Как «Электросила» перевела рекрутеров в «Битрикс24»

Примерно год назад отдел рекрутинга компании «Электросила» внедрил у себя “Битрикс24”. Какие изменения произошли, как прошла адаптация сотрудников, в чем новая CRM помогла на «удаленке» — рассказала Екатерина Новик, руководитель HR-подразделения компании.

— После 8 лет использования самописного решения, год назад руководство приняло решение перевести отдел рекрутинга на новую CRM. Почему решили перейти? Вся наша компания пользуется “Битрикс24” и мы получали положительные отзывы от коллег из других подразделений. Взвесили все — и присоединились к ним.

CRM для HR-отдела: было — стало

Раньше мы использовали систему, которая позволяла только формировать заявки на подбор персонала. Дальше рекрутерам приходилось собирать информацию по размещенным вакансиям и мониторить резюме в разных источниках, каждый вел свою отчетность.

Руководство подразделения не видело оперативно полной картины по занятости персонала – у сотрудников могла формироваться неравномерная загрузка. Мне приходилось запрашивать информацию у подчиненных лично и все отчеты формировать вручную.

Что изменилось с внедрением “Битрикс24”:

1) Формировать и согласовывать заявки на подбор новых сотрудников стало просто. Сейчас мы видны абсолютно все запросы на поиск специалиста в одном месте. Появилась удобная функция: допустим, руководителю магазина нужны новые продавцы. Он отправляет заявку, одобренную региональным менеджером до ее попадания в отдел рекрутинга. Данное согласование сейчас можно сделать прямо в CRM, без переписок в почте и звонков. Рекрутеры это видят в режиме “онлайн” и приступают к работе.

2) Появилась возможность “подтягивать” в CRM резюме к конкретным открытым позициям со своего сайта и сервиса HeadHunter. Теперь можно создавать базу, распределяя резюме по категориям: подходящие, неподходящие, резерв. К вакансии и подтянутому к ней резюме можно добавить так называемого наблюдателя — того, кто отправил запрос на поиск нового сотрудника. Мы пишем там комментарии по кандидату и можем согласовать с заказчиком время для собеседования, по прошедшим — дать свой отзыв и подтвердить назначение этого человека на должность.

3) Стало проще работать из дома и планировать свое время. Внедрение новой CRM совпало с переходом на ”удаленку”. Все встречи с кандидатами стали проводить онлайн для оптимизации занятости рекрутеров. Если раньше человек не приходил на собеседование — время специалиста расходовалось впустую. А сейчас можно буквально через полчаса согласовать с руководителем новое интервью в CRM и пригласить следующего кандидата пообщаться в Zoom или по Skype. Соответственно сотрудник может поговорить с большим количеством кандидатов.

4) Рекрутеры могут отправлять кандидатам, которых готовы уже принять на работу, СМС-оповещения о тех документах, которые им понадобятся при трудоустройстве. Для этого мы подключили к системе СМС-ассистент. То есть рекрутер звонит и сообщает человеку: мы готовы видеть вас в рядах своих сотрудников, дата оформления — такое-то число и время, вам придет СМС-сообщение с необходимым перечнем документов. Далее наш специалист просто нажимает соответствующую кнопку в CRM. Это автоматизирует процесс оформления нового сотрудника и экономит время рекрутера.

5) Напоминания по разным задачам. Рекрутерам приходят автоматические уведомления во время адаптации сотрудников, в найме которых они участвовали. Когда кандидат трудоустроился, с ним проводится так называемая “welcome-встреча”. Через неделю — контрольный звонок от рекрутера, чтобы узнать, как дела у нового работника. И система все время напоминает на каждом из этапов связаться с руководителем, сотрудником, назначить встречу и пр. Также раньше, когда был большой поток вакансий, некоторые кандидаты “терялись” в воронке найма. А сейчас воронка “Битрикс24” не позволяет этого сделать: сразу появляется уведомление в блоке вакансий, вся информация хранится в единой базе.

6) Быстрая выгрузка отчетов по разным параметрам: когда поступила заявка на подбор персонала, какой магазин ее отправил, кто ответственный рекрутер и пр. Видна нагрузку на каждого сотрудника. У нас любая вакансия – от магазина или подразделения – закрепляется за определенным специалистом. Бывает, что потребность в новых сотрудниках в точках существенно отличается. Соответственно рекрутеры загружены неравномерно. Сейчас я просто открываю отчет, вижу, сколько задач у определенных сотрудников и корректирую их распределение. Отмечу, что мы сформировали отчет по нагрузке на рекрутера в день: так в условиях удаленной работы видно количество запланированных собеседований. Раньше нужно было спрашивать об этом лично.

7) И, конечно, теперь мы можем запросить информацию о каждом сотруднике буквально за пару кликов. Открываешь профиль — и видишь: как проходило собеседование, как человек продвигался в компании и т.д. Раньше все это приходилось “доставать” из самых разных источников.

Сейчас мы видим серьезные качественные изменения от использования CRM “Битрикс24”: работа отдела стала удобной, прозрачной и системной. У HR-отдела высвободилось время на решение стратегических задач, предположим, уменьшения текучести кадров в компании. Мы уже добились определенных результатов: заявки на новых сотрудников стали поступать реже.

Сложности перехода

Адаптация сотрудников к новой системе прошла достаточно быстро, максимум месяца три понадобилось, чтобы все рекрутеры стали в ней слаженно работать. На начальном этапе внедрения “Битрикс24”, пока все действия не были доведены до автоматизма, новая схема работы вызывала определенное сопротивление персонала. Любое глобальное изменение ведет за собой такую реакцию: зачем придумывать что-то новое, если и так все работало.

После отработки возражений подобные вопросы не возникают. Важно было разъяснить сотрудникам цели и преимущества: не нужно рыться в разных системах — в документах, на сайтах искать информацию о кандидатах. Достаточно просто зайти в единую для всех систему и увидеть или дать обратную связь “в одном окне”. Как руководитель я твердо озвучила позицию, что принято текущее решение, и сотрудники должны ему следовать.

Помощь в переходе на “удаленку”

Как я уже упоминала, внедрение “Битрикс24” практически совпало с переходом HR-отдела на дистанционную работу. И когда все остались дома, то начали без вопросов пользоваться новой CRM. Ведь это единая экосистема для всей компании, которая позволяла поддерживать связь со всеми подразделениями.

Обязательным условием было отметить начало рабочего дня в “Битрикс24” — для того, чтобы руководитель мог отслеживать, когда сотрудник приступил к задачам. Также у нас появился общий чат, где каждый должен с утра минимум поздороваться. Еще мы добавили дополнительные точки контроля: у нас раньше были еженедельные совещания, а потом появились ежедневные пятиминутки-созвоны в “Битрикс24”. И, конечно, очень выручили на “удаленке” отчеты, о которых я говорила в самом начале. В любой момент можно проанализировать информацию по вакансиям, загрузке рекрутеров и видеть всю работу отдела как на ладони.

Корпоративная жизнь в “Битрикс24”

Мы и раньше публиковали профили сотрудников, новости компании — в самописной системе. Но с появлением “Битрикс24” такая лента стала более живой, красочной. Каждый человек может сам поменять свою фотографию. Поставить лайк, увидеть день рождения коллег — такие эмоциональные мелочи важны для персонала.

Также у нас есть идея добавлять в профиль сотрудников информацию о дополнительном обучении. Например, человек прошел семинар внутри компании (мы сами проводим, у нас есть штат тренеров), получил электронный сертификат — и прикрепил его себе в “Битрикс24”. Это позволит быстрее принимать решение при повышении по должности или при переводе в другой отдел.

Резюме

Главный плюс от внедрения CRM “Битрикс24” для HR — присоединение к единому каналу коммуникации, в котором находится вся большая компания. Многие вопросы решаются быстрее, не нужно “вызванивать” коллег из других отделов, отрывать их от работы.

В самом рекрутинге все процессы теперь абсолютно прозрачны. Сотрудники получили все необходимые инструменты для работы в одном месте. А руководству стала доступна аналитика, которая позволяет эффективнее работать не только самому отделу, но и компании в целом.

Если вы еще не пользуетесь «Битрикс24.CRM» и думаете, что это очень долго, дорого и сложно, то есть способ, как бесплатно и самостоятельно внедрить CRM всего за пару часов. Воспользуйтесь ЧЕК-ЛИСТОМ, который подскажет, с чего начать внедрение «Битрикс24», и вы удивитесь, насколько это может быть быстро и просто.

Вы можете попробовать «Бесплатный тариф "Битрикс24"», в котором есть необходимый набор инструментов для начала работы, достаточно зарегистрироваться на сайте.