Кейс ООО «ЛидерВитГрупп»

Как за месяц перевести работу команды в единое цифровое пространство, избавиться от бумажного документооборота и свести к нулю ручной труд, рассказывает Сергей Короневич, директор ООО "БеллКорБай" – интегратор Битрикс24.

– До внедрения Битрикс24 у клиента не было опыта работы в CRM системах, все поручения давались устно и контролировались «на глаз». Часть информации о клиентах по старинке записывали на бумажках, а формирование базовых для отдела продаж отчетов занимало массу времени.

Рекламные кампании для “ЛидерВитГрупп” проводило агентство, оно же давало какие-то цифры по эффективности, которые невозможно было проверить самостоятельно. Клиент не мог с точностью отследить качество рекламного трафика, рассчитать стоимость привлечения лидов.

• свести к минимуму потерю заявок и ускорить процесс их обработки
• избавиться от бумажного документооборота и перевести все в «цифру»
• автоматизировать бизнес-процессы и свести к минимуму ручной труд
• получить четкую картину расходов на рекламу
• организовать взаимодействие Битрикс24 и 1С

После аудита бизнес-процессов в “ЛидерВитГрупп” мы сделали карту проекта, на основании которой уже и проводили внедрение. Карта проекта всегда остается у клиента и может служить основанием для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов в поставщика промышленных комплектующих.

Всю работу над проектом мы разбили на блоки с обязательным бета тестированием и фиксацией результатов.

Создали оргструктуру компании поставщика промышленных комплектующих, распределили права на доступ к порталу и к его отдельным элементам.

Каждый сотрудник видит только ту информацию, которая действительно нужна ему для работы, лишний функционал скрыт. Полный доступ к порталу есть только у администраторов и руководителя организации.

Разработали и внедрили воронки продаж. Мы намеренно отказались от использования лидов на портале, все входящие обращения приходят в сделки. В результате получилось 4 воронки, где работают сотрудники компании, в том числе и специалист по ВЭД.

Естественно эти воронки не пересекаются и доступ открыт только для сотрудников, которые напрямую работают с данным направлением. Все воронки объединены между собой туннелями продаж. С помощью бизнес-процессов происходит автоматическое управление – все сделки по поставке промышленных комплектующих в зависимости от результата перемещаются между различными воронками продаж.

Избавились от бумажного документооборота. Создали и перенесли шаблоны документов в Битрикс24, где они автоматически формируются и отправляются клиентам. Все это происходит с помощью выстроенных бизнес-процессов.

Подключили все необходимые каналы коммуникации с клиентами (Telegram, сайт, открытые линии, Viber) и настроили распределение входящих заявок по условиям и требованиям уже действующим в компании. Все обращения заказчиков распределяются по очереди на ответственных сотрудников отдела продаж, фиксируется время ответа и время реакции на обращения. Дополнительно предусмотрели возможность обращения клиентов напрямую к руководителю через Открытые линии. Настроили приветствие и сообщения «выходного дня».

Подключили к Битрикс24 сайт на базе 1С-Битрикс: Управление сайтом. В результате все заявки на промышленные комплектующие с сайта автоматически приходят в CRM, где создаются новые сделки. В сделках с помощью бизнес-процессов контролируются сроки и этапы продаж.

Внедрили бизнес-процесс по работе с зарплатой сотрудников: зарплатные ведомости создаются автоматически, руководители получают уведомление, все данные архивируются.

Организовали работу по оплате иностранным поставщикам промышленных комплектующих: руководителю приходит автоматическое напоминание о необходимости сделать платеж, для поставщиков создается отчет по оплатам.

Автоматизировали создание коммерческих предложений в интеграции с 1С и отправку их клиентам. Благодаря бесшовной синхронизации между Битрикс24 и 1С получилось связать две большие системы в одно целое без потери эффективности.

Оцифровали счета на оплату промышленных комплектующих: автоматически на основе сделок в Битрикс24 создается счет, уходит на утверждение руководителю. После чего счет отправляется клиенту. Все счета синхронизируются с 1С.

Узким «горлышком» при внедрении были отчеты по затратам на рекламу продвижения промышленных комплектующих, как я и говорил выше, клиент не понимал сколько он тратит на рекламу, сколько ему обходится каждый потенциальный клиент и сколько стоит его успешная сделка. До конца не было понятно какой рекламный канал эффективен, а какой работает в минус и его можно отключить.

Мы подключили клиенту сквозную аналитику, интегрировали все рекламные каналы, внесли все затраты и пометили все источники рекламного трафика. Теперь при любом входящем обращении его источник помечается и в аналитику передаются все данные по нему. Благодаря всего лишь одному отчету без труда можно оценить эффективность рекламных кампаний, улучшить поток трафика, исключить неэффективные каналы.

В конце каждого проекта мы в обязательном порядке проводим обучение по грамотной и эффективной работе в CRM. Вместе с сотрудниками заказчика на практике отработали сценарии взаимодействия с CRM. ТОП-менеджеров компании дополнительно научили использовать отчеты, которые помогают отслеживать эффективность работы: стоимость привлечения одного клиента, стоимость новой сделки, эффективность менеджеров, динамика продаж и другое. Для упрощения адаптации сотрудников к CRM мы оказываем бесплатную техническую поддержку сроком на 60 дней. В этот период вносятся необходимые правки и доработки, обусловленные практическим использованием CRM.

• Все рутинные процессы – выставления счетов, подготовка коммерческих предложений и договоров, отгрузка товара, просчет ВЭД – происходят автоматически. С помощью бизнес-процессов система сама ведет клиента и менеджера по заложенной логике, ускоряя процесс продажи и минимизируя потери заявок.
• Благодаря сквозной аналитике клиент до 1 копейки знает, куда уходят деньги, вложенные в рекламу, может самостоятельно анализировать эффективность рекламных каналов и строить долгосрочные маркетинговые активности.
• Все важные бизнес-процессы – формирование счетов, поступление денег на расчетный счет клиента, работа с дебиторской задолженностью поставщика промышленных комплектующих – синхронизируются с 1С в режиме реального времени, создаются финансовые документы.
• Для дальнейшего масштабирования бизнеса можно использовать созданную нами подробную карту проекта.
• На портале «ЛидерВитГрупп» мы создали 15 бизнес-процессов, которые контролируют работу менеджеров, помогают общаться с клиентами, напоминают о важных делах, а в случае «внештатных» ситуаций сообщают об этом руководителям. Благодаря этим бизнес-процессам доля ручного труда снижается, а управленческие решения принимаются оперативно.
• Благодаря оцифровке документооборота все данные хранятся в одном месте, потерять важную информацию практически невозможно! Без труда можно найти и передать клиентам любой документ.
• Все сотрудники работают в едином защищенном пространстве, что сводит к минимуму бюрократические проволочки, связанные с подписанием и согласованием документов. В результате за первый месяц работы экономия времени у каждого менеджера составила порядка 25 часов!
• Автоматизация рутинных операций высвободила дорогое время менеджеров и руководителей. Благодаря этому эффективность менеджеров в среднем увеличилась в полтора раза!