Кейс группы компаний «СТиМ»

Как повысить эффективность 1000+ сотрудников с помощью корпоративного портала

С момента своего основания “СТиМ” превратилась в крупного игрока отрасли, объединив более 10 юридических лиц и более тысячи сотрудников. Как грамотно организовать рабочие процессы и коммуникацию в такой большой и распределенной команде, рассказывает Дмитрий Гайдук, заместитель генерального директора ГК “СТиМ”.

"Особенностью нашей группы компаний является активное использование B2B и B2G моделей взаимодействия с клиентами, что требует высокой степени организации внутренних процессов. На большом предприятии неизбежно возникает потребность сделать процесс внутренней коммуникации между отделами и сотрудниками простым и удобным. Если в компании работает телефонное право, то нужная информация часто забывается или теряется. Кто, что, кому сказал или написал, проверили вовремя почту или нет, ответили клиенту или забыли, кто отвечает за задачу, где “завис” договор – такая путаница в нашей сфере недопустима."

В этом контексте ключевым решением для нас стал корпоративный портал на базе Битрикс24, внедрением которого занимались эксперты из компании Atevi Systems. И все стало прозрачнее и быстрее. Я помню, как было до, и вижу, как стало сейчас – по отдельным процессам эффективность увеличилась на порядок!

Корпоративный портал для наших сотрудников – это центральная платформа для управления, коммуникации и документооборота. Это удобно.

Во-первых, не нужно переключаться между разными вкладками и программами - документы, задачи, обсуждения, планы, протоколы совещаний и даже каталог книг из корпоративной библиотеки хранятся в одном месте.

Во-вторых, наши сотрудники работают в разных городах и странах, в нескольких часовых поясах. Корпоративный портал позволяет общаться с коллегами, делиться новостями, обсуждать проекты так, будто все находятся в одном месте.

В-третьих, мы активно пользуемся таск-трекером. Ставим задачи, назначаем ответственных, распределяем поручения. Для меня как для управленца важен порядок в задачах. В Битрикс24 я могу легко контролировать выполнение, отслеживать, кто, что и когда должен сделать, видеть просроченные дела.

Что еще важно для большой команды – мы активно пользуемся календарем и бронированием переговорных в Битрикс24. Бывают встречи с большим количеством участников из разных структурных подразделений. По видеосвязи могут подключаться коллеги из других городов. Согласовать время встречи для каждого не так просто, особенно если это руководители. Плюс у нас несколько переговорных в разных локациях. С функционалом корпоративного портала организовать такую встречу секретарю гораздо проще. Ведь в системе видны все свободные слоты у каждого, загруженность переговорных, можно сопоставить календари всех участников.

В Битрикс24 масса инструментов. Для нашей группы компаний особенно важны те, которые обеспечивают единое цифровое пространство для совместной работы и коммуникации команды. Производство у нас работает в ERP. Поэтому CRM Битрикс24 мы используем только в части тендеров. Специалисты отслеживают тендеры, они попадают в CRM и проходят заданные этапы – каждая служба должна сделать свой расчет, выставить коммерческое предложение и так далее.

Также в Битрикс24 мы привязали к функционалу бизнес-процессов “красные кнопки” – обращения сотрудников в IT-поддержку и в службу главного инженера. Это как единая точка входа – человек нажимает кнопку, в поле пишет, в чем проблема, и автоматически ставиться задача ответственному специалисту.

И, наконец, важный момент для компаний с распределенной структурой и большим количеством удаленных подразделений – это процесс согласования. Сейчас мы всё согласовываем через корпоративный портал одним нажатием кнопки “Согласовано”.

Мы работаем по всей Беларуси, России, в других странах. Руководители могут уехать в командировку или выехать на объект. В это время могут возникнуть уточняющие вопросы или правки в документы. А если человек находится, например, в Хабаровске? Он в начале рабочего дня может посмотреть проект, а у нас в Минске в это время еще ночь. Не могу представить, сколько времени уходило бы на согласование без Битрикс24. Сейчас же всё решается в течение суток.

С учетом того, что в нашей ключевой отрасли – дорожной разметке – ярко выраженная сезонность, то мобильное приложение Битрикс24 для многих сотрудников становится основным “местом работы”. У команды включается своеобразный дорожный режим – срочно надо отремонтировать, покрасить, подлатать. И при этом надо оставаться на связи и оперативно реагировать на изменения в проектах, даже находясь вне офиса. Тут уже не до компьютера или ноутбука, вся коммуникация и совместная работа идет через телефон.

Без корпоративного портала рабочая скорость наших предприятий точно была бы ниже. Понадобился бы дополнительный персонал, а, значит, и увеличение ФОТ, просто для того, чтобы выполнять какие-то рутинные операции. И это уже не говоря про внутренние процессы и управление информацией внутри компании.