Закрытое акционерное общество "БЕЛХИМСЕРВИС"

1. Краткая информация о клиенте:

ЗАО "БелХимСервис" более 12-ти лет занимается поставками химической продукции на рынок Беларуси. Постоянно увеличивая объемы и расширяя ассортимент товаров, предприятие выросло в группу предприятий, включающую ОДО "Белхимпекс" и ООО "Химический Альянс". Офис компании в г. Минске объединяет 30 сотрудников, каждый из которых пользуется в работе Битрикс 24.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент:

Клиенту ЗАО “БелХимСервис” для оптимизации работы сотрудников и сокращения расходуемого времени на выполнение задач необходимо было многофункциональное и удобное решение, которое можно было бы адаптировать под особенности бизнеса. Более того, это решение должно быть гибким для дальнейших доработок, которые качественно улучшили ключевые процессы в компании.

 Так, изначально общие цели проекта были сформулированы так: 

- оптимизация бизнес-процессов компании;
- адаптация коммуникационной нагрузки между отделами;
- повышение клиентоориентированности бизнеса.

Цели были конкретизированы в ходе обсуждения проекта с клиентом.

3. Процесс внедрения, особенности проекта:

Первый этап - стандартный для всех проектов: детальный анализ бизнеса для качественной настройки Битрикс 24 под задачи клиента. Далее - непосредственное обсуждение оптимальных решений для достижения целей с учетом структуры компании.

Работа с проектом велась с нуля, поскольку "БелХимСервис" до этого клиент не работал с Битрикс24. Поэтому мы развернули и установили на сервере заказчика коробочную версию Битрикс24, и для достижения качественного результата по другим направлениям была привлечена целая команда.

В ходе выполнения целей заказчика и широких временных рамок было проведено обновление портала.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты:

По итогам работ Клиент получил понятную и системную рабочую среду Битрикс24, которая полностью отвечает специфике бизнеса. Помимо первоначальных настроек, для сохранения важной информации в критических ситуациях было настроено резервное копирование портала. 

По завершению первичных настроек, портал приобрел удобный для будущих пользователей портала вид: прозрачная структура компании и должностей каждого сотрудника, меню с необходимыми инструментами, готовые группы и проекты компании  "БелХимСервис". И только после были приглашены сотрудники. Битрикс24 для пользователей стала единой средой коммуникации и информирования, реализуемые через чаты и новостной ленты, а также удобным инструментом для выполнения рабочих задач.

Для унификации процессов в компании были настроены шаблоны задач и доработаны карточки сделок, а для реализации специфических задач - разработаны бизнес-процессы.

Итого были достигнуты следующие результаты:

• Развернута и установлена на сервере заказчика коробочная версия Битрикс24;

• Проведена первоначальная настройка;

• Настроено резервное копирование; 

• Подключено использование онлайн документов;

• Проведено обновление портала;

• Настроена структура компании и приглашены сотрудников;

• Настроены шаблоны задач;

• Созданы и настроены группы и проекты;

• Оптимизирована работа в календаре, групповых и личных чатах;

• Реализована работа с информированием сотрудников через новостную ленту;

• Разработаны БП проработки продукта, для поиска товаров и их закупочной стоимости у поставщиков;

• Доработаны поля карточки сделки для закрепления поставки за поставщиков.

5. Преимущества от внедрения:

Преимуществами внедрения стала общее повышение эффективности работы сотрудников и снижение затрачиваемых временных ресурсов не только с распространении информации, но и обработке сделок. Помимо этого Битрикс24 стала общей платформой для коммуникации между отделами и реализации рабочих задач с помощью удобных онлайн-инструментов.

Несмотря на качественный переход в новую среду, сотрудники быстро адаптировались к новым возможностям, а руководители получили прозрачную систему контроля за выполнением задач и добавлением, изменением или обновлением информацией. 

Каждый новый сотрудник в разрезе имеющихся разрешений может быстро найти необходимую информацию для выполнения задач, а каждый новый подрядчик - легко обменяться данными с Битрикс24, даже имея стороннее ПО.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе:

ЗАО "БелХимСервис" выражает благодарность за оперативное внедрение корпоративного портала. Специфика бизнеса требовала нестандартных подходов к реализации бизнес-процессов и корректной настройке CRM-системы “Битрикс24” с учетом корпоративных требований. Четкая организация реализации задач, профессионализм команды и индивидуальный подход позволила без сложностей выполнить уникальную для на задачу - переход бизнеса в онлайн-среду и систематизация процессов с помощью единой платформы.