Кейс компании «КАВпак»

ООО “КАВпак” — крупный белорусский производитель упаковки из полиэтилена высокого и низкого давления. Компания работает на рынке с 2006 года. На предприятии прошла технологическая модернизация, объём и ассортимент выпускаемой продукции значительно вырос. Перед руководством остро встал вопрос автоматизации. О том, как за две недели весь коллектив предприятия стал работать в новом формате, рассказала Кристина Семенюк, ведущий специалист по внедрению агентства интернет-маркетинга ADENA.

– Заказчик пришел к нам по рекомендации знакомого с запросом: «У меня расширилось предприятие, мне нужно постоянно контролировать три направления – отдел продаж, производство и юристов. Можно ли как-то их всех упорядочить, но очень быстро?» Естественно, мы предложили автоматизацию на базе CRM Битрикс24. Внедряли с нуля – ранее в компании о CRM не знали. Это тоже стало некоторым вызовом – нужно было лично обучить 50 сотрудников работать с новым функционалом, а на проект «под ключ» у нас было не больше месяца.

После обсуждения основных задач с командой «КАВпак», оперативно провели анализ бизнес-процессов внутри компании и приступили к реализации проекта по настройке CRM.

• Настроили базовые функции портала, добавили сотрудников и создали структуру компании внутри CRM.
• Распределили права доступа между руководителями и подчиненными. Теперь каждый в отделе продаж видит только свои сделки, а руководители подразделений могут контролировать обработку всех заявок.

Настроили три направления воронки сделок: Продажа – Производство – Отгрузка. Так мы сделали непрерывным процесс работы с каждым клиентом.

• В воронке “Продажа” каждый менеджер интуитивно понимает, на какой стадии что происходит. Все продумано с момента выявления потребности до отправки заявки в производство.
• Воронкой “Производство” пользуется только руководство производственного отдела. Начиная с принятия новой заявки в производство и до изготовления товара руководители полностью контролируют своих подчиненных.
• В воронке “Отгрузка” заказчик согласовывает с клиентами время доставки, контролирует частичную и полную оплату готовой продукции.

Настроили роботов – теперь менеджеры контролируют внесение предоплаты за отгруженный товар. Причем роботы напоминают за 3 дня до даты оплаты, в день внесения платежа, а также через 3, 5, 7 и 10 дней после просрочки платежа. Перед завершением каждой сделки топ-менеджерам приходит автоматическое уведомление о необходимости контроля оплаты. Так мы снизили вероятность появления неоплаченных или частично оплаченных сделок.

Главная задача по настройке карточек контактов и компаний – почистить ненужные поля и добавить часто используемые именно в этой компании.

• В карточке контактов вынесли только основные поля: название компании, должность, фамилия, имя и отчество. Добавили также поля с основными контактными данными.

• Карточка компании теперь содержит важные для менеджеров по продажам поля: название компании и сфера деятельности, контактные данные и URL-адрес сайта. Обязательным для заполнения полем являются реквизиты организации. Это важно при составлении пакета документов: договоров, актов и счетов.

Настроили пользовательские поля в карточке товаров. В характеристиках продукции теперь есть тип товара, вид материала, длина, ширина и толщина, вес и единица измерения.

У компании есть 1С, требующая доработок и ведение каталога продукции в CRM Битрикс24 сейчас очень помогает. Каждую карточку товара можно привязать к конкретному клиенту и вести полный цикл работ внутри CRM.

Провели офлайн-обучение для всех сотрудников компании и создали для команды пошаговый алгоритм по работе с CRM. Отдельно научили администраторов портала пользоваться всем функционалом Битрикс24.