создать бесплатно

Как автоматизировать работу с партнерской сетью и повысить свою эффективность

Команда Битрикс24
3 июня 2021
Обновлена: 1 ноября 2021

«Автоматизация — это единственный инструмент, который позволяет вывести продукт на тот уровень, ради которого он и задумывался», – директор международной платформы недвижимости REALTING Алёна Мартыненко делится опытом внедрения  CRM «Битрикс24» в компании.


В 2017 году REALTING стартовал как подразделение Realt.by — компании по it-решениям на рынке недвижимости. Платформа задумывалась для того, чтобы люди по всему миру могли удобно, безопасно, быстро находить/покупать недвижимость, не выезжая за пределы своей страны.

Год пандемии толкнул нас сильно вперед. Сейчас Realting — это отдельная компания с офисом в Минске и большой базой клиентов и партнеров. С нами работают 275 компаний из 53 стран, более 1000 агентов по недвижимости.

Как мы подключали первых клиентов. Или зоопарк из софта

Особенность нашей работы в том, что для каждого клиента, партнера приходится запрашивать огромное количество документов. Подключая компанию к нашей системе, мы имеем дело с легальным бизнесом, у которого масса официальных бумаг. Для их хранения мы сначала использовали GoogleDoc, доступ к которому был у некоторых сотрудников. Проблемы начались, когда несколько менеджеров параллельно подключали компании и количество процессов и документов стало расти в геометрической прогрессии.

Серьезную перестройку нашего подхода к работе с контрагентами и с документооборотом мы начали с ошибками.

Одна из них едва не испортила нам Новый год. На тот момент у нас было около 80 компаний, для которых мы готовили праздничные открытки. Нам оставалось только выгрузить из CRM адреса клиентов в программу для печати конвертов. С ужасом мы обнаружили, что менеджеры вносили адреса в различном формате. И в канун Нового года пришлось перелопатить полную базу адресов, чтобы привести их к общему знаменателю и отдать в печать.

Аналогичный момент произошел, когда нам нужно было делать настройку рекламы в Facebook. В тот момент мы поняли, что и номера телефонов тоже были не в едином формате, поскольку страны разные и менеджеры вносили их по-разному. С тех пор у нас есть четкие стандарты, как записывается информация о клиенте, в каком виде она подается и хранится.

Карточки клиентов — это полная история коммуникации с  контрагентами. Менеджеры меняются, люди приходят и уходят. И все данные по клиенту важно сохранить.


Начинать нужно с шаблонов и стандартов. У каждого нового менеджера, особенно в развивающемся проекте, должен быть четкий план действий и описаний, в каком виде заполняется карточка клиента. Важно подробно проработать дальнейший алгоритм использования данных о клиентах, полностью прописать все варианты бизнес-процессов работы с базами из CRM, разработать и внедрить единый формат инструкций для менеджеров, не позволять им вести коммуникации с контрагентами без использования CRM.

Автоматизация документооборота по каждому клиенту

В Realting.by автоматизация электронного документооборота началась с подписи контрактов в бумажном варианте. Белорусское законодательство довольно требовательно к сделкам с зарубежными партнерами. Бумажная версия договора – must have в компании.

Наш договор состоит из 16 страниц на двух языках и каждая страница заверялась вручную обеими сторонами. Далее договор сканировали, отправляли по e-mail, полученные версии от партнеров печатались и хранились в офисе. Сканы договоров загружались в GoogleDisk. В какой-то момент мы поняли, что нам нужны все ддокументы в едином формате. Естественно, CRM-система это может дать.

Цифровая подпись значительно упростила нам жизнь – все 16 страниц договора уже не нужно подписывать руками и это огромная экономия времени.

Система автоматизации документооборота в Realting позволила внедрить топовое решение – создание чек-листа. Это загрузка документов по каждому клиенту в один клик. Было принято решение перенести чек-лист в виртуальное пространство — создать форму, внутри которой контрагент может сам вносить данные, которые автоматически переносятся в карточку клиента. Визуально это выглядит как ссылка, которую наш менеджер высылает нашему клиенту. Одна эта ссылка убирает много лишних действий.


Продумайте полный список документов, который нужно хранить по каждому клиенту. Создайте поля в карточке под каждый документ, цифровую подпись и ссылку с чек-листом. Интегрируйте ссылку в CRM, привязав к полям карточки клиента.

Как оставаться на связи с контрагентами 24/7 и сэкономить на программистах?

CRM для агентства недвижимости подразумевает мгновенную коммуникацию с пользователем. Если человек ищет недвижимость, оставляет заявку, он должен быстро получить фидбек. Наши аналитики заметили, что партнеры не всегда быстро реагируют на письма.  Все оказалось просто — e-mail читают не оперативно. Тут мы обнаружили еще один супер функционал CRM. Оказалось, что самый популярный мессенджер, которым пользуются наши зарубежные клиенты — это WhatsApp. И у нашей CRM есть разработка Wazzup, которая интегрирует мессенджер с нашей CRM-системой. Теперь система автоматически отправляет приветствие. Если менеджер не успел ответить, высылает шаблонные версии. Все это без затрат на разработчиков.


Выясните удобные мессенджеры для ваших контрагентов. Внедрите Wazzup. Настройте бизнес-процесс работы мессенджера. Продумайте все варианты развития событий и пропишите их.  Разделите ответственных за чаты и контрагентов. Используйте единый мессенджер для быстрых коммуникаций в удобных для клиентах чатах и храните всю переписку в одном месте.


Совет для тех, кто хочет автоматизировать и оптимизировать трудозатраты – перед началом любого процесса создавайте воронки. Тогда вы не сможете проскочить ни одну задачу, не заполнив какой-то раздел в карточке. На каждый бизнес-процесс создавайте воронку. Ниже я хочу привести пример воронок, которые оптимизировали работу двух отделов в нашей компании:







И напоследок – автоматизируйте в CRM любые отчеты. Это позволит сэкономить 60% рабочего времени вашего бизнес-аналитика.

Бесплатно. Неограниченно. Онлайн.
Битрикс24 - это место, где каждый может общаться, совместно работать над задачами и проектами, управлять клиентами и делать гораздо больше.
создать бесплатно
Вам также может понравиться
Сотрудники согласно кивали, а сами думали
Как система "Битрикс24" помогла бизнесу в пандемию. Клиника женского здоровья EVA
«РОП на час»: как производитель арматуры нанял продавцом интегратора и оцифровал бизнес
Кейс стоматологической клиники Stomika.by