обучение, разработанное компанией UCOM, включающее в себя обучение основным разделам Битрикс24, а также обучение по осуществленной автоматизации. Каждое обучение записано, а также размещено на общем диске в Битрикс24 клиента.

Работа с решением, достигнутые результаты

Самый используемый функционал для компании стали: Чат и звонки, Сделки продажи. Благодаря первому компания полностью отказалась от мессенджеров, перешла на работу в Битрикс24, а также получила возможность проводить совещания онлайн, что сократило время на сбор в переговорке из разных кабинетов, также позволило сотрудникам работать удаленно, что особенно важно в период пандемии.

Также упростилась работе специалистов по продаже, так как сократилось время на оформление документов, была создана единая система ведения сделок, по которой легко можно отследить на каком этапе находится продажа.

Преимущества от внедрения

Итогом внедрения стала единая база оборудования, по которому организация осуществляет сервис, автоматическое оповещение о наступлении срока повторного сервиса, автоматически расчет этого срока. Настроены пять шаблонов документов: договор, акты, приказы, позволяющие упросить и ускорить работу специалистов. Произошел переход от таблиц Excel к автоматизированной системе, корпоративному порталу, позволяющему не только четко фиксировать данные по работе с клиентами, но и решать внутренние вопросы и процессы.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Внедрение прошло успешно, отдельно хотелось бы отметить качественно проведенное обучение. Благодаря полному и детальному обучению, сотрудникам стала понятна система, дальнейшие действия и процесс внедрения прошел более гладко, чем ожидалось. Отдельная благодарность бизнес-аналитику Ирине, которая все время была на связи, подробно объясняла ответы на все вопросы и помогала с описанием процессов.