АйронКомфорт – комплексное обслуживание объектов жилой и коммерческой недвижимости

1. Краткая информация о клиенте и специфике работ:

Компания Айрон  создана для комплексного обслуживания объектов жилой и коммерческой недвижимости и прилегающих территорий.

Главный офис находится в городе Минске.

Число сотрудников работающих в Битрикс 20 – 24.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?

До внедрения Битрикс24, компания Айрон вела всю свою отчетную деятельность в многочисленных таблицах и документах, все хранилось в сумбуре, и найти нужный документ было той еще задачей. Ранее Компания Айрон принимала заявки от своих клиентов по телефону, заявки могли теряться, менеджеры не всегда полностью фиксировали все задачи, и клиенты не всегда получали ожидаемый 100% результат. Компания Айрон обратилась к нам с целью автоматизации своих бизнес-процессов и улучшения работы клиентской службы.  

3. Процесс внедрения, особенности проекта:

 Первым этапом проекта была работа с аналитиком по составлению карты. 

Мы успешно реализовали интеграцию заявок с почты в систему Битрикс24.  Мы разработали и настроили процесс контроля заявок в Битрикс24, где каждая заявка проходит определенный путь от момента попадания на почту до попадания в систему. С помощью автоматизации, заявки автоматически распределяются на нужного диспетчера, независимо от времени суток. 

Компании Айрон часто приходится иметь дело с огромным объемом документации, начиная от актов и заканчивая соглашениями о расторжении договоров. Мы предоставили возможность собрать всю эту документацию в системе Битрикс24 и добавили функцию генерации документов прямо в ней.

Так как компания работает на условиях 100% предоплаты по сделкам. Мы также добавили функционал для контроля оплат по договорам через реестр договоров в Битрикс24. Теперь система будет следить за своевременной оплатой по договору и в случае задержки уведомит менеджера, чтобы он мог принять необходимые меры по должнику.

Для эффективного подбора персонала мы разработали специальную воронку в системе Битрикс24. В эту воронку попадают соискатели, а рекрутер по подбору персонала может легко обработать их анкеты и пригласить на собеседование. Как только анкета заполняется в CRM-форме, создается новый элемент воронки найма и запускается бизнес-процесс работы с кандидатом. Карточка соискателя и контакт автоматически создаются в системе CRM.

Была выполнена автоматизация процесса генерации отчетов по комплексному обслуживанию жилых объектов и обработке заявок в "Битрикс 24",что позволяет значительно упростить и ускорить работу председателя жилищно-эксплуатационной организации

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

В компании клиента самый популярный по использованию  функционал - это автоматизированный  документооборот, который позволяет легко и структурированно хранить и управлять всей документацией компании прямо из Битрикс24. Благодаря Битрикс24 документация генерируется   автоматически и без лишних усилий, а сотрудники компании Айрон быстро и удобно находят необходимые документы, а также легко управляют их доступом и обновлениями. А работа менеджеров по воронке позволяет ускорить процесс обработки и клиенты довольны и менеджерам не нужно держать всю информацию в голове. 

Автоматизация по созданию шаблонов для формирования отчетов позволяет  сотрудникам избежать ручного заполнения отчетов и минимизировать вероятность ошибок. В целом, автоматизация процесса генерации отчетов по комплексному обслуживанию жилых объектов и обработке заявок в "Битрикс 24" ускоряет работу менеджера, повышает эффективность работы организации и помогает обеспечить качественное обслуживание жильцов.   

Так же сотрудники айрон активно пользуются HR воронкой ,что  позволяет компании эффективно управлять процессом подбора персонала, отслеживать этапы работы с кандидатами и обеспечивать своевременную коммуникацию и обратную связь. Такой подход помогает быстро и точно выбирать наиболее подходящих кандидатов для компании. 

Для быстрой адаптации сотрудников в новой системе была разработана база знаний по работе с порталом. В Базе знаний мы подробно описали все процессы в Битрикс 24, с которыми будут работать сотрудники компании Айрон, поэтому сложностей в освоении новой системы у сотрудников не было .

5. Преимущества от внедрения:

В результате нашего сотрудничества, компания Айрон получила автоматизированные бизнес-процессы, более качественную работу клиентской службы и упорядоченную систему документооборота. Это позволило повысить компании Айрон  эффективность своей работы, сократить затраты и улучшить обслуживание клиентов. С внедрением Битрикс 24 ситуация по работе с клиентами изменилась к лучшему: Заявки клиентов теперь надежно регистрируются и отслеживаются. Менеджеры теперь имеют полный контроль над задачами и могут обеспечить более высокий уровень обслуживания. Клиенты могут ожидать получить 100% удовлетворения своих запросов и потребностей.

 6. Отзыв клиента:

Мы хотели бы выразить искреннюю благодарность компании Pragma за их профессионализм и качество работы при внедрении системы Битрикс24 для нашего комплексного обслуживания жилья. Мы получили возможность централизованно управлять всеми процессами, связанными с обслуживанием жилья, начиная от приема заявок и учета выполненных работ, и заканчивая контролем оплат и коммуникацией с клиентами. Мы удовлетворены результатами сотрудничества с Pragma и рекомендуем их как надежного партнера в области автоматизации бизнес-процессов. Их знания, опыт и техническая поддержка позволили нам значительно повысить эффективность нашей работы и качество предоставляемых услуг.