Минус хаос, плюс скорость: как «Стройтехнорм» сократил время на обработку документов в 3 раза с «Битрикс24»
С такой ситуацией столкнулось РУП «Стройтехнорм» — головная организация Министерства архитектуры и строительства Беларуси. Здесь разрабатывают технические нормы и стандарты, от которых зависит развитие всей строительной отрасли страны. На базе предприятия работают 16 технических комитетов, в штате — 175 сотрудников. Для координации эффективной работы организация выбрала онлайн-сервис «Битрикс24». Но внедрение стало не просто установкой нового софта — это был пересмотр того, как в компании управляют задачами, документами и внутренними коммуникациями.
С какими проблемами столкнулись
- Задачи терялись в потоке информации. Часть поручений приходила по почте, часть — в чатах, что-то передавали устно или записывали на листке бумаги. В итоге было сложно понять, кто за что отвечает и на каком этапе находится работа. Некоторые задачи просто забывались.
- Общение было разрозненным. Информация о проекте расползалась по разным чатам, письмам и личным перепискам. Чтобы собрать всю картину, приходилось тратить время на уточнения и поиски нужных данных.
- Не было общего учёта времени и отсутствий. У каждого сотрудника свой график и причины отсутствия — отпуск, командировка, больничный. Единый календарь отсутствий отсутствовал, и чтобы узнать, кто сейчас на работе, приходилось писать в отдел кадров или выяснять вручную.
- С документами был постоянный хаос. Один и тот же файл мог храниться в нескольких местах и версиях. Если над ним работало несколько человек, было сложно понять, какая версия актуальна. Это приводило к ошибкам и потере времени.
Внедрение
В компании решили внедрять Битрикс24 поэтапно. Первые шаги — настройка базовых инструментов (задачи, чаты, календари и другие простые модули) — сотрудники выполнили самостоятельно. Это помогло быстро запустить систему и вовлечь команду.
Для более сложных задач пригласили партнёра — ООО «СофтСервис». Интегратор создавал цифровые рабочие места, настраивал интеграции, разрабатывал бизнес-процессы, тестировал решения и обучал сотрудников. Работали в тесном контакте: регулярно встречались, обменивались обратной связью и сразу вносили корректировки. Такой подход позволил быстро адаптировать систему под реальные задачи предприятия.
Сегодня «Стройтехнорм» работает в облачной версии «Битрикс24» на тарифе «Энтерпрайз 250».
Этапы внедрения
Этап 1. Учёт отсутствий. Интеграция “1С:Зарплата” и управление персоналом с Битрикс24 позволила автоматически переносить данные из табеля в «График отсутствий». Теперь сотрудники видят актуальную информацию об отпусках и больничных прямо в системе.
Этап 2. Автоматизация документооборота. Настроили сквозной процесс работы с входящей корреспонденцией — от получения письма до подготовки ответа. Делопроизводитель получает документ, уже согласованный всеми подразделениями.
Этап 3. Договорная работа. Создали цифровую площадку для подготовки и согласования договоров, учёта оплат и закрывающих документов. Система интегрирована с “1С:Бухгалтерией”, что позволяет работать с финансовыми документами в одном процессе.
Этап 4. Инициативные письма. Любой сотрудник теперь может сформировать исходящее письмо, отправить его на согласование и передать делопроизводителю для отправки адресату.
Начальник сектора делопроизводства и контроля РУП «Стройтехнорм» Алексей Васильевич Рабчук поделился, какие изменения заметили после внедрения сервиса.
Теперь в Битрикс24 собрана основная масса документов — разложенных по категориям, проектам и задачам. Если раньше нужное письмо приходилось искать через делопроизводителя, то теперь сотрудник сам открывает его в системе и сразу видит весь процесс запроса:
- от кого пришёл;
- номер и дата;
- все вложения;
- стадия рассмотрения, что помогает определить причину невыполнения задачи;
- переход в карточку исходящей корреспонденции с атрибутами и ответом;
- возможность перейти на стадию договорной работы благодаря синхронизации с “1С”.
Битрикс24 стал электронным архивом предприятия. Инструмент «Задачи и проекты» упростил контроль за выполнением поручений. В одном месте можно увидеть, кто и за что отвечает, какие материалы готовит каждый участник, и на какой стадии находится работа.
Обмен информацией ускорился, что особенно важно для предприятия с четырьмя рабочими адресами, включая Брест. Теперь Битрикс24 — это электронный ежедневник, планер с напоминаниями, справочник и мессенджер в одном. Пользоваться им можно и в офисе, и в командировке, и во время удалённой работы.
Ключевым инструментом стал созданный в системе цифровой рабочий кабинет «Документооборот». Он объединил в одном месте обработку всей входящей и исходящей корреспонденции, управление поступающими заявками, а также процессы согласования договоров и актов.
В «Документообороте» работают три смарт-процесса:
- Регистрация корреспонденции — фиксирует поступление входящих писем и регистрацию исходящих;
- Договорная работа — автоматизирует получение, обработку и утверждение документов по заявкам;
- Инициативные письма — структурирует подготовку, согласование и отправку писем, которые инициируют сами сотрудники.
Дальше — ещё амбициознее. Компания планирует полностью автоматизировать работу с заявками: любое обращение, независимо от канала, сразу попадёт в «Битрикс24», автоматически передается в “1С” и вернётся с готовым результатом. Карточка заявки покажет весь путь — от статуса и причин задержки до списка участников и итогов. Параллельно автоматизируют задачи с жёстким контролем сроков и расширят интеграции с внешними сервисами. Всё это сделает работу не только быстрее, но и полностью прозрачной для каждого сотрудника.
