Внедрение Битрикс24 в строительство и эксплуатацию инженерных сетей электроснабжения

ООО «АльтерСнабСервис» — белорусская компания, работающая с 2015 года в сфере строительства, ремонта и технической эксплуатации инженерных сетей электроснабжения напряжением 0,4–10 кВ. Организация оказывает полный комплекс услуг для частных лиц и юридических лиц: от разработки и согласования проектной документации до монтажа воздушных и кабельных линий, трансформаторных подстанций, внутренней проводки.
Когда количество объектов и заявок выросло, вместе с ним вырос и объём ручной работы. Менеджеры тратили время на поиск информации, ручное создание документов и постоянные уточнения между отделами.
Часть процессов уже была перенесена в Битрикс24, но система работала фрагментарно: заявки не связывались с объектами, документы создавались вручную, а важные задачи легко могли потеряться. В итоге сотрудники больше времени тратили на внутреннюю рутину, чем на саму работу с клиентами и объектами.
Компания поняла: дальше масштабировать процессы «вручную» уже не получится. Нужна была система, которая возьмёт на себя рутину и поможет навести порядок в заявках, документах и задачах.

В компании хотели, чтобы менеджеры перестали тратить время на рутину — поиск объектов, ручное создание документов и контроль задач.
Для этого нужно было:
— связать заявки с объектами и клиентами;
— настроить единое хранение документов;
— автоматизировать создание договоров и актов;
— внедрить напоминания и задачи по этапам работ;
— автоматизировать отправку документов клиентам.


Первым делом настроили автоматическую привязку заявок к объектам.
Теперь при создании обращения система сама подтягивает нужные данные и связывает заявку с объектом и компанией. Вся история работы хранится в одном месте — менеджерам больше не нужно искать информацию вручную.
Также в компании настроили автоматические сценарии для разных типов заявок.
Например, если заявка срочная, система сама меняет её статус и переводит в работу. Если обычная — ставит менеджеру задачу на уточнение информации.
Следующим этапом стал порядок в документах.
Для компании создали единый реестр документов и настроили шаблоны для договоров, приказов и актов. Теперь большинство документов формируется автоматически буквально в несколько кликов.
Отдельно автоматизировали работу с актами.
В конце месяца система сама формирует документы, ставит задачи бухгалтеру на отправку клиенту и напоминает о проверке оплаты. Если оплаты нет — информация автоматически фиксируется в системе.
Кроме этого, в Битрикс24 настроили уведомления и задачи по этапам работ. Теперь сотрудники вовремя получают напоминания, а руководители видят текущий статус процессов и загрузку команды.


После доработки Битрикс24 компания получила понятную систему работы без хаоса и постоянного ручного контроля.
Теперь вся информация по заявке находится в одном месте: объект, документы, задачи, сроки и история работы с клиентом.
Команда перестала тратить время на поиск файлов и ручное создание документов, а многие процессы начали работать автоматически.
В результате компания получила:
— прозрачную работу с заявками и объектами;
— автоматическое формирование документов;
— меньше ручных ошибок;
— контроль сроков и задач;
— более понятную и управляемую систему работы.

Переход на новые процессы прошёл постепенно, в рабочем ритме команды. Уже в первые недели стало заметно, что работа с заявками стала понятнее, документы начали формироваться быстрее, а контроль задач и сроков стал прозрачнее.
Постепенно Битрикс24 стал для компании единым рабочим пространством, где собраны заявки, объекты, документы, задачи и вся история работы с клиентами. Это позволило сократить количество ручных операций и сосредоточиться на выполнении основных задач, а не на постоянных уточнениях и контроле.


«Раньше много было ручной документарной работы: кто-то забывал про договор, акт; кто-то не знал, где документы. Теперь всё в одном месте — в Битрикс24. Открыл заявку и сразу видишь документы, задачи и сроки. Даже новички быстро разбираются, потому что система сама подсказывает, что делать», - директор компании Владимир Зарецкий.