Бит. Обслуживание техники

«Бит. Обслуживание техники» - цифровое рабочее место для приёма заявок на ремонт и обслуживание оборудования. Сотрудники сообщают о проблемах, сервисная служба распределяет работы, исполнители фиксируют результат, а инициатор принимает выполненные работы или возвращает их на доработку.

Решение подходит для учёта обращений по транспорту, спецтехнике, офисной технике и другому оборудованию. Оно помогает связывать обращения с конкретной единицей техники и разделять работу заявителя и сервисной службы.

Что устанавливается

Три смарт-процесса: «Заявки на обслуживание», «Исполнение работ» и «Реестр техники». Для заявок и исполнения предусмотрены стадии обработки и автоматизация; реестр используется как справочник техники без рабочего канбана стадий.

Реестр техники

В карточке можно хранить наименование, категорию, марку и модель, серийный или инвентарный номер, VIN и госномер при необходимости, пробег или наработку с единицей измерения, место эксплуатации, ответственного, даты ТО и примечания. Категории: транспортные средства, спецтехника, офисная техника и другое. Наименование карточки формируется из модели и госномера.

В реестре также предусмотрены параметры регулярного ТО: необходимость обслуживания, периодичность - ежемесячно, каждые три или шесть месяцев либо ежегодно - и дата начала. В комплект включён бизнес-процесс «Регулярное ТО» для создания плановых обращений по расписанию. Этот сценарий требует первоначальной настройки и проверки администратором.

Заявки на обслуживание

Сотрудник выбирает технику из реестра, указывает тип и описание работ, желаемый срок, приоритет и инициатора заявки. Можно дополнить обращение местом проведения работ и файлами. Доступные типы работ: ремонт, диагностика, плановое ТО, настройка и другое. Приоритеты: высокий, средний и низкий.

Стадии заявок: «Новая заявка», «В работе», «Приёмка результата», «Доработка запрошена», «Выполнено», «Отменена / Не выполнено».

Исполнение работ

При создании заявки формируется связанная карточка исполнения. Инженер принимает её в работу и назначает одного или нескольких исполнителей. Система ставит задачи на назначение исполнителей и проведение работ. При запуске выполнения связанная заявка переходит в состояние «В работе».

В карточке исполнения хранятся техника, вид и описание работ, срок, приоритет, исполнители, исходные файлы, комментарий к доработке, причина невыполнения, использованные материалы и запчасти, файлы результата и акт выполненных работ.

Стадии исполнения: «Новая (в очереди)», «Взята в работу», «Выполнение работ», «Готово к приёмке», «Доработка», «Принято инициатором», «Отменено / Невозможно выполнить».

Приёмка и доработка

После завершения исполнительской задачи работа направляется на приёмку, а заявка инициатора - на стадию «Приёмка результата». Инициатор принимает результат либо указывает замечания и срок доработки. Для исправлений создаётся задача исполнителям. После её завершения работа возвращается на приёмку. Успешное принятие закрывает обе связанные карточки. Отрицательные исходы предусматривают указание причины невыполнения.

Документы и уведомления

После принятия работ предусмотрена задача инженеру на заполнение сведений о материалах, фотографиях и акте. Документы прикладываются готовыми файлами: печатные шаблоны актов и автоматическое формирование документов в решение не входят. В ходе процесса используются уведомления участников, напоминания и записи в истории.

Для использования необходимо настроить связи между смарт-процессами и разграничить доступ сотрудников, инженеров и исполнителей. Решение работает на тарифе Профессиональный; установка и первоначальная настройка требуют прав администратора CRM.