Информация о клиенте
Производственное предприятие ОДО «Ветфарм» выпускает ветеринарные препараты химико-терапевтического действия. В своей работе команда компании поддерживает контакты с научно-исследовательскими организациями в области ветеринарии и фармацевтики. Продукция реализуется через сеть ветеринарных аптек «Доктор Вет» и оптовых дистрибьюторов в Республике Беларусь и Российской Федерации.
Необходимость внедрения Битрикс24
Базовая цель обращения - учет процесса закупок компонентов для производства препаратов. С учетом их большого количества (от фармацевтических составляющих до этикеток и тары) было очень сложно отследить взаимодействие со всеми поставщиками. Клиент часто не понимал и не мог с точностью определить дату готовности комплекта всего необходимого для запуска препаратов в производство, на какой стадии находится закупка того или иного компонента.
В рамках установочных встреч на старте проекта также были выявлены еще не сформировавшиеся в виде задач, но волнующие Заказчика проблемы - ручное формирование списков на закупку компонентов под каждый вид препарата, расчет необходимого их количества по технологическим картам, получение из бухгалтерского учета остатков компонентов и подсчет разницы с формированием количественной потребности для закупок. Ситуацию осложняли ограничения учетной программы по удаленному доступу к складским остатком, снятие которых потребовало бы серьезных дополнительных финансовых вложений.
Процесс внедрения, особенности проекта
С учетом того, что Заказчик осознавал потребность в автоматизации, но испытывал трудности с формированием технического задания, мы выбрали следующий вариант сотрудничества:
• «интегратор в штат» - вариант включал периодическую работу интегратора в офисе Заказчика
• базовая цель - формирование и запуск воронки процесса закупок, срок реализации - 1 месяц
• дополнительно в течение этого же периода - бизнес-анализ сопутствующих процессов с формированием модели их автоматизации на базе возможностей Битрикс24
Работа с решением. Достигнутые результаты
По итогам месяца была достигнута базовая цель, в также сформирован план возможной автоматизации в 2 дополнительных этапа
• создан корпоративный портал Битрикс24, подключены пользователи, настроены права доступа
• сформирована и запущена в работу воронка ЗАКУПОК, сделки которой отразили соответствующий процесс
• проведен бизнес-анализ и предложен план автоматизации сопутствующих процессов, который был разбит на 2 дополнительных этапа:
А) 2-й месяц
• подключение складского учета
• настройка товарного каталога Препаратов и Компонентов
• настройка смарт-процесса «Рецептуры», связанного с товарным каталогом. Элементы смарт-процесса - это Препараты, а состав полей - Компоненты и их количество
• настройка воронки ПРОИЗВОДСТВО
• разработка автоматического расчета требуемого набора и количества компонентов для выбираемого препарата в сделке воронки ПРОИЗВОДСТВО (на основе данных смарт-процесса «Рецептуры»)
• разработка процесса автоматической сверки остатков складского учета по набору компонентов в сделке, вычисление разницы между остатками и требуемым количеством
Б) 3-й месяц
• настройка автоматического создания сделок в воронке ЗАКУПКИ для каждого компонента с отрицательными значением вычисленной разницы
• настройка автоматического формирования и проведения в Складском учете «Документа прихода» на товары успешно завершенных сделок воронки ЗАКУПКА
• настройка запрета на успешное закрытие Сделки воронка ПРОИЗВОДСТВО при отсутствии достаточного количества любого требуемого компонента на складе
• настройка автоматического формирования и проведения «Документа списания» Складского учета для Компонентов в Сделке воронки ПРОИЗВОДСТВО при успешном завершении Сделки
• настройка автоматического формирования и проведения «Документа прихода» Складского учета для Препарата при успешном завершении Сделки воронки ПРОИЗВОДСТВО
• разработка обучающей инструкции по работе с настроенным функционалом Битрикс24:
Итогом сотрудничества стал полностью автоматизированный процесс работы по закупке Компонентов с учетом потребностей производства, а также постановка складского учета на базе Битрикс24.
Преимущества от внедрения
• процесс закупок Компонентов для производства Препаратов взят под полный контроль, исключены «пометки на бумажках» и несвязность действий сотрудников. По каждому компоненту (от фармацевтических составляющих до этикеток и тары) в режиме онлайн отображается стадия закупки и процесс взаимодействия с поставщиком
• реализован Складской учет на базе Битрикс24 - данные оперативно поступают в систему в том числе через мобильные приложения, обеспечен доступ всем заинтересованным пользователям. Исключены потери времени на телефонные уточнения и переписки
• оцифрованы технологические карты с рецептурами Препаратов. Автоматизирован процесс ручного расчета потребности в Компонентах для производства требуемого количества Препаратов
• автоматизирован процесс сверки потребности в Компонентах с их складскими остатками. Рассчитанная автоматически разница формирует базовые сделки в воронки ЗАКУПКИ для соответствующих компонентов
• Автоматизация ручного труда позволила высвободить дорогое время сотрудников и исключить «человеческий фактор» в расчетах.
Отзыв заказчика о проделанной работе
ОДО Ветфарм выражает глубокую благодарность Соломенику Павлу Васильевичу за проделанную работу по автоматизации бизнеса.
Прекрасный подход к делу, отличное знание предлагаемого продукта, четкое отношение к желаниям заказчика при построении сложных задач по автоматизации бизнеса. Всё это, несомненно, приводит к высоким результатам в ежедневной работе.
Адрес г. Минск, ул. Сторожовская, 15, оф. 2115 (21 этаж)
Телефон +375296622298
По Битрикс24 звоните: +375296622298
E-mail: pavel@solomenik.by