ООО «СУ-83 Белстрой» – строительная компания.

Краткая информация о клиенте и специфике работ:

Компания «СУ-83 Белстрой» работает в области строительно-монтажных работ, строительства фундамента, строительства зданий, фасадных работ, кровельных работ, геодезических и демонтажных работ в Республике Беларусь.

В компании порядка 50 человек - это сотрудники эксплуатационного, ПТО, снабженческого, производственного, технического, административного, кадрового отделов и др.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

Сотрудничество с компанией началось с 2022 года и продолжается по сей день на условиях технической поддержки. Перед этим моментом в компании не использовали CRM, поэтому для сотрудников все было новым и незнакомым.

Руководство компании нуждалось в системе управления задачами и проектами. До внедрения Битрикс24 случались ситуации, когда взаимодействующие подразделения не были своевременно подключены для решения поставленных задач. Процесс согласования договоров занимал много времени, что приводило к задержкам выполнения проектов. Кроме того, компания нуждалась в надежном месте для хранения документации. Учитывая прямую работу компании с поставщиками, было важно наладить процессы по созданию заявок на поставки. Портал должен был быть удобным для сотрудников компании, а процессы должны были быть прозрачными для руководства.

Внедрение CRM-системы стало важным шагом в развитии компании. С нашей помощью заказчик определился с выбором CRM на платформе Битрикс24.

Почему Pragma?

Мы занимаемся интеграцией CRM системы Битрикс24. В нашем штате имеется 40 аттестованных и сертифицированных сотрудников, обладающих обширным опытом в реализации сложных и нестандартных сценариев.

Наше портфолио включает в себя впечатляющий список проектов для клиентов различного масштаба. Мы гордимся тем, что наш опыт и навыки позволяют нам эффективно решать любые задачи, которые ставят перед нами наши клиенты.

Кроме того, мы не только настраиваем CRM-систему Битрикс24, но также предоставляем ее техническую поддержку и обучение персонала. Наша компания способна не только внедрить CRM-систему, но и предоставить развернутый бизнес-консалтинг. Мы поможем увеличить маржинальность вашей компании, построить системы мотивации сотрудников, повысить объемы продаж и многое другое.

Мы всегда готовы помочь вам достичь новых высот в вашем бизнесе. С нами вы можете быть уверены в высоком качестве услуг и результативности нашей работы.

Процесс внедрения, особенности проекта:

Всегда крайне важно начать проект "с той ноги". Подготовка общего плана проекта является ключевым элементом его успешного запуска. Для создания хорошего плана проекта требуется погружение в некоторые подробности, такие как хронология проекта, его бюджет, роли всех ответственных лиц и показатели, которые мы использовали для оценки проекта. Поэтому на первом этапе с клиентом была составлена карта "Бизнес-процессов" компании.

Далее мы выстроили план для решения проблем:

1. Анализ текущей ситуации: проведение детального исследования бизнес-процессов компании, выявление проблемных моментов и узких мест.

2. Определение целей и задач проекта: совместно с клиентом определяем, какие конкретные результаты мы хотим достичь и какие задачи необходимо выполнить для их достижения.

3. Определение ресурсов: оценка необходимых финансовых, временных и человеческих ресурсов для успешной реализации проекта.

4. Планирование действий: разработка детального плана действий, включающего последовательность шагов, сроки и ответственных лиц.

5. Распределение ролей: назначение ответственных лиц за выполнение каждой задачи и определение их полномочий.

6. Оценка рисков: анализ возможных рисков и разработка стратегий их минимизации.

7. Мониторинг и контроль: установление системы контроля за ходом проекта и регулярное отслеживание прогресса.

Каждый шаг был тщательно продуман и осуществлен в соответствии с общим планом проекта.

1.              Настройка воронки для работы всех отделов:

Для обеспечения удобства работы была создана воронка, предназначенная для работы с договорами генподряда и субподряда. Благодаря этому установлены процессы, позволяющие эффективное согласование договоров и автоматически вносить их в соответствующий реестр. Теперь вся документация, связанная с конкретным генподрядчиком или субподрядчиком, легко доступна в одном месте. Более того, сотрудники больше не будут забывать о том, какой из документов уже был согласован, а какой все еще находится в процессе согласования.

Отдельно была создана воронка для генподрядчика. Были созданы необходимые стадии, через которые проходит процесс работы генподрядчика ("Поиск клиента", "Подготовка предложения", "Заключение договора", "Исполнение работы" и т.д.) В Битрикс 24 можно анализировать данные о процессе работы генподрядчика и строить отчеты. Например, можно посмотреть количество сделок на каждой стадии, сумму договоров по каждому клиенту и т.д. Таким образом, создание воронки для генподрядчика в Битрикс 24 позволяет структурировать процесс работы, отслеживать этапы выполнения и анализировать результаты. Это помогает повысить эффективность работы и улучшить управление клиентскими проектами.

2.              Настройка автоматических уведомлений для сотрудников:

Сотрудники должны быть уведомлены о задачах и этапах согласования документов в формате PUSH-уведомлений. Руководитель ставит задачи, сотрудники получают уведомления о новых задачах и важных событиях автоматически. Проектные группы создают проекты внутри системы, все коммуникации происходят там же. Это обеспечивает быстрый доступ к документации, позволяет участникам проекта и руководству отслеживать текущее состояние и оперативно реагировать на изменения. Теперь, «забыть о поручении» не получиться! Система проконтролирует выполнение задачи и оповестит руководство в случае невыполнения.

3.              Организация процесса постановки автоматических задач при движении сделки по воронкам:

Реализовали новый бизнес-процесс для улучшения работы сделок в организации. Теперь на каждой стадии воронки создается автоматическая задача с предзаполненным описанием. Кроме того, в некоторых случаях, при закрытии сделки, задачи автоматически передвигаются по воронке дальше. В результате внедрения системы автоматической постановки задач в Битрикс24, мы смогли автоматизировать управление сделками, улучшить работу сотрудников и увеличить вероятность успешного завершения сделок.

4.              Реализация процесса согласования и генерации документов и передачи заявок на ответственных сотрудников:

Так как компания специализируется на выполнении различных строительных и монтажных работ, всегда требуются соответствующие документы. Чтобы упростить этот процесс, мы внедрили автоматическую генерацию документов.

Теперь сотрудники могут отправлять коммерческие предложения прямо из интерфейса Битрикс24. После отправки предложение автоматически переходит к следующему этапу воронки сделки.

Если клиент откликается положительно и соглашается сотрудничать , то на основе его данных и предложения автоматически формируется договор.

Вся документация должна быть согласована с руководством, бухгалтером или юристами. Для этого мы создали бизнес-процесс, который позволяет назначать задания на согласование соответствующим сотрудникам всего лишь одним нажатием кнопки. Теперь нет необходимости ходить по кабинетам с бумагами, весь процесс согласования занимает всего один клик и может быть выполнен даже с мобильного устройства.

Так как в компании работают прорабы, им необходимо закупать различные материалы. Мы осуществили процесс согласования заявок на закупку в Битрикс24: Сотрудник формирует заявку через генерацию документов, заполняет необходимые поля , далее заявка автоматически отправляется на согласование вышестоящему руководителю или отделу снабжения . Они проверяют наличие достаточных средств для осуществления закупки и так же могут добавить комментарии или требования к закупке, если это необходимо. После принятия решения, система автоматически отправляет уведомление заявителю о статусе его заявки. Если заявка согласована, происходит заключение договора с поставщиком товаров или услуг. Эта информация может также быть отражена в системе Битрикс 24. В процессе выполнения закупки, система Битрикс 24 позволяет отслеживать статус и прогресс выполнения заказа. Можно добавлять комментарии и обновлять информацию о доставке и оплате. Завершившаяся заявка и связанные с ней документы могут быть архивированы в системе Битрикс 24 для последующего доступа и отчетности.

Таким образом, процесс согласования заявок на закупку в Битрикс 24 позволяет контролировать и упрощать процесс закупок в организации, обеспечивая прозрачность и своевременное выполнение заказов.

Внедрение процесса согласования и генерации документов в Битрикс24 имеет множество преимуществ. Оно упрощает и ускоряет работу с документами, повышает эффективность бизнес-процессов и обеспечивает безопасность данных.

5.              Реализация бизнес-процессов по занесению документов в реестр:

Данный Бизнес-процесс позволяют автоматизировать рутинные задачи, связанные с занесением документов в реестр. Это позволяет избавить сотрудников от бумажной работы, сократить время и усилия, затрачиваемые на выполнение этих задач, и улучшить эффективность работы сотрудников.

6.              Создание реестра для хранения документаций:

Клиент получил полноценный реестр документов в Битрикс24 с возможностью редактирования документов прямо в системе, без необходимости использования сторонних программ. Теперь можно легко загружать файлы в Битрикс24.Диск и настраивать права доступа для сотрудников, позволяя им либо просматривать, либо редактировать документы. Кроме того, к каждому документу можно добавить дополнительную информацию и фильтровать документы по различным параметрам. Благодаря Битрикс24 также можно видеть статус согласования и фиксации документов. Использование этой системы обеспечивает безопасность и сохранность документов благодаря таким функциям, как резервное копирование, контроль доступа и защита от несанкционированного доступа.

Создание реестра процентовок

Процесс реестра процентовок в Битрикс24 представляет собой систему учета и контроля за выплатой комиссионных вознаграждений генподрядчикам за выполнение определенных задач или достижение целей. Данный реестр включает в себя информацию о сотрудниках, выполненных нарядах, сроках, по которым будет начисляться вознаграждение. Когда задача или цель выполнена, ответственный сотрудник отмечает ее как завершенную в Битрикс24. Система автоматически обновляет информацию в реестре процентовок, отмечая выполнение задачи и начисляя соответствующее комиссионное вознаграждение.

Контроль за выплатой комиссионных вознаграждений осуществляется через систему управления реестром процентовок. Администратор или ответственный сотрудник может просматривать и отслеживать статус каждой задачи или цели, а также выплаты комиссионных по каждому сотруднику.

Кроме того, система Битрикс24 предоставляет возможность автоматической генерации отчетов о выплатах комиссионных вознаграждений. Это позволяет более эффективно контролировать затраты на комиссии и облегчает бухгалтерскую отчетность.

Создание реестра документов по эксплуатации обслуживаемых обьектов:

Мы настроили автоматические уведомления и напоминания о необходимости обновления или продления срока действия эксплуатационных документов. Сотрудник будет вовремя уведомлен о необходимости замены оборудования или проведению сезонных работ по обслуживанию обьекта. Также теперь можно использовать механизмы автоматической генерации отчетов и аналитики по реестру документов. В целом, процесс реестра документов по эксплуатации обслуживаемых объектов в Битрикс24 позволяет централизованно управлять и контролировать документацию, облегчая ее поиск, обновление и совместную работу с ней. Это повышает эффективность процессов обслуживания объектов и обеспечивает более надежный и структурированный подход к управлению документами.

7.              Подключение электронной почты для каждого сотрудника:

Электронная почта - это невероятно важный инструмент коммуникации внутри компании с поставщиками и клиентами. Однако, с внедрением Битрикс24 модель взаимодействия с коллегами изменилась к лучшему. Теперь сотрудникам не приходится переключаться между различными приложениями и вкладками в браузере, чтобы обмениваться информацией. Это значительно сокращает затраты рабочего времени и позволяет значительно экономить рабочее время – Битрикс все берет на себя.

8.              Создание подробной Базы Знаний по работе с порталом:

Был разработан регламент по работе с задачами, к которому сотрудники могли обратиться, если в будущем возникнут вопросы по использованию какого-либо инструмента. В этом регламенте четко объясняется, когда сотрудник должен выполнять различные действия и использовать возможности портала.

Базы Знаний по работе с порталом содержат иллюстрации, скриншоты и другие визуальные материалы, чтобы наглядно проиллюстрировать шаги и помочь пользователям лучше понять, как работать с порталом Битрикс24. Наша команда создала подробную базу знаний, которая помогает пользователям быстро и эффективно освоить функции и возможности портала, улучшить свою работу и повысить эффективность использования платформы.

Преимущества от внедрения:

Грамотная настройка Битрикс24 под нужды компании и выбор правильного тарифа помогут вам остаться в выигрыше. Благодаря качественной настройке функционала Битрикс24 теперь позволяет ставить и делегировать задачи прямо внутри портала, назначать ответственных и контролировать ход выполнения задачи на каждом из этапов.

После внедрения Битрикс24, обучения персонала и настройки бизнес-процессов улучшилась коммуникация между подразделениями, ускорилась работа над проектами, все возникающие вопросы по проекту решаются непосредственно на месте. Проекты стало проще контролировать и отслеживать на какой стадии находится тот или иной проект.

До подключения Битрикс24 бывали такие случаи, когда забывали подключить взаимодействующие подразделения для решения поставленных задач. Теперь Битрикс делает это автоматически, назначая соисполнителей и наблюдателей. Забыть о том, что нужно передать какую-либо информацию по проекту невозможно!

Стоит ли говорить о сотнях сэкономленных человекочасов, снижении уровня стресса, автоматизации взаимодействия между сотрудниками в рамках одного отдела?

Отзыв клиента:

Работу с компанией Pragma оцениваю на высоком уровне. Быстрая и оперативная работа клиентского и технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе техподдержки ответы получаем быстро и оперативно. Само знакомство сотрудников с Битрикс24 не создало никаких проблем ! Благодаря подробной Базе Знаний персонал достаточно быстро разобрался в функционале системы. Теперь наша компания работает как один большой организм! Выражаем огромную благодарность!