Автоматизация сократила ручной труд, ускорила работу и принесла экономию в десятки тысяч рублей: теперь компания обрабатывает больше заказов без лишних усилий. Как именно это удалось сделать с помощью онлайн-сервиса «Битрикс24» — рассказываем в кейсе.
Заказов много, а работать всё сложнее
До внедрения «Битрикс24» цветочный бизнес велся одновременно в нескольких инструментах. Текущая система приёма и обработки заказов была сложной: менеджеру приходилось вносить все данные вручную.
- Через админку сайта принимались и обрабатывались заказы.
- Данные вручную переносились в программу «МойСклад», где сверялись остатки.
- Использовались одновременно 4–5 Excel-таблиц для управления заказами, сборки букетов, доставок и подписок.
- Платежи вне сайта выставлялись вручную через биллинговую систему.
- Большая часть переписки с клиентами велась в Direct Instagram, и данные также вносились вручную.
Сотрудники не успевали: процесс стал рутинным, хаотичным и часто приводил к ошибкам. Так продолжать было нельзя — о масштабировании бизнеса можно было только мечтать. Команда Present Simple решила внедрить CRM и объединить все процессы в одной системе. Выбор остановился на платформе «Битрикс24» — здесь есть всё: от CRM и автоматических бизнес-процессов до инструментов для совместной работы.
Для реализации проекта компания обратилась к команде «Правильных интеграторов», с которой была выстроена «дорожная карта» по внедрению:
- создать единую базу данных, в которой хранится информация о клиентах, заказах и товарах;
- настроить воронки продаж для разных типов товаров;
- реализовать интеграцию «Битрикс24» с «МойСклад» и интернет-магазином со сквозным процессом сборки букетов (задачи флористам, фото в карточке, списание остатков);
- настроить автоматические бизнес-процессы;
- разработать систему отчётности.
Как автоматизация изменила работу Present Simple: опыт внедрения от «Правильных интеграторов»
Заказы теперь создаются автоматически.
Клиент оформил заказ на сайте — он сразу попадает в CRM. Написал в Instagram — переписка тоже фиксируется. Пришёл в офлайн-магазин — продавец тут же добавляет заказ. Всё сходится в одном окне: видно, куда доставлять, что отправлять, кто клиент и какая у него история покупок.
Ошибки с остатками ушли в прошлое.
Система проверяет, есть ли товар на складе. Если позиции нет — заказ не закрыть, пока не проверят остатки. А если товар есть, CRM моментально резервирует его. Теперь исключена ситуация, когда один и тот же экземпляр продают нескольким клиентам: система гарантирует, что уникальный товар достанется только одному покупателю.
— поделился Роман Сытько, основатель и директор ООО «Правильные интеграторы».— Раньше сотрудники работали в “МойСклад“ под отдельными учётными записями и параллельно вели по 4–5 Excel-таблиц. Всё приходилось переносить вручную, и на это уходило до 4–5 часов каждый день. После внедрения “Битрикс24“ остались всего две учётные записи — для администратора и склада, а все процессы перенесли в единую систему. В итоге один менеджер сегодня обрабатывает в 2–3 раза больше заказов и делает это без ошибок»,
Автоматизация сборки букетов.
Раньше флористы работали через сторонние таблицы: переписывали пожелания клиентов, отправляли фото в мессенджеры. Отчётность по зарплате тоже велась вручную: руководитель раз в месяц перебирал смены, сопоставлял выручку по каждому флористу и тратил на это целый день — с неизбежными ошибками.
— поделилась Юлия Ковалева, директор и соучредитель ООО «Презент Симпл».— Теперь всё в CRM. Флористы сразу видят задание, меняют статусы и загружают фото букета прямо в приложение. Отчёты по выручке и зарплате строятся автоматически в реальном времени: руководитель в любой момент видит полную картину, а каждый флорист может проверить свой заработок. Ошибки исключены, процесс стал быстрым и прозрачным,
Сборка ускорилась вдвое.
Благодаря интеграции «Битрикс24» с «МойСклад» теперь при сборке заказа достаточно просто отсканировать штрихкод на товаре — и позиция не только находится в каталоге, но и автоматически добавляется в сделку. Время на оформление заказа сократилось минимум в 2 раза.
Подписки работают.
Раньше флористам приходилось запоминать, какие букеты уже отправляли подписчику. Теперь в CRM есть папка с фото всех доставок: цвета и стиль не повторяются. Для клиентов с подпиской система каждый месяц автоматически создаёт новую сделку, сама считает, сколько доставок осталось в пакете, и ставит напоминания менеджеру. Всё идёт по расписанию, ничего не забывается, а клиент всегда получает свежий уникальный букет.
Оплата стала проще.
Теперь менеджер прямо из сделки в «Битрикс24» в один клик создаёт ссылку на оплату и отправляет её клиенту — в мессенджер или Instagram. После оплаты статус автоматически обновляется в CRM, поэтому не нужно отдельно заходить в биллинг и проверять вручную. Всё фиксируется в системе без лишних действий.
— поделился Роман Сытько, основатель и директор ООО «Правильные интеграторы».— Внедрение «Битрикс24» почти всегда начинается с пересмотра самих процессов, прежде чем их автоматизировать. Так было и здесь: вместе с Present Simple мы переработали логику работы доставки. Теперь клиент при оформлении заказа выбирает удобный временной интервал — например, «с 9 до 12» или «с 12 до 15». Благодаря этому курьеры получают заранее составленный маршрут и чёткий график, а команда перестала жить в режиме постоянных «срочных заказов». Теперь доставка — не хаос, а чёткий процесс,
Результаты
- В 3 раза быстрее — оформление и обработка заказов без ручного копирования.
- Экономия $1000 в год — меньше лицензий в «МойСклад» и отказ от лишних инструментов.
- На каждого менеджера — в 2–3 раза больше заказов за счёт сокращения времени на рутинные задачи.
- 0 ошибок с остатками — система автоматически резервирует товар и не даёт продать его дважды.
- Прозрачная работа флористов — автоматическая отчётность по сменам и зарплате, всё видно в реальном времени.
- Подписки под контролем — сделки и напоминания создаются автоматически, букеты не повторяются.
- Оплата и доставка без хаоса — ссылки на оплату прямо из сделки, предсказуемое планирование маршрутов.
