Бит. Сервис-деск для АХО

«Бит. Сервис-деск для АХО» - цифровое рабочее место для административно-хозяйственного отдела. Сотрудники направляют заявки на ремонт, обслуживание помещений, офисные закупки и другие хозяйственные работы. Специалисты АХО принимают обращения, организуют согласование, назначают исполнителей и контролируют выполнение. Инициатор проверяет результат и при необходимости возвращает заявку на доработку.

Решение помогает вести хозяйственные обращения в едином реестре: видеть приоритет, место проведения работ, желаемый срок, ответственного и текущее состояние каждой заявки.

Что устанавливается

Рабочее место «Бит. Сервис-деск для АХО» со смарт-процессом «Бит АХО» и общей воронкой обработки заявок. В состав входят карточка заявки, справочники типов работ и приоритетов, автоматизация стадий и роли участников.

Как проходит заявка

1. Новая заявка. Сотрудник указывает тип работ, описание, приоритет, место проведения и желаемый срок. К обращению можно приложить фотографии и другие файлы. Название карточки формируется автоматически.
2. Принята в работу. Специалист АХО принимает заявку, становится ответственным и определяет дальнейший маршрут.
3. Согласование. Если согласование требуется, сотрудник АХО указывает согласующих. Система создаёт задачу: обсуждение проходит в её чате, а ответственный фиксирует решение и переводит заявку дальше либо отклоняет её.
4. Выполнение работ. Создаётся задача сотрудникам из поля «Исполнитель(-и) работ». Первый в списке назначается ответственным за задачу, остальные - соисполнителями. Результат можно дополнить файлами и фотографиями. Завершение задачи переводит заявку на приёмку.
5. Приёмка работ. Инициатор проверяет результат и принимает работы либо отправляет заявку на доработку. Предусмотрены напоминания об ожидающей приёмке.
6. Доработка. Инициатор указывает замечания и желаемый срок исправлений. Система ставит задачу исполнителям; после её завершения заявка возвращается на приёмку.
7. Выполнено. Успешное завершение заявки с уведомлением о принятом результате.
8. Не выполнено / Отклонено. Завершение заявки с указанием причины отказа или невыполнения.

Стадия согласования используется при необходимости. Доработка является возвратной веткой, а не обязательным этапом каждой заявки.

Данные в карточке

Инициатор и ответственный сотрудник; тип работ; описание и приоритет заявки; место проведения; файлы от инициатора; желаемый срок выполнения; согласующие; исполнители; файлы и фотографии результата; комментарий к доработке и желаемый срок исправлений; причина отклонения или невыполнения. Поля сгруппированы в разделы «Заявка АХО», «Ответственный и исполнители», «Доработка» и «Отклонение заявки». Для отдельных стадий настроены обязательные поля.

Типы работ

Инженерные сети, текущий ремонт, подрядные работы, офисные закупки, мебель и техника, клининг и благоустройство, транспортные услуги, кейтеринг.

Приоритеты

Высокий - работа невозможна; средний - работа возможна с ограничениями; низкий - работа возможна, заявка не срочная.

Автоматизация

Автоматическое наименование заявки, постановка задач на согласование, выполнение и доработку, уведомления участников, напоминания об ожидании и задержках, переходы после завершения исполнительских задач, уведомления о завершении и отклонении. На стадии приёмки используется служебный счётчик цикла напоминаний; пользователю не требуется заполнять его в карточке.

Роли

Предусмотрены роли «Сотрудники», «Сотрудники АХО», «Руководители подразделений» и «Администратор процесса». После установки администратор назначает в эти роли сотрудников или подразделения своей компании и проверяет доступ на примерах пользователей.

Решение работает на тарифе Профессиональный. Для установки и первоначальной настройки нужны права администратора CRM.