Кейс международного проектного бюро RemBox

ООО “ТуПлан” — современное израильско-белорусское проектное бюро. Занимается оказанием консультационных услуг в сфере строительной инженерии и архитектуры.

У компании несколько офисов в Беларуси и Израиле, более 200 сотрудников и около 1000 успешных проектов по всему миру.

Как в проектном бюро RemBox автоматизировали работу с задачами и создали единый портал для коммуникации офисов в Беларуси и Израиле, рассказывает Дарья Щербакова, специалист по внедрению «Битрикс24» агентства интернет-маркетинга ADENA

– В RemBox работа по проектам строилась следующим образом: руководитель из Израиля по электронной почте присылал список задач тимлиду. Тимлид распределял их между членами команды и контролировал выполнение. До «Битрикс24» бюро работало в Trello. Регистрация одного сотрудника в этом сервисе обходилась руководству в 10 $. А при добавлении всех 200 сотрудников — более 17,5 $ в год. При росте команды несложно подсчитать, какую сумму ежегодно приходилось бы платить компании. Вместе с тем в таком крупном проектном бюро учет затраченного времени на задачи все еще вели в Excel. Эти отчеты помогали руководству контролировать сроки выполнения задач по проектам и рассчитывать надбавки к заработной плате. Однако это отнимало много сил и времени.

Клиент обозначил главную цель внедрения – создать общее пространство для коммуникации филиалов в Беларуси и Израиле. Обучить коллектив работе с порталом CRM Битрикс24, автоматизировать работу с проектами и учет времени на выполнение задач для каждого сотрудника.

Особенно важным для RemBox было обеспечить максимальную конфиденциальность данных на портале Битрикс24. Для этого проектное бюро выделило сотрудника, который контролировал процесс добавления и обучения новых команд, импорт проектов из Trello, настраивал функционал CRM по инструкциям нашего специалиста.

Реализация проекта проходила в несколько этапов:

1. Структура компании

• Добавили на корпоративный портал первых сотрудников. В RemBox около 20 команд. Чтобы облегчить переход в Битрикс24, решили поэтапно добавлять и обучать команды по 10-20 сотрудников.

• Создали структуру филиалов в Беларуси и Израиле. Обучили администратора добавлять команды по направлениям работы бюро (проектирование, строительство и пр.).

• Провели обучение по распределению прав доступа к блокам CRM. Теперь администратор может в любое время настроить для каждого сотрудника отдельный доступ к информации по клиентам и проектам. 

2. Роботы и триггеры в канбане задач

• Согласовали процесс работы с задачами внутри проекта. Автоматизировали канбан задач тимлида с помощью роботов и триггеров. Это упростило контроль выполнения задач и увеличило эффективность работы команды.
• Руководитель отдела ставит задачу тимлиду. Тот – распределяет задачи между членами команды. Если в течении одного дня распределения не происходит, приходит уведомление о том, что задача просрочена. Такое же уведомление видит и руководитель.
• Создали стадии “Новая” — “Выполняется” — “На проверке” — “Выполнена” — “Приостановлена”. 

• На стадии “Выполняется” было настроено 2 триггера:
• Когда сотрудник начал выполнять задачу, она автоматически из стадии “Новая” переходит в “Выполняется”.
• Если тимлид после проверки задачи отправил ее на доработку, то она автоматически появится на стадии “Выполняется”. Сотруднику приходит робот-оповещение, что задачу нужно доделать.
• Также на стадии “Выполняется” настроили два робота:
• Через 5 дней тимлиду приходит напоминание, выполняется ли поставленная задача.
• Если задача не была выполнена в срок, то тимлиду придет сообщение о ее просрочке.
• На стадии “На проверке” настроили:
• Триггер. Когда сотрудник выполнил задачу, она переходит на стадию “На проверке”. При этом тимлиду придет робот-уведомление о необходимости ее проверить.
• Робот. По истечении крайнего срока тимлиду и руководителю из Израиля придут уведомления о просрочке задания.
• На стадии “Выполнена” настроили триггер. Когда задача завершена и прошла проверку тимлида, она сама переходит в стадию “Выполнена”.
• Также на стадии “Выполнена” настроили роботов:
• Автоматическое создание задачи по отправке письма о готовности напрямую заказчику проекта. 
• Если письмо не было отправлено клиенту за 1 день, то тимлиду и менеджеру в Израиле придут оповещения о просрочке.
• Когда задача завершена, менеджеру из Израиля придет сообщение о ее закрытии. Это упростило коммуникацию по проектам между филиалами в разных странах.
• На стадии “Приостановлена” настроили:
• Триггер. Если тимлид отложил выполнение задачи, она перемещается на стадию “Приостановлена”.
• Робот. Через 5, 10 и 15 дней приходят напоминания об отложенном задании. Это помогло уменьшить число “забытых” дел.

3. Работа команд по проектам

• Для команд и их лидеров провели обучение по работе с проектами. Тимлиды создают закрытый проект, добавляют членов своей команды. 

• Подключили корпоративную почту тимлидов. Теперь лидеры команд могут на основе письма от руководства из Израиля сразу создавать задачи и распределять их между подчиненными.
• Провели обучение по привязке элементов CRM (название компании клиента) к задачам. Помимо этого сотрудники могут проставлять свои теги и фильтровать задачи по направлениям работы. Это значительно упрощает поиск, когда задач очень много.
• Научили тимлидов создавать базы знаний и прикреплять их к проектам. Теперь у каждого проекта есть своя техническая документация, методички и инструкции для сотрудников. И все это в одном месте.

• Показали механизм создания отчетов по учету затрат времени на выполнение заданий. Благодаря этому тимлиды могут каждый день создавать сводные отчеты по эффективности работы сотрудников. Рассчитывать надбавки к заработной плате каждого члена команды стало гораздо легче.

• По просьбе заказчика обучили тимлидов добавлять клиентов как экстранет-пользователей в проекты. Теперь каждый клиент может зайти на портал Битрикс24, общаться в общем чате с командой архитекторов и инженеров. Также он может заходить в отчеты по срокам выполнения заданий, контролировать сроки, видеть работу в реальном времени.
• Для укрепления корпоративного духа в работе над проектами обучили сотрудников обмениваться благодарностями в ленте новостей. Теперь и внутри каждого проекта, и в общей ленте новостей есть возможность мотивировать сотрудников за отличную работу.

4. Обучение

• Провели три обучающих встречи: общий обзор инструментов Битрикс24, обучение тимлидов и руководителей управлению порталом, а также отдельных команд по 10-15 сотрудников. Адаптацией и обучением остальных команд занимались тимлиды и администратор портала.
• По мере добавления сотрудников на портал CRM у заказчика возникали вопросы. Некоторые из них мы разбирали на обучающих онлайн-встречах. По просьбе руководства проектного бюро специалисты Адена подготовили несколько инструкций с ответами на все вопросы.
Техническая и консультационная поддержка. Специалисты по внедрению CRM оказывают постоянную поддержку. Из-за политики конфиденциальности в компании заказчика по большинству вопросов составляются подробные инструкции.

Результаты

• Компания перешла из Trello в Битрикс24 без потери задач по текущим проектам. Помимо этого такой переход экономит компании ежегодно около 20 000$.
• Благодаря возможности добавить клиента как экстранет-пользователя и дать ему доступ к отслеживанию сроков выполнения проектов лояльность клиентов к бюро выросла на 15%.
• Каждый тимлид экономит до 7 часов в неделю благодаря подготовке автоматических отчетов в Битрикс24, а не вручную в Excel. Простая фильтрация, понятный интерфейс CRM упростили этот процесс.
• Роботы и триггеры в канбане тимлида автоматизировали контроль за выполнением задач. Эффективность работы команд выросла в среднем на 40%.
• Было создано единое пространство (интранет) для работы всех филиалов в Беларуси и Израиле. Общие чаты, базы знаний, совместные проекты — все это помогло сотрудникам забыть о расстоянии между офисами и эффективно работать всей компанией.

За 3 месяца использования CRM:

1. Добавили и обучили сотрудников: 150+
2. Эффективность команд:  +40%
3. Сэкономлено времени тимлида: ~90ч
4. Сэкономлено в год: ~20 000$

Татьяна Побожная, Team Leader, руководитель команды архитекторов международного проектного бюро RemBox:

– Ценовая политика и количество задач, которые решает Битрикс24, сыграли решающую роль при выборе ПО для командной работы в нашей компании. Очень хорошо, что было обучение и поддержка специалистов, которые помогли освоить нужные инструменты в разы быстрее. После этапа привыкания к работе в новом для команды сервисе, сейчас возникает много идей, как лучше использовать тот или иной функционал, как лучше настроить максимально эффективную работу.