Что стало причиной для компании начать процесс автоматизации?
Во время масштабирования и выхода на новые рынки компания столкнулась с некоторыми сложностями в организации процессов, которые коснулись хранения данных клиентов, ручной обработки части задач, что отнимало много времени и не рационально использовался труд специалистов отделов продаж. Необходимо было навести порядок и пересмотреть подходы к указанным выше процессам.
Первыми результатами проделанной работы по автоматизации поделился Сидин Никита Сергеевич, руководитель отдела развития клиентской базы РУПТП «Оршанский льнокомбинат».
– комментирует руководитель.«До внедрения инструмента автоматизации (на платформе Битрикс24) наша операционная работа была настоящим испытанием для сотрудников. Главной проблемой было то, что информация о клиентах и их обращениях часто терялась»,
У каждого сотрудника был свой способ ведения данных: кто-то использовал таблицы в Excel, кто-то переписывался с клиентами в мессенджерах, а часть информации оставалась на почте у сотрудника. Это создавало огромную путаницу, потому что данные хранились без системы и в разных источниках, никем не анализировались и не использовались другими сотрудниками.
Ещё одной серьёзной «болью» было то, что многие повседневные операции выполнялись вручную: от отслеживания сделок до заполнения отчетов. Это замедляло процесс и перераспределяло фокус внимания на операционные и рутинные задачи.
Начало внедрения Битрикс24
– комментирует Сидин Никита Сергеевич.О Битрикс24 мы узнали, когда наше предприятие возглавил новый генеральный директор – Олег Алексеевич Буянов, по его опыту работы эта система уже была внедрена и хорошо себя зарекомендовала,
Олег Алексеевич сразу предложил внедрить онлайн-сервис Битрикс24 в нашем предприятии, понимая, что процессы реализации продукции нуждаются в упорядочении и автоматизации. Изучив все имеющиеся программные продукты в этой области, мы решили протестировать этот сервис, чтобы упорядочить работу с клиентами, организовать работу с задачами более эффективно и систематизировать хранение всей значимой информации для продаж.
В первую очередь мы обратились к интегратору ООО «Прагма-Солюшен» для профессиональной настройки системы. Их экспертиза позволила нам грамотно и эффективно внедрить CRM (систему управления взаимоотношениями с клиентами). С их помощью мы внедрили систему учёта обращений. Это стало нашим главным приоритетом: все обращения клиентов начали фиксироваться в CRM, что позволило получить ясную картину того, с кем мы работаем и на каком этапе находятся каждая сделка.
Одновременно мы настроили базовые автоматизации, связанные с хранением данных. Теперь вся информация находится на общем диске, что помогло избавиться от хаоса с разрозненными файлами. Каждый сотрудник получил доступ к актуальным данным в любое время, что значительно ускорило процессы и улучшило координацию между отделами.
Что мы получили в итоге
- Систематизировали работу с клиентами. Вся информация о клиентах теперь хранится в одном месте, все обращения обрабатываются.
- Автоматизировали рутинные процессы, касающиеся обработки и хранения данных. Это значительно упростило повседневную работу: помогло сократить время на выполнение повторяющихся задач и минимизировать количество ошибок.
- Прозрачность и контроль. Мы хотели, чтобы в любой момент можно было легко отследить этап сделок и задач, исполнителей задач и видеть текущие результаты работы. Теперь все процессы можем наблюдать в режиме реального времени.
- Внедрили аналитику. Для получения более точные данных по обращениям и продажам. Это позволило лучше понимать, откуда приходят клиенты, как проходят сделки и что влияет на их успешность. Такие сведения помогают принимать взвешенные решения для повышения эффективности бизнеса.
Реакция команды на изменения
Внедрение CRM существенно улучшило взаимодействие с нашими дилерами. Теперь они могут получать входящие обращения от потенциальных клиентов, что позволяет нам быстрее реагировать на их запросы и повышает общую производительность отделов продаж. Это значительно упрощает процесс обработки заказов и улучшает качество обслуживания клиентов.
Одним из самых полезных инструментов стал общий диск Битрикс24. Он предоставляет дилерам доступ к рабочим файлам из любого места, где есть интернет. Мы также настроили доступ к определённым разделам на общем диске, чтобы дилеры всегда могли найти нужные им данные.
Для оперативного решения различных вопросов мы пользуемся мессенджером Битрикс24, где создали несколько внешних чатов, в которых дилеры могут напрямую общаться с руководством. Этот инструмент позитивно влияет на эффективность совместной работы с территориально удалёнными дилерами. На платформе онлайн-сервиса Битрикс24 мы создали единое информационное пространство, где теперь слаженно работают представители дилерской сети и команды комбината.
Использование AI-помощника Copilot
Один из самых востребованных инструментов в нашей работе, который значительно упростил обработку сообщений в электронной почте. Теперь сотрудники могут быстро отвечать на обращения, а благодаря созданным скриптам не тратят время на формулировку ответов. Это ускоряет коммуникацию с клиентами и помогает оперативно решать их запросы.
Кроме того, Copilot играет важную роль в анализе звонков по IP-телефонии. Он автоматически транскрибирует разговоры, заполняет карточку CRM и предоставляет необходимые данные по сделке, что позволяет менеджерам лучше понимать потребности клиентов и улучшать качество обслуживания.
Внедрение Битрикс24 на РУПТП «Оршанский льнокомбинат» стало ключевым шагом в цифровой трансформации компании. Производительность отдела продаж увеличилась на 20%, а сотрудники теперь тратят на 90 минут меньше своего времени на выполнение рутинных задач.
Прозрачность процессов и понятная коммуникация между отделами, а также интеграция дилеров в общие чаты и задачи, обеспечили возможность оперативного взаимодействия между территориально распределёнными участниками команды.
