Автоматизация процессов для ООО "АХЕФарм"

Компания «AXEpharm» является сервисным агентством, оказывающим услуги в области лекарственных препаратов, медицинского райтинга, создания модулей досье в формате СTD, сопровождением прохождения GMP ЕАЭС инспектирования. До знакомства с Битрикс24 вели всю свою проектную деятельность и рабочие процессы в сервисе Trello. Там собиралась информация, отражались статусы и распределялись задачи. Однако когда количество проектов выросло, прежний формат перестал справляться: клиенты велись неструктурированно, задачи разлетались по разным доскам, а информация часто дублировалась и терялась. Особенно остро стояли вопросы контроля сроков и оперативного формирования документов по каждому проекту. Сотрудники тратили время на поиск данных и постоянные уточнения между отделами. Компания поняла: дальше работать в Trello неэффективно. Нужна была единая система, которая объединит все данные, сделает задачи прозрачными, а документооборот — быстрым и безошибочным.
Главная цель проекта формулировалась предельно ясно и лаконично, но при этом охватывала весь спектр управленческих потребностей компании. Планировалось создать полноценную единую экосистему управления проектами, которая кардинально изменила бы подход к организации рабочего процесса. Ключевая идея заключалась в том, чтобы вся актуальная информация по каждому проекту существовала в единственном экземпляре и была доступна в режиме реального времени из одной точки входа. Это означало, что больше не должно быть разрозненных файлов, противоречивых версий документов в электронной почте или потерянных данных в мессенджерах. Помимо централизации данных, остро стояла задача по трансформации культуры управления: задачи должны были стать абсолютно прозрачными для каждого участника команды, с четкими зонами ответственности и понятными критериями выполнения. Сроки по этапам требовалось вывести на уровень жесткого, но гибкого контроля, чтобы любое отклонение от графика фиксировалось автоматически и позволяло принимать превентивные меры. Кроме того, процесс формирования итоговой и промежуточной проектной документации планировалось довести до высокой степени автоматизации, исключив человеческий фактор при рутинных операциях, что гарантировало бы скорость подготовки отчетов и отсутствие ошибок.

Для достижения этих целей команда RoyalCRM разработала и реализовала следующий план действий:

1. Аудит текущих процессов. Мы детально проанализировали, как ведется работа в Trello, и структурировали все этапы проектной деятельности «AXEpharm».

2. Адаптация под Bitrix24. На основе полученных данных мы перестроили логику рабочих процессов, чтобы максимально эффективно перенести их на портал Bitrix24.

3. Настройка товарного учета. Мы подобрали оптимальный формат работы с номенклатурой компании, что позволило корректно настроить шаблоны документов для автоматического заполнения.

4. Внедрение системы контроля. Мы настроили базовый контроль за прохождением стадий проектов и исполнением задач сотрудниками.

После перехода на Bitrix24 компания кардинально трансформировала свои бизнес-процессы, получив долгожданную единую экосистему, которая полностью исключила хаос в управлении проектами и свела к минимуму необходимость постоянного ручного контроля со стороны руководителей. Если раньше данные разрозненно хранились в электронных таблицах, локальных папках, переписках и на разных дисках, то теперь вся актуальная информация по каждому проекту сосредоточена в одном цифровом пространстве: здесь четко видны все этапы работ, назначенные сроки, загруженные версии документов и полная история взаимодействия сотрудников. Команда перестала тратить драгоценные часы на утомительный поиск нужных файлов, уточнение статусов задач и ручное формирование однотипных отчетов и сопроводительной документации - эти процессы стали автоматизированными и прозрачными.
Внедрение платформы принесло компании измеримые результаты: во-первых, выстроена структурированная и интуитивно понятная система ведения проектов с четкой иерархией и контролем точек принятия решений; во-вторых, каждый сотрудник теперь видит свои персональные задачи, приоритеты и дедлайны, что исключает разночтения и дублирование усилий; в-третьих, руководство получило инструмент для оперативного мониторинга этапов выполнения и объективной оценки результативности работы как отдельных исполнителей, так и отделов в целом; наконец, автоматическое формирование итоговой документации по завершении этапов сократило трудозатраты на подготовку отчетов более чем на 70%, позволив сосредоточиться на содержательных задачах. Таким образом, Bitrix24 стал не просто инструментом, а стратегическим решением, повысившим прозрачность, дисциплину и скорость принятия управленческих решений во всей компании.
В рамках усовершенствования работы компании было принято решение о внедрении платформы Битрикс24. В ходе исследования рынка была выбрана компания ООО "Инновационный Софт" для проведения первичного внедрения под наш запрос. Была проведена комплексная работа по базовому внедрению воронок продаж, шаблонов документов и других стандартных опций. Не все получалось реализовать с первого раза, но, в ходе постоянной продуктивной коммуникации, пришли к приемлемому уровню решения наших вопросов. В данный момент продолжаем работу с программой и оптимизацию уже внедренных структур. Внедрение Битрикс24 с помощью ООО "Инновационный Софт" помогло значительно оптимизировать работу компании и создать условия для дальнейшего развития и масштабирования