Кейс компании ООО «ВиннерАгро»

Как ведущее гродненское производство кормовых добавок масштабировалось на рынок СНГ с помощью «Битрикс24»

*Фотографии носят иллюстрирующий характер

ООО «ВиннерАгро» с 2012 года занимается производством кормовых добавок и разработкой индивидуальных программ кормления для сельхозпредприятий. Сегодня у компании есть собственное производство и аттестованные склады, аккредитованная лаборатория, представители в каждом регионе Беларуси и филиалы в странах СНГ. Но путь к масштабированию не был простым: с ростом штата и количества клиентов возникли новые вызовы в управлении. Чтобы справиться с ними, компания выбрала онлайн-сервис «Битрикс24».

Когда таблички уже не справляются

— Мы молодое, амбициозное предприятие с большими целями и высокими стандартами, — рассказывает собственник компании. — Со временем количество клиентов увеличивалось, что влекло за собой и увеличение штата. Каждый клиент требует внимания, поэтому расширение персонала было очевидно. Постепенно мы пришли к выводу, что нам необходим единый инструмент, в котором можно организовать совместную работу. Всё держалось на людях, в Excel и на памяти. Но с увеличением числа клиентов и сотрудников, особенно в условиях регионального распределения, стало понятно, что дальше так нельзя.

Стремление выйти на рынок России ускорило наш проект по автоматизации. Чтобы поставлять продукцию за пределы Беларуси, предприятие должно было пройти аттестацию, а это потребовало жёсткой структуризации всех процессов и отчётности. Всё должно быть чётко, прозрачно, документально подтверждено.

Кто настоял на внедрении?

Дмитрий, руководитель отдела продаж ООО «ВиннерАгро», на протяжении полугода продвигал идею внедрения CRM.

— Я понимал, что без подходящего инструмента мы просто упрёмся в потолок. У нас были амбиции, но не было опоры в виде чёткой системы. Многие говорили, что отрасль специфическая, и «сельскохозяйственный сектор — это не про CRM», но в итоге всё-таки решились попробовать. Сначала — отказ. За полгода до старта проекта компания-интегратор «СимметриАрт» уже предлагала внедрение сервиса, но тогда в ООО «ВиннерАгро» не были готовы.

Юрий Сидама, директор «СимметриАрт», вспоминает:

— Когда через несколько месяцев они сами нам позвонили, мы были приятно удивлены. Собственник просто сказал: «Нам нужен ”Битрикс24”. Приходите на встречу».

*Фотографии носят иллюстрирующий характер

Первые шаги и бизнес-цели

На первой встрече Юрий показал демонстрационный портал Битрикс24 и возможности CRM-системы: от организации работы с клиентами и контроля выполнения задач сотрудников до отчетности. Далее обсудили, какие задачи система должна решить в первую очередь:

• Единая клиентская база и прозрачность процессов по каждому клиенту.
• Контроль выездов и мониторинг работы специалистов.
• Работа с отчетностью сотрудников.
• Документооборот.

Выбрали оптимальный подход для проекта: вычленить три ключевые задачи, которые следует решить в первую очередь. В результате сформулировали бизнес-цели для внедрения CRM-системы.

— Предприятие растёт, количество специалистов увеличивается, и контролировать всех сотрудников становится сложнее, — поделился Юрий. — Мы пользуемся простым методом: формально, кратно масштабируем прирост по направлениям бизнес-задач и сразу понимаем, где будут «узкие места». Этот метод помогает нам расставить приоритеты по задачам. Таким образом, работаем поэтапно, выстраивая логику, понятную каждому сотруднику клиента.

Два подразделения, две реальности

Сложность проекта заключалась в том, что автоматизировать нужно было сразу два разных отдела:

• Отдел консультаций — специалисты выезжают на хозяйства, проводят анализ кормов, разрабатывают рекомендации. Много индивидуальных методик, каждая поездка — уникальна.
• Отдел продаж — сотрудники общаются с клиентами, уточняют остатки, потребности, согласуют поставки. Но это не классические продажи «по скрипту» — здесь важны живое общение и гибкость.

— Мы понимали: нужна не просто воронка. Нужно создать две параллельные системы внутри одного портала, — говорит Юрий. — Разделили работу по направлениям, но сохранили целостность.

Что получилось?

• Настроили две отдельные воронки — для консультантов и продавцов. У каждой воронки свои поля, статусы и логика.
• Реализовали контроль выездов с фотоотчётами, прикреплением документов и автоформированием итогового отчёта. Каждая поездка — отдельная сущность в системе.
• Построили календарь посещений: показывает, кто когда и куда выезжал, и что планируется в будущем. Из календаря можно попасть в сделку и посмотреть всю информацию.
• Настроили мобильную работу — сотрудники ведут всю работу прямо с телефона. Отправляют отчёты, заполняют данные, делают фото.
  Запустили «чекин на работе» для новых сотрудников, чтобы понять, кто когда начал день и как продвигается обучение.

Человеческий фактор и обучение

— Мы думали, что будет тяжело, — признаётся собственник. — Коллективы все разные, и реакция на новшества тоже будет разной. Но удивительно: обучение прошло очень живо. Всегда был отклик и живой интерес, задавались вопросы. Огромную роль сыграли руководители подразделений — именно они помогали внедрять систему на участках. Интегратор подстроился под ритм компании: обучение шло поэтапно, на регулярных планёрках. Постепенно сотрудники начали воспринимать систему как помощника, а не как ещё одну «обязанность».

Что сейчас и планы компании

Сегодня в онлайн-сервисе «Битрикс24» полностью ведётся клиентская база. Все обращения фиксируются, отчёты хранятся, действия отслеживаются. Руководители могут видеть, кто и что сделал, сотрудники не теряют важную информацию. Все сотрудники, которые работают на выездах, пользуются понятной системой учёта рабочего времени и оперативно готовят отчёты по запросу руководства. Теперь 100% контроль посещения по фото-отчёту.

— Мы понимаем, что начали действительно управлять, — поделился Дмитрий. — Не просто реагировать, а управлять процессами и развивать свой бизнес.

*Фотографии носят иллюстрирующий характер

Следующий шаг — внедрение базы знаний. Сотрудников становится больше, а обучать каждого с нуля становится всё сложнее. Кроме того, база поможет стандартизировать подход и сохранить экспертизу внутри компании.

— Мы понимаем, что это не конец пути, — заключает собственник. — Но это точно уже другая ступень развития.