ООО «Про бизнес Медиа»
Информация о клиенте
ООО Пробизнес – сообщество предпринимателей, занимается организацией мероприятий по бизнес-тематике: международные форумы, тематические конференции, встречи с известными предпринимателями. Организация позволяет оформить подписку на проходящие мероприятия, чтобы не упустить ничего важного и полезного. Также организация имеет представительство в Казахстане. В Битрикс24 работает 20 сотрудников из разных отделов: отдел продаж, отдел производства, маркетинг и т.д.
С какими задачами пришел клиент
На момент внедрения у клиента уже был облачный портал Битрикс24. Сотрудники вели работу в CRM, но из-за отсутствия грамотных настроек, системности и нехватки знаний функционала, работа в Битрикс24 велась сумбурно, каждый вел свои сделки как хотел, не было единой формулы, по которой сотрудник мог бы провести продажу, чтобы по итогу можно было получить отчет о работе и состоянии дел на текущий момент.
Благодаря договоренности о взаимовыгодном сотрудничестве, компания Пробизнес сделала выбор в пользу организации UCOM как подрядчика по настройке и внедрению Битрикс24 в свои процессы.
Процесс внедрения, особенности проекта
В процессе внедрения были выявлены следующие потребности клиента:
· Ведение сделки продаж
· Связь сделки продаж с производством
· Возврат сделки в воронку продажи для оформления документов и завершения продажи
· Оформление и проведение процесса производства
В первую очередь внедрение затронуло отдел продаж и отдел продакшн (производство), так как это основные отделы, приносящие доход в компанию. Так как для успешного проекта было необходимо считывать эффективность отдельно сотрудников отдела продаж и отдельно сотрудников отдела продакшн, было создано две отдельные воронки, между которыми создавались сделки и связывались друг с другом с помощью бизнес-процессов для того, чтобы передавать информацию от одного отдела в другой.
Из-за специфики документооборота клиента был использован скрипт, который поля с типом «строка» преобразовывает в прописной текст (то, чего пока, к сожалению, нет в стандартном функционале Битрикс24).
Так же был прописан бизнес-процесс для расчета охватов рекламных публикаций и некоторые другие мелкие бизнес-процессы (по копированию сделок, передаче файлов и информации между сделками и т.д.).
Основная сложность проекта заключалась в построении процессов клиента, приведении сложной системы к простой, общей и понятной, по которой каждый сотрудник сможет вести работу. Благодаря проведенному обучению сотрудникам было гораздо легче освоится.
Работа с решением, достигнутые результаты
По итогу внедрения сотрудники активно используют Битрикс24 в своей работе. Благодаря разделу «CRM» работа с клиентами стала структурированной и прозрачной. Производственные проекты связаны с продажей, и сотрудникам больше не нужно сообщать друг другу о статусе проекта, каждый видит всю информацию в своем канбане. С помощью чатов решаются все вопросы, онлайн совещания и встречи с клиентами. Благодаря разделу «Задачи и Проекты» удобно отслеживать выполняемость поставленных поручений друг другу или от руководства. С помощью функционала шаблоны документов сократилось время на подготовку отчетов, договоров, счетов.
Преимущества от внедрения
Битрикс24 собрал в себе весь коллектив организации, в новостной ленте активно обсуждаются новости компании и поздравления друг друга с праздниками. Появилась возможность во время пандемии работать удаленно, при этом не теряя в производительности, оставаясь на связи и в курсе всего происходящего в компании.
Отзыв заказчика о проделанной работе
Наша организация хочет выразить благодарность команде UCOM, которая оперативно реагировала на все наши запросы, качественно провела аудит существующей системы и предложили улучшения, которые действительно упростили работу в системе. Полноценное обучение в 4 этапа позволило глубоко погрузиться во все сферы работы и снизить количество сомнений и вопросов у сотрудников. После внедрения были предложены дальнейшие пути автоматизации, которые были реализованы и позволяют и дальше развивать нашу организацию.
