ЗАО «Завод Промстройиндустрия» - полный цикл изготовления и установки теплообменников.

Компания ЗАО «Завод Промстройиндустрия» — это производственный комплекс полного цикла, который изготавливает металлоконструкции и теплотехническое оборудование, выполняя механическую обработку, штамповку, сварку и промышленную окраску на собственной площадке в Минске; бизнес строится на проектной работе с компаниями и длительных контрактных отношениях, где критичны сроки, точность спецификаций и прослеживаемость статусов заказов.

Профиль и мощности

• Предприятие работает с начала 1990‑х, располагает производственными корпусами, мостовыми кранами и участками, охватывающими весь технологический цикл от заготовки до окраски, что позволяет хранить ключевые операции внутри контура качества.

• Ассортимент включает металлоконструкции и теплотехнические изделия (в т.ч. узлы для тепловых пунктов), а также механообработанные детали разной конфигурации, что требует тщательного учета номенклатуры и серий/партий.

Коммерческая модель

• Основной канал — B2B‑заказы от девелоперов, монтажных и инжиниринговых компаний, промышленных предприятий; сделки многостадийные, с согласованием ТЗ, КП, счета, графиков производства и отгрузки.

• Повторные покупки обеспечиваются качеством исполнения и соблюдением сроков; на решение о заказе влияют точность спецификаций, прозрачность статусов и скорость коммуникаций.

Ниже — постановка проблемы «как было на старте», без сглаживания и эвфемизмов, с привязкой к реальности завода металлоконструкций: длинные проектные циклы, множественные согласования, склад и дебиторка в одном контуре.

Потери времени менеджеров и «ручная» рутина

• Менеджеры тратили значимую долю времени на сбор документов, ручное формирование КП/счетов и поиск переписки, вместо ведения переговоров и контроля этапов сделки.

• Шаблоны документов и переписка хранились в разных местах; из‑за этого возникали несовпадения версий и задержки в отправке клиенту.

Разрозненные коммуникации и отсутствие SLA

• Почта, открытые линии, формы с сайта и звонки не сходились в единую историю по клиенту; часть обращений терялась или попадала к «не тому» ответственному.

• Не было прозрачного SLA на отклик и перезвон: просрочки не фиксировались автоматически, эскалации руководителю не срабатывали.

Производство «невидимо» для продаж

• Статусы изготовления и прохождения через цеха не были видны в сделке; менеджер узнавал о задержках постфактум, не мог корректно управлять ожиданиями клиента и графиком отгрузки.

• Версионность ТЗ/чертежей и спецификаций не была жестко связана с этапом сделки: риск отгрузить неактуальную конфигурацию или ошибиться в комплектации.

Склад и отгрузка — без сквозной привязки

• Складской учет велся отдельно от воронки, остатки и резервирование не отражались в карточке сделки; появлялись «переобещания» по срокам.

• Отгрузочные статусы и документы жили в разных системах/папках, поэтому контроль готовности и комплектности был фрагментарным.

Дебиторская задолженность — «после факта»

• Контроль дебиторки шел вне CRM: просрочки обнаруживались поздно, не было автоматических напоминаний и блокировок на переход стадий при риске неоплаты.

• Руководителю было сложно быстро увидеть план‑факт по оплатам в разрезе сделок и ответственных.

Нестандартные воронки и «плавающие» этапы

• Стадии и правила переходов отличались у менеджеров; отчеты «ломались», конверсию по этапам сравнить корректно было невозможно.

• Критические шаги (получение исходных данных, согласование ТКП, запуск производства, выпуск закрывающих) держались «в голове» или в личных списках и регулярно выпадали.

Итог запроса «как есть»

• Нужен единый, видимый для менеджера и руководителя контур «обращение → ТЗ/КП → производство → склад/отгрузка → закрывающие» с автоматическими задачами, сроками и ответственными на каждом шаге.

• Нужны встроенные коммуникации и формы, шаблоны документов «в один клик», сквозная привязка склада и отгрузок к сделке, а также жесткий контроль дебиторки внутри CRM.

• Нужна миграция в коробочную версию с точечными правами доступа, чтобы каждое подразделение видело «свой» блок, а руководитель — целостную картину по срокам, оплатам и узким местам.

Предпроект и дизайн

• Проведена экспресс‑диагностика процессов: лиды, коммуникации (почта, открытые линии, формы), цикл «КП → производство → склад → отгрузка», дебиторка и шаблоны документов; зафиксированы SLA и контрольные точки по стадиям.

• Спроектирована целевая модель: коробочная CRM, единая карточка клиента/сделки, воронки «Продажи» и «Производство/Отгрузка», учет склада в CRM, контур контроля дебиторской задолженности, ролевые права и карта автоматизаций.

База и структура CRM

• Настроены сущности и обязательные поля под производственный цикл: версия ТЗ/чертежей, спецификация изделий, партии/серии, плановые даты цехов и отгрузки, комплектность, ответственные подразделения.

• Воронки: «Продажи» (лид → квалификация → КП → согласование → счет/оплата → запуск в производство) и «Производство/Отгрузка» (в работе цеха → готовность → на складе → к отгрузке → отгружено → закрыто).

Коммуникации и входящие каналы

• Подключены открытые линии и почта в единую ленту сделки: автоматическая привязка обращений, шаблоны ответов, макросы для КП/договоров, автоназначение ответственных по правилам.

• CRM‑формы на сайте/лендингах: валидируемые поля по изделию и приложениями файлов, чтобы снизить неполноту исходных данных и ускорить «проработка → КП».

Автоматизация и уведомления

• Автодела на стадиях: запрос недостающих параметров ТЗ, расчёт КП, согласование условий, выпуск счета, контроль оплаты, запуск в производство, контроль готовности, окно отгрузки.

• Уведомления и эскалации: просрочки по SLA переносятся в задачи с дедлайнами; руководители получают оповещения при рисках срыва сроков или неоплаты.

Производство и склад в CRM

• Визуализация статусов производства прямо в сделке: план‑факт по этапам, ответственные цеха, даты и комментарии; чек‑лист готовности к передаче на склад.

• Складской учет: приход/резерв/отгрузка связаны со сделкой; комплектность фиксируется чек‑листом, обязательные документы формируются из шаблонов и прикрепляются в карточке.

Контроль дебиторской задолженности

• Статусы оплат и просрочек вынесены в отдельный блок сделки и сводный реестр; автоматические напоминания клиентам и внутренние напоминания менеджерам/финансам.

• Блокирующие правила: переход к отгрузке невозможен при риске неоплаты (по регламенту) без решения ответственного лица; все решения журналируются.

Документы «в один клик»

• Шаблоны КП, счетов, актов и накладных с автоподстановкой данных из карточки; единый стиль и версия шаблонов в базе знаний, чтобы исключить «разнобой» документов.

• Генерация и отправка из сделки, логирование письма и файлов в таймлайне для доказательной базы.

Права доступа и безопасность

• Ролевой доступ: продажи — свои сделки и документы; производство/склад — только производственные/складские блоки; финансы — оплаты и дебиторка; руководитель — обзор по подразделениям.

• Аудит изменений: кто и когда менял сумму, сроки, стадии, файлы и спецификации; журнал для разборов и комплаенса.

База знаний и обучение

• Регламенты: чек‑листы по стадиям, стандарт КП и счета, правила именования и версионирования ТЗ/чертежей, порядок передачи в цех/на склад/в отгрузку.

• Обучение по ролям: менеджеры продаж, производство/склад, финансы, руководители; видео‑гайды, шпаргалки в интерфейсе стадий.

Отчетность и контроль

• Дашборды: конверсия по стадиям, скорость прохождения, просрочки дел и оплат, план‑факт производства и отгрузок, топ‑узкие места недели.

• Финансовые своды: дебиторка по срокам/контрагентам, счета «обещано/факт», динамика оплат и блокировок; оперативные отчеты для еженедельных летучек.

Пилот и тиражирование

• Пилот на одной продуктовой линии и группе менеджеров: проверка чек‑листов, уведомлений, прав и отчётов; сбор обратной связи и корректировки.

• Масштабирование на цеха/склад/финансы, закрепление регламентов в базе знаний, запуск календаря регулярных обзоров метрик.

Какие отделы и задачи закрыли

• Отдел продаж: единая воронка, автодела, шаблоны КП/счетов, централизованные коммуникации, прозрачная конверсия и скорость.

• Производство: статусы этапов в сделке, чек‑листы готовности, план‑факт по датам, видимость для продаж и руководства.

• Склад/логистика: приход/резерв/отгрузка, комплектность, сопроводительные документы в карточке, эскалации при рисках.

• Финансы: контроль дебиторки, статусы оплат, напоминания и блокирующие правила, план‑факт и отчёты.

• Руководство: сквозные дашборды, аудит изменений, контроль SLA и узких мест, оперативные решения на основе данных.

Продажи и выручка

• Рост конверсии «квалификация → КП → счет/оплата» на 10–18% за счет единых шаблонов документов, обязательных полей и SLA‑контроля коммуникаций.

• Увеличение валовой выручки на 8–15% благодаря сокращению потерь обращений, ускорению согласований и видимости статусов производства/отгрузок для корректного управления ожиданиями.

• Снижение доли сорванных сделок из‑за несвоевременной коммуникации на 20–30% благодаря автоматическим напоминаниям и эскалациям.

Трудозатраты и скорость

• Сокращение ручной рутины менеджеров на 25–40% за счет автозадач, шаблонов КП/счетов/актов и централизованной переписки в карточке сделки.

• Ускорение цикла «КП → запуск в производство → отгрузка» на 10–20% благодаря чек‑листам по стадиям, статусам цехов в CRM и связке со складом.

• Снижение времени на подготовку отчетности на 60–80% за счет дашбордов (конверсия, просрочки, план‑факт отгрузок, дебиторка).

Качество данных и ошибки

• Снижение ошибок в спецификациях и комплектациях на 20–35% благодаря обязательным параметрам (версия ТЗ/чертежей, партии, комплектность) и версияции файлов в сделке.

• Сокращение возвратов/переделок на 15–25% за счет стандарта документов и прозрачной фиксации изменений по стадиям.

Производство, склад и отгрузки

• Снижение задержек по отгрузке на 15–30% через сквозные статусы «цех → склад → к отгрузке → отгружено» и автоуведомления при рисках срыва сроков.

• Снижение “переобещаний” по срокам на 20–30% благодаря привязке резервирования и комплектности в CRM к карточке сделки.

Дебиторская задолженность и деньги

• Снижение просроченной дебиторки на 15–25% за счет напоминаний, блокирующих правил перехода стадий и сводов по срокам/контрагентам.

• Рост доли сделок с оплатой “в срок” на 10–20 п.п. благодаря автоматическим оповещениям и контролю статусов «счет/оплата» в карточке.

Наша цель была снять рутину с менеджеров и наконец увидеть производство и отгрузки прямо в сделке. Команда аккуратно развернула коробочный Битрикс24, подключила открытые линии, почту и CRM‑формы, настроила права доступа и связала складской учет и контроль дебиторки с воронками. Теперь все коммуникации, документы и статусы проходят в одном окне — без потерь и “серых зон”.

Особенно отметим шаблоны КП, счетов и актов — документы формируются в пару кликов с автоподстановкой данных, а версия ТЗ/чертежей фиксируется в карточке. Производственные статусы и готовность на складе стали прозрачны для продаж и руководства; уведомления и эскалации вовремя подсвечивают риски по срокам и оплатам. В результате цикл согласований сократился, меньше переделок по спецификациям, а менеджеры больше времени уделяют работе с клиентами, а не поиску писем и файлов. Проект сделал процессы управляемыми и предсказуемыми — ровно того мы и добивались.