Крепкие руки – грузчики, комплектовщики, разнорабочие.

Краткая информация о клиенте и специфике работ:

Компания «Крепкие руки» специализируется на оказании услуг по аутсорсингу рабочего персонала. Больше не нужно держать в штате сотрудников, которые нужны время от времени – компания поможет с грузчиками, комплектовщиками, стикеровщиками и разнорабочими тогда, когда это будет необходимо. В компании числится около 1000 погрузочно-разгрузочных рабочих, комлпектовщиков, стикеровщиков и др.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

Сотрудничество с компанией началось с 2022 года и продолжается по сей день на условиях технической поддержки

Прибыль любой компании во многом зависит от эффективности выстроенных бизнес-процессов. Компании понимают это, потому и стараются оптимизировать и автоматизировать большую часть рутинных операций, включая взаимоотношения с клиентами: такой подход позволяет исключить возникновение ошибок и путаницы, а значит получить лояльность потребителей услуги или покупателей.

Компании был необходим свой сценарий с учетом специфики бизнеса. Особенно компания нуждалась в удобном учете документации. Одним из основных требований заказчика было обеспечить полный контроль над работами выполняемыми бригадиром и возможность оперативно получать отчеты о проделанной работе. 

Процесс внедрения, особенности проекта:

Для организации работы большого количества сотрудников было решено использовать Битрикс24. Наш клиент выбрал коробочную редакцию Битрикс24, что позволило нам максимально адаптировать функционал системы под потребности его компании. Мы провели необходимые настройки, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию сотрудников и создать  простой в использовании инструмент для взаимодействия с заказчиками.

Мы настроили умный сценарий, который автоматически отправляет бригадиру информацию о текущих заказчиках, чтобы он всегда был в курсе всех деталей проектов. Таким образом, мы обеспечили прозрачность и эффективность работы бригадира.

Кроме того, мы значительно упростили процесс подсчета оплаты по сделкам. Теперь все необходимые данные автоматически записываются в систему, что позволяет сократить время и уменьшить вероятность ошибок при расчетах.

Частый сценарий работы клиента,  что с грузчиком\разнорабочим сотрудничают один-два раза – поэтому нет необходимости вносить каждого из рабочих в структуру компании. Такие сотрудники компании хранятся в контактах. В карточке HR заполняет всю необходимую информацию о сотруднике, а система автоматически обновляет рейтинг, информацию о штрафах и заработной плате. В случае увольнения сотрудника – эта информация указывается в карточке контакта.

1.Автоматизировали документооборот компании

Отсутствие автоматизированной системы при таком документообороте, как в компании крепкие руки, серьезно мешало эффективному развитию бизнеса. Ведь основные процессы включали в себя заключение договорных отношений с заказчиком, согласование и визирование договоров. Из-за этого, значимые сделки требовали личного присутствия участников процесса, что не всегда было возможно. Приходилось использовать почту, но это достаточно затратный и не самый быстрый вариант.

Однако, мы решили эту проблему, добавив возможность электронной подписи. Теперь все стало гораздо проще: на документе ставится электронная подпись, а копия отправляется клиенту. В ответ компания крепкие руки получает подписанный оригинал. Таким образом, удалось сократить время, затрачиваемое на оформление и согласование договоров, а также обеспечить оперативное управление документооборотом. Больше нет риска потери документов, что было неизбежным при "ручном управлении" большими объемами документов.

2. Создали умный сценарий для связи

    Внедрение умного сценария для связи с рабочими позволяет  эффективно контролировать и взаимодействовать с ними. Сотрудники отмечают свое присутствие на задании через укороченную ссылку на CRM-форму, отправленную им по SMS. Это позволяет контролировать рабочее время и рассчитывать маржинальность сделки на основе этих данных.

 3. Автоматизировали формирование актов по всем спискам работ в табличном виде

Раньше на создание акта по работам у менеджера уходило более 2 часов в день. Однако благодаря использованию платформы Битрикс24 наш клиент теперь может формировать акты по всем спискам работ в табличном виде. Это значительно упрощает процесс учета и контроля выполнения работ, сокращая время, затрачиваемое на эти операции, в разы. Более того, такой подход исключает возможность совершить ошибку в процессе создания акта, что повышает надежность данных и уменьшает риск непредвиденных проблем. Основываясь на этом, можно с уверенностью сказать, что использование Битрикс24 значительно оптимизировало рабочий процесс и повысило эффективность работы менеджера.

4. Бронирование рабочего времени сотрудника

Теперь клиенту стало гораздо удобнее отслеживать текущую загруженность сотрудников и рассчитывать возможные варианты их загрузки. Календарь доступности сотрудника можно легко просмотреть в поле "Бронирование" или в разделе "Календарь Сотрудника". Теперь можно забронировать нужного сотрудника на определенное время и место проведения работ. И самое лучшее, что Битрикс 24 доступен и для мобильных устройств, поэтому все действия по бронированию можно выполнить всего в несколько кликов из любого места.

5.Ввели систему штрафов для сотрудников

Сотрудники аутсорсинга регулярно выполняют работы на различных объектах у разных заказчиков, мы помогли клиенту предпринять  меры для обеспечения контроля над их работой. При прибытии на рабочее место,  персонал отмечается в CRM, что позволяет  отслеживать их присутствие, а также сотрудники могут прикреплять фотографии выполненных работ. В случае, если сотрудник не является на работу, ему начисляется штраф. Эта система работает на этапе завершения работ и влияет на рейтинг сотрудника, а следовательно, и на его заработную плату. Бригадир отмечает, сколько сотрудников фактически работало на объекте и сколько времени было затрачено на выполнение задачи. В случае возникновения инцидента, бригадир указывает все необходимые детали, и менеджер автоматически получает уведомление и ставится задача на разбор ситуации.

Работа с решением. 

Благодаря автоматизации процесса генерации документов и созданию единой базы хранения документов в Битрикс 24, клиент заметил значительные улучшения. Теперь бизнес развивается более эффективно, время на согласование договоров сокращено, а риск потери документов исключен. После автоматизации процесса контроля рабочего времени и введения системы штрафов для сотрудников, клиенту  больше не нужно беспокоиться о том, вовремя ли сотрудники приступили к выполнению заказа – Битрикс 24 контролирует время их прибытия на объект, а при нарушении правил начисляет штрафы.  Благодаря грамотной автоматизации процессов компании , мы смогли увеличить прирост новых заказов на 18%. Это является значительным достижением для нашей компании и доказывает эффективность внедрения Битрикс 24.

Преимущества от внедрения:

Цели, поставленные заказчиком на первом этапе, достигнуты в полном объеме. В целом, автоматизация документооборота и введение умных сценариев в компании клиента позволили существенно повысить эффективность и удобство работы, сократить временные затраты и риски ошибок, а также повысить контроль и связь с рабочими. Скорость и точность рабочих процессов существенно возросла: автоматизация выполняет рутинную работу менеджера, а руководители отделов и компании получили инструмент не только контроля, но и анализа работы раньше клиент вел все свои дела в таблице Excel, а теперь он может контролировать все подразделения своей компании в одном окне. Это позволяет ему быть более информированным и принимать более обоснованные решения.

Отзыв клиента:

Я хотела бы поделиться своим положительным опытом работы с компанией Pragma во время внедрения Битрикс 24 в нашу компанию.

С самого начала процесса Pragma проявила профессионализм и внимательность к нашим потребностям. Они провели тщательный анализ нашего бизнеса и предложили наиболее эффективное решение для наших задач. Команда Pragma оказалась очень компетентной и опытной, всегда готовой ответить на наши вопросы и решить любые возникшие проблемы.

Сейчас, после внедрения, мы видим значительное улучшение в организации нашей работы. Битрикс 24 предоставляет нам все необходимые инструменты для коммуникации и автоматизации бизнес-процессов.