Клининговый прорыв: как Битрикс24 помог ООО «Фрешрум» навести порядок в бизнесе
| Компания ООО «Фрешрум» начала свою работу в 2018 году. Сегодня это надëжный поставщик клининговых услуг и химчистки мебели в Беларуси. С самого старта команда стремилась к высокому качеству работы и росту на региональных рынках. Однако быстро стало понятно, что для масштабирования нужно упорядочить внутренние процессы и взаимодействие с клиентами. |
Когда Google Таблицы перестали справляться
| «Сначала мы хранили все заказы в Google Таблицах. Работало нормально, пока объемы были небольшими. Но когда заказов стало больше, таблицы превратились в хаос. Ошибки, задержки, недовольные клиенты — всё это тормозило бизнес», — вспоминает Дмитрий Петров, CEO компании. |  |
На первых порах такая система оказалась удобной. Можно было быстро создать таблицу, настроить фильтры, добавить формулы. Но чем больше становилось клиентов, тем сложнее было контролировать процессы. Менеджеры путались в данных, не замечали срочных заявок, забывали о важных комментариях. Проблемы копились как снежный ком:
- одни заказы терялись совсем;
- по другому не обеспечили время назначения сотрудника;
- решение задач было стихийным, что вызывало конфликты внутри команды.
Иногда мастер выезжал на заказ без необходимого оборудования, а клинеры тратили больше времени на согласование, вместо того, чтобы работать. Всё это отражалось на качестве.
| Дмитрий отмечает: «Мы осознали, что так дальше вести бизнес невозможно. Компания росла, но старые методы управления данными не справлялись а лишь создавали препятствия. Проблема стала критической, когда из-за сбоя в таблицах сразу три крупных заказа поступили несогласованными, и компания потеряла время на обработку и согласование. Тогда было принято решение: нужно найти новую систему, способную автоматизировать и упорядочить процессы. | |
Были определены внутренние цели, а именно:
- доводить каждую заявку до конца, не теряя ее из виду;
- эффективно и равномерно распределять нагрузку и задачи между сотрудниками;
- выстроить четкую логистику, чтобы клинеры и мастера химчистки работали как единый механизм.
Поиск решений и первые шаги в автоматизации
Когда стало ясно, что для эффективного управления продажами и клиентскими отношениями нужна полноценная система, остановились на онлайн-сервисе “Битрикс24”. Зарегистрировали портал и начали с самого простого тарифа, чтобы понять, подходит ли эта платформа для наших целей.
| Однако команда росла, а количество заказов увеличивалось, и вскоре мы поняли, что требуется инструмент помощнее. В итоге выбрали тариф «Профессиональный», который дал нам удобные возможности для работы с заявками (Лиды и Сделки), внутрикомандного общения (Чаты) и планирования задач. «Эта система стала опорой для бизнеса: потребности клиентов, задачи для клинеров — всё в одном месте», — делится Дмитрий Петров. | |
Начали с интеграции всех каналов связи через открытые линии. Подключили телефонию: сначала через «Мои звонки», а затем перешли на более мощную «ВАТС А1». Важным шагом также стало подключение сайта для сбора заявок — теперь они сразу попадали в систему. Настроили воронки лидов и сделок, чтобы каждый запрос обрабатывался автоматически и не терялся на пути.
Как теперь всё устроено:
- Все заявки в системе. Заявки с сайта автоматически попадают в CRM, исключая риск потери данных.
- Чёткие воронки продаж. Каждая заявка проходит через этапы — от обращения до выполнения.
- Автоматизация задач. Клинеры и мастера получают задачи за сутки до выезда. После выполнения они отмечают статус, что упрощает контроль.
- Телефония. Сначала подключили сервис «Мои звонки», затем перешли на «ВАТС А1». Все звонки фиксируются, что помогает не терять контакты с клиентами.
Когда число пользователей системы превысило 100, компания перешла на тариф «Энтерпрайз». Это дало новые возможности для масштабирования. Мы настроили кастомные отчёты для учёта сделок и начислений, автоматизировали складские операции, освоили новые региональные воронки для управления заявками.
| «Мы сразу поняли: успех зависит от того, насколько быстро команда освоит систему. Поэтому обучение стало первым шагом. Интеграторы «МЕДИАСОЛЬ» помогли настроить всё под наши задачи и оперативно решали возникающие вопросы», — рассказывает Дмитрий Петров. | |
Команда интеграторов настроила:
- автоматическую постановку задач сотрудникам;
- ограничение доступа к данным клиентов;
- отчёты по сделкам и начислениям.
Сотрудники быстро адаптировались: процессы стали более прозрачными, а система — удобной и интуитивно понятной.
Результаты:
Внедрение Битрикс24 стало для ООО «Фрешрум» настоящим прорывом:
- Производительность сотрудников выросла на 30%. Всё благодаря тому, что задачи стали чётко организованы, а процессы — автоматизированы. Работать стало проще и быстрее.
- Время обработки заявок сократилось на 40%. Прозрачные воронки и автоматическое фиксирование всех данных избавили от бумажной волокиты и ошибок.
- Количество повторных обращений выросло на 25%. Клиенты оценили удобство и стабильность сервиса — для нас это главный показатель успеха.
- Ошибок в расчётах и распределении задач стало меньше, благодаря кастомным отчётам, которые позволяют видеть всё по сделке и начислениям.
| Но на этом мы не остановились. С помощью кастомных отчётов команда теперь получает полные данные по каждой сделке и начислениям. Расчёты автоматизированы, и ошибки остались в прошлом. Графики работ, учёт заказов, автоматизация задач — всё это теперь происходит в одном месте. «Мы не только экономим время, но и уверены, что всё делаем правильно. Клиенты довольны, и это лучшая награда за наши усилия», — делится Дмитрий Петров. | |
И ещё одно «секретное оружие» в арсенале ООО «Фрешрум» — AI-помощник CoPilot в Битрикс24. С его помощью мы расшифровываем записи телефонных разговоров. Это позволяет не только улучшить качество обслуживания, но и восстановить детали общения с клиентами, если это нужно. Технологии, которые работают на нас, а не наоборот — вот что делает наш бизнес ещё эффективнее.
