Кейс по автоматизации процесса согласования документов
К основным изделиям компании относятся: клапан регулирующий, клапан запорно-регулирующий, клапан отсечной, регулятор давления, клапан трехходовой.
Битрикс24 была внедрен в 2020 году, однако один из важных процессов по-прежнему оставался вне системы — согласование договоров и спецификаций. Из-за ручного согласования документы проходили долгий путь между участниками процесса, а понять, на каком этапе находится документ и кто отвечает за следующий шаг, было непросто. История согласований хранилась разрозненно, что усложняло контроль и поиск информации. В 2025 году руководство приняло решение автоматизировать согласование документов и сделать процесс прозрачным для всех участников.
Каждый договор или спецификация проходили через несколько согласующих. Пока документ двигался между подразделениями, сотрудники тратили время на уточнения, а руководителям было сложно быстро понять, на каком этапе находится согласование и кто должен принять следующее решение. Дополнительные сложности возникали из-за взаимодействия офиса и производства, расположенного за пределами Минска. Из-за этого процесс нередко затягивался, а отследить статус документа было непросто. Компания столкнулась с несколькими проблемами:
согласование занимало больше времени, чем требовалось;
сотрудники не всегда понимали, на каком этапе находится документ;
было сложно определить, кто отвечает за следующий шаг; при смене ответственных процесс мог замедляться;
информация о ранее согласованных документах хранилась разрозненно и не всегда была доступна для быстрого просмотра.
Чтобы сделать процесс прозрачным и управляемым, компания перенесла согласование документов в Битрикс24.
Работу начали с аудита существующего процесса. Команда проекта изучила порядок согласования документов, определила участников процесса и выделила основные точки принятия решений. На этапе проектирования рассматривалось два варианта реализации:
стандартное согласование в ленте Битрикс24;
После анализа был выбран вариант со смарт-процессами. Такой подход позволял наглядно отображать этапы согласования, контролировать статус каждого документа и видеть ответственных на каждом шаге. Для каждого типа документов была разработана собственная логика движения по этапам. В системе настроили последовательность согласований и задач, которые должны выполняться участниками процесса.
Отдельное внимание уделили распределению ответственности. Для каждого этапа были определены сотрудники, отвечающие за принятие решений и выполнение необходимых действий. Дополнительно в системе реализовали протокол согласования. Он фиксирует все события, происходящие в процессе: кто выполнил действие, какое решение было принято и когда это произошло. Благодаря этому история согласования сохраняется в карточке документа и всегда доступна для просмотра. После настройки команда проекта провела техническое тестирование, обучение сотрудников и совместную проверку процесса с представителями заказчика. Только после этого решение было передано в рабочую эксплуатацию.
После внедрения специализированного решения на базе «Битрикс24» компания кардинально трансформировала внутренние бизнес-процессы, связанные с обработкой и визированием внутренней и внешней документации. Вместо разрозненных действий и неформальных устных договоренностей организация получила единый, строго регламентированный и абсолютно прозрачный процесс согласования, интегрированный в корпоративную цифровую среду.
Ключевым результатом проекта стала унификация правил работы с документами. Теперь в системе закреплен единый регламент, который исключает двусмысленность и разночтения. Для каждого типа документов - будь то коммерческие предложения, договоры, внутренние приказы или технические задания - разработана и внедрена понятная структура этапов прохождения. Это позволяет сотрудникам мгновенно ориентироваться в маршруте движения любого файла.
Благодаря четкой визуализации бизнес-процессов участники получили возможность быстро определять текущий статус согласования без необходимости направлять письменные запросы или отвлекать коллег. Система обеспечивает полную прозрачность по ответственным лицам на каждом конкретном этапе: всегда видно, кто должен поставить визу, у кого документ находится на рассмотрении и сколько времени длится ожидание. Кроме того, в «Битрикс24» автоматически сохраняется полная хронология всех действий с документом - фиксируются даты, комментарии и решения каждого участника, что формирует надежную доказательную базу.
Организован удобный поиск и доступ к информации по ранее согласованным документам: любой сотрудник в рамках своих полномочий может найти нужную версию за считанные секунды. В результате все процедуры проходят по единым корпоративным правилам, а актуальные данные хранятся централизованно и доступны всем стейкхолдерам процесса. Компания внедрила надежный прозрачный механизм, который ускоряет принятие управленческих решений, минимизирует риски потери или задержки документов и дает руководству возможность эффективно контролировать движение каждого экземпляра на всех этапах жизненного цикла
Это был наш пилотный проект, по результатам которого мы начали по-другому относиться к возможностям Битрикс24. Очень важно то, что каждый шаг мы согласовывали в процессе реализации проекта, и многие вещи были улучшены на стадии тестирования. Мы довольны результатом и выражаем уверенность в том, что будем сотрудничать с RoyalCRM и в дальнейшем! Рекомендуем!
