Как за три дня автоматизировать работу с заказами в мебельной студии
Руководитель студии «СМАК» Александр Кругляков решил навсегда уйти от ручной обработки заказов и автоматизировать работу с покупателями. А интегратор «Битрикс24» хостинг-провайдер hoster.by помог компании внедрить Битрикс24, ведя заказчика от получения заявки до приемки объекта и отзыва клиента с помощью CRM и контролировать своевременное выполнение всех задач.
Человек vs CRM
– До того, как мы задумались о внедрении CRM, мы решили упорядочить дела и наняли специального человека. Он должен был размещать заявки на производствах, планировать загруженность монтажников, ориентировать клиентов по срокам и контролировать весь процесс.
Однажды, когда одновременно было много заказов, я захожу в цех, а заготовок для сборки там нет совсем!
Выяснилось, что человек размещал заявки на производствах частями — не на целую кухню, а на пару элементов фасада, например. Получилась путаница, затянулись сроки.
Только благодаря опыту и налаженным контактам с поставщиками мы смогли выполнить все заказы. Несколько дней мы работали практически круглосуточно, но сохранили репутацию.
Человек + CRM
– Важно понимать, что внедрение CRM не наводит мгновенно порядок во всех делах. Отраслевые решения Битрикс24 не являются полностью универсальными. Это полезный инструмент, который показывает тонкие места в бизнес-процессах. И нужно время, чтобы его изучить.
Не стоит бояться, что коллектив устроит саботаж и не захочет работать с CRM-системой. Сопротивление новому – нормальное явление. Чтобы разобраться в настройках и опциях нужно волевое решение — сесть и научиться. Это инвестиция, которая быстро окупится.
Александр Кругляков. Фото предоставлено hoster.by
– Интеграция «Битрикс24» началась три месяца назад. И мы еще многое настраиваем, изучаем, смотрим, что нам подходит.
Но уже сейчас для нас очевидна польза:
-
Быстро планируем день. Открыв календарь, я могу оценить загруженность каждого моего дня и назначать встречи исходя из этого. Видна загрузка всех сотрудников на каждом этапе изготовления мебели.
-
Можно вести задачи с разными ролями. Каждый участник задачи в Битрикс24 видит свои дела в ней, а я — его прогресс. Это удобно для планирования работы и отслеживания результатов.
- Есть инструменты для ведения сделок. В этом — фундаментальное отличие от обычного планировщика задач. В «Битрикс24» продумана связь между списком дел, карточками клиентов и метриками бизнеса. Есть маркетинговые инструменты для продвижения, в будущем мы хотим освоить и их.
- Excel мы используем как, вспомогательный инструмент. В нем можно вести учет, списки, бюджет. Но там, в отличие от CRM, нет задач и процессов, а это очень важно контролировать, если у вас больше 5−6 заказов в месяц.
- Структурированные данные помогают принимать оперативные и стратегические решения. Мне как руководителю нравится, что я вижу прогресс выполнения задач, статистику, причины отказа потенциальных клиентов и пр. Последнее особенно важно, потому что дает возможность что-то корректировать в работе.
- Можно сделать удобнее работу и «полевых» сотрудников. Мы хотим подключить к «Битрикс24» не только офис, но еще монтажников и водителей. Тогда не придется писать каждому из них задачу в мессенджере, звонить и интересоваться прогрессом, дублировать куда-то информацию. В CRM все задачи упорядочены, видны объем выполненной работы и комментарии, в отличие от переписки в мессенджере, где неструктурированный текст, в котором сложно найти нужную информацию.
- Станет проще собирать обратную связь и контролировать качество монтажа. Так, в своей задаче монтажник может подтвердить факт сделанной работы — сфотографировать или снять видеообзор установленной мебели и прикрепить файл. Если у клиента будет вопрос или пожелание, его тоже можно указать в задаче и оперативно отреагировать.
Татьяна Федосеева
Руководитель отдела интеграции "Битрикс24" хостинг-провайдера hoster.by
– Часто при упоминании автоматизации процессов владельцы бизнеса думают о крупных затратах и призрачных выгодах. Простая CRM – это реально! Кейс smak-mebel.by доказывает, что первый важный шаг к чистым прозрачным процессам можно сделать очень быстро и бюджетно. Не нужно вкладываться в сложные решения, чтобы навести порядок в делах.
– В течение 3 дней от момента первого контакта с клиентом до сдачи проекта реализована автоматизация работы со всеми заказами студии. Существующий процесс может легко изменяться и усложняться при изменении бизнес-процессов.
