Кейс компании «Медведев и К»

ООО «МЕДВЕДЕВ И К» занимается производством дверей под заказ и типовых моделей, розничной и дилерской продажей, а также монтажом дверей.

О том, как в компании оцифровывают производство и отдел продаж, рассказал основатель и директор консалтингового агентства Pragma Кирилл Рассолько.

На первичной встрече с клиентом мы определили возможные точки роста и автоматизации компании. Отдельно сделали анализ производства и отдела продаж. Команда бизнес-аналитиков и бизнес-процессологов отправилась на производство в Борисов и в Минск – где у компании находятся отдел продаж и торговые павильоны.
По результатам выездных встреч мы составили карту, описывающую бизнес-процессы, производство и отдел продаж. На её основе разработали техническое задание и план внедрения CRM.

Основные цели проекта

• обеспечить бесшовное взаимодействие отдела продаж с производством и бухгалтерией;
• увеличить эффективность работы на каждом из этапов, автоматизировать все цикличные процессы;
• переделать интернет-магазин компании, синхронизировать его с CRM-системой.

Задачи автоматизации отдела продаж

• Обеспечить эффективную обработку всех входящих обращений. Фиксация в CRM-системе лидов и источников их получения.
• Настроить сквозную аналитику для оптимизации рекламных бюджетов и расчёта ROI.

Решение

Для автоматической фиксации всех обращений клиентов мы внедрили IP–Телефонию LiraX с динамическим коллтрекингом.

Увеличение количества точек касания с заказчиками повышает конверсию отдела продаж, но при этом растет нагрузка на менеджеров. Чтобы не расширять штат и высвободить дополнительное время сотрудников отдела, мы автоматизировали систему постановки задач и контроля их исполнения. Затем – такие базовые цикличные бизнес-процессы, как генерация первичной документации, договоры, акты и прочее. Также автоматизировали бизнес-процесс, связанный с рекламациями, поступающими в отдел продаж.

Чтобы наладить взаимосвязь отдела продаж с производством мы разработали систему генерации заказ-наряда, которая создает картинку будущей двери. Большая часть заявок фабрики — это не типовые модели, а двери под заказ, где должны быть учтены все пожелания клиента. На картинке отображаются все детали двери: тип открывания, количество петель, их расположение, глазок, ручка, контуры уплотнения, наличники и т. п.

Сочетание этих параметров может образовывать тысячи разных комбинаций. Данная картинка является составной частью заказ-наряда, в котором указаны все типы работ, которые должны быть проделаны, материалы и другие параметры двери.

Только после подписи клиента заказ-наряд автоматически передаётся на производство и становится в очередь на изготовление. Чтобы заказчику не приходилось лишний раз приезжать в офис, а менеджерам – отвлекаться от работы, мы интегрировали систему электронных подписей.

В CRM «Битрикс24» мы создали Базу знаний, в которой выделили несколько разделов: Продажи, Технические знания и Видеоуроки по использованию настроенной под заказчика CRM-системы и IP-телефонии. Информацию в базе данных мы обновляем постоянно. В ближайшее время для автоматизации обучения новых сотрудников и повышения уровня знаний текущих – запустим систему тестирования и экзаменов по материалам из базы.

В данный момент мы разрабатываем специализированный калькулятор для расчета точной себестоимости дверей, включая материалы и работы. Номенклатура деталей, использованных при производстве, будет связана с учетной системой 1С.

Просчет стоимости двери требует много времени и специализированных инженерных знаний. Досконально продумав все формулы и сочетания материалов, мы исключим ошибки в расчетах и в десятки раз сократим время, необходимое менеджерам на такие работы. Сотрудник сможет делать калькуляцию во время телефонного разговора с клиентом. После чего будет автоматически генерироваться коммерческое предложение и отправляться заказчику для согласования. Клиент увидит не только стоимость двери, но и её вид с внутренней и внешней стороны.

Автоматизация производства

Производство разделено на два направления: входные двери из металла и межкомнатные двери из дерева. Технологический процесс в них значительно отличается друг от друга. По этой причине в CRM-системе мы создали два параллельных производственных канбана, которые на определенных этапах могут пересекаться.

Например, если нужно отделать металлическую дверь МДФ, то заказ перейдет из канбана металлических дверей в деревянные, пройдёт там нужные этапы и вернется обратно в свой канбан.

От отдела продаж на производство поступает заказ-наряд. Если в нем несколько изделий, то система автоматически разбивает их на элементы, чтобы составляющие заказа могли по-отдельности двигаться по канбану производства.

Заказ проходит следующие технологические этапы: заготовка, резка, гибка, сварка, покраска, установка фурнитуры – после чего передается на склад. Отдел продаж (логист) получает уведомление только когда все двери из данного заказа готовы.

Мы разработали систему маркировки деталей на основе QR-кодов, которые автоматически генерируются, распечатываются и наклеиваются на заготовки.

При поступлении маркированной заготовки, рабочие в цеху сканируют QR-код камерой своего смартфона. При считывании кода происходит учет детали и ее движение по производственному канбану. Таким образом рабочему не нужно напрямую взаимодействовать с CRM-системой.

Благодаря системе маркировки можно отследить похождения детали на всех этапах производства и рассчитать количество итераций, совершенных работником, с учётом их сложности. Это позволяет привязать оплату труда к фактической выработке, а не к нормо-часу.

Данную систему можно доработать, чтобы при считывании кода рабочий получал подробную информацию о заказе: технологическую карту, инструкцию по сборке, перечень деталей и работ, которые необходимо проделать в рамках задания.

И это только начало!

Проделанная работа – фундамент для более глубокой автоматизации компании. В планах – внедрить финансовый и складской учет, разработать KPI для всех сотрудников, настроить полную отчетность через Power BI, внедрить CRM маркетинг с системой стратегического годового планирования. Для улучшения сервисности работы с дилерами компании в регионах и других странах планируем запустить дилерские кабинеты.