Государственное предприятие «Спецкоммунавтотранс».
Государственное предприятие «Спецкоммунавтотранс».
Основные виды деятельности – сбор и вывоз твердых и жидких бытовых отходов, оказание автотранспортных, ремонтных, диагностических работ (услуг), оздоровительных услуг на базе отдыха «Лесная поляна».
Предприятие обслуживает более 2000 заказчиков, годовой объем сбора и вывоза твердых бытовых отходов составляет более 3,9 млн.метров кубических, жидких – более 75,0 тысяч метров кубических в год. В секторе индивидуальной жилой застройки г. Минска обслуживается 17068 домовладельцев с годовым объемом вывоза отходов около 180,0 тысяч кубометров.
Для осуществления планово-регулярного сбора и вывоза отходов сформировано 128 участков для обслуживания жилого фонда города и юридических лиц, 39 участков для обслуживания домовладельцев частного сектора.
Авторемонтная мастерская состоит из участков ТО, текущего ремонта, гидравлики, моторного, шиномонтажа, кузнечного, подготовки производства, резино-технических изделий и др. За год осуществляется около 2850 технических обслуживаний, более 2700 текущих ремонтов, изготавливается и восстанавливается собственными силами 24 тысячи запасных частей оборотного фонда.
Цели внедрения Битрикс24
1. Создать централизованную систему управления внешней корреспонденцией, что позволит снизить время на обработку документов и повысить точность данных.
2. Автоматизировать процесс регистрации, отслеживания и управления входящими и исходящими письмами и документами.
3. Обеспечить улучшение внутренней коммуникации и координации между отделами организации.
4. Оптимизировать документооборот и сократить объем бумажной работы.
Задачи
1. Разработка структуры смарт-процессов:
- Создать смарт-процесс «Входящая корреспонденция» для регистрации входящих писем и документов.
- Создать смарт-процесс «Исходящая корреспонденция» для отслеживания исходящих документов.
2. Разработка настраиваемых полей для детального и гибкого создания карточек.
3. Определение уровней доступа:
- Установить уровни доступа к смарт-процессам «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция» для разграничения прав доступа разных категорий сотрудников.
- Обеспечить конфиденциальность и безопасность информации.
4. Настройка автоматизации обработки внешней корреспонденции.
5. Интеграция смарт-процессов в существующую инфраструктуру Битрикс24 с учетом специфики работы организации.
В ходе реализации проекта было выполнено:
· Настройка карточек «Контакт» и «Компания».
· Подключение почты в Битрикс24.
· Настройка цифрового рабочего места «Корреспонденция» с 2-мя смарт-процессами: «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».
· Настройка воронки «Регистрация входящей документации».
· Настройка полей и автоматизации в воронке.
· Создание воронки «Регистрация исходящей документации».
· Настройка полей воронки и автоматизации.
· Настройка Проекта в Битрикс24.
· Настройка прав доступа.
· Создание Базы знаний.
1. Снижение времени на обработку корреспонденции: автоматизация регистрации, обработки и отправки документов существенно сократит время на выполнение этих задач.
2. Повышение точности данных: автоматическое заполнение полей уменьшит количество ошибок и неточностей при вводе информации, что улучшит качество документов.
3. Улучшение внутренней коммуникации: автоматизация процессов распределения заданий и запросов улучшит координацию между отделами, обеспечивая своевременное получение информации и заданий сотрудниками.
4. Оптимизация документооборота: переход на электронные документы и автоматизация рабочих процессов снизят объем бумажной работы, ускорят утверждение и согласование документов, а также уменьшат операционные затраты.
5. Обеспечение конфиденциальности и безопасности информации: настройка уровней доступа и автоматическое разграничение прав сотрудников защитят конфиденциальную информацию.
6. Улучшение контроля и мониторинга процессов: автоматическое отслеживание статусов документов в реальном времени повысит прозрачность процессов и позволит своевременно реагировать на задержки или проблемы.
Благодарим ООО «СофтСервис» за ответственный подход к работе и готовность детально рассмотреть все детали нашего запроса, а также предложить оптимальное решение для работы с документацией. Мы получили исчерпывающие ответы на все наши вопросы в ходе подготовки к внедрению, а также качественную помощь после завершения основных работ.
