создать бесплатно

Кейс юридической компании «Аврора»

Кейс юридической компании «Аврора»
Команда Битрикс24
11 июля 2022
Обновлена: 1 ноября 2022

ООО “Юридическая компании "Аврора" специализируется на  услугах для бизнеса: регистрация и ликвидация фирм, лицензирование деятельности, взыскание задолженностей, разработка договоров и соглашений, сопровождение инвестиционной и внешнеэкономической деятельности.

К хорошим юристам всегда стоит очередь из клиентов. Без СRM-системы быстро обслужить каждого и не закопаться в ворохе бумаг очень сложно. За автоматизацией процессов и документооборота, экономией времени менеджеров, улучшением коммуникации внутри компании и с клиентами, «Аврора» обратилась к интегратору «Битрикс24», агентству интернет-маркетинга ADENA.

Интранет, воронки, роботы и документы. Какие задачи стояли перед интегратором:

  • Автоматизировать документооборот. Создать шаблоны договоров, счетов и актов для резидентов и нерезидентов Республики Беларусь.
  • Автоматизировать воронку продаж для улучшения работы с клиентами. Настроить роботы-уведомленя на разных стадиях сделки.
  • Создать единое рабочее пространство. Добавить всех сотрудников на портал, настроить права доступа для каждого отдела компании.
  • Подключить онлайн-чат Битрикс24 к сайту и настроить создание лидов из сделок в почтовом ящике.
  • Обучить сотрудников компании работе с новым функционалом CRM Битрикс24.
Реализация проекта проходила в несколько этапов:

1.   Базовые настройки

  • Сделали общие настройки портала: смена адреса и установка названия, настройка графика рабочего времени.
  • Добавили на портал всех сотрудников, создали структуру компании. Распределили права доступа между всеми сотрудниками из разных отделов компании.

Теперь каждый юрист видит только свои сделки и работает только со своей клиентской базой.

2. Воронки сделок и лидов

  • Настроили стандартную воронку лидов со стадиями: Не обработан – В работе – Обработан. Все лиды из почтового ящика и из онлайн-чата на сайте компании проходят эти три стадии перед переходом в категории “Некачественный лид” либо “Качественный лид”
  • Настроили воронку сделок с шестью этапами: Новая – Договор подготовлен и отправлен – В работе – Работа выполнена – Акт подготовлен и отправлен –  Ожидание второй части оплаты. Теперь заказчик контролирует своевременное поступление предоплаты за услуги.
  • Установили роботов. На этапе новой – робот, который автоматически ставит юристу задачу “Подготовить договор”.

На стадиях “В работе” и “Акт подготовлен и отправлен” – робот для копирования сделки в отдельное направление. Теперь офис-менеджер видит все сделки, по которым нужно составить и выслать оригиналы документов.

На этапе «Ожидание второй части оплаты» – робот-уведомление для контроля полной оплаты услуг компании. Все сделки с предоплатой теперь контролируется роботами-напоминаниями. Юристам приходят уведомления о просрочке платежа на 5, 10 и 20 дней.

3.   Карточки сделок, компаний и контактов

  • Полностью настроили карточки сделок. Теперь юристы не тратят часы на составление документов.
  • Добавили пользовательские поля для выбора резидент/нерезидент РБ. Это позволяет сегментировать клиентов и упрощает поиск сделок по Беларуси и в других странах.
  • Разработали представления карточек компаний в CRM. Теперь юрист, заходя в карточку сделки, видит только те поля, которые относятся к выбранному виду организации клиента. Например, в карточке  ИП нерезидента РБ будут только обязательные для заполнения поля на английском языке.

Наличие пользовательских полей позволяет в один клик создать документы с автоматическим добавлением реквизитов ИП и юридических лиц резидентов РБ, ИП и юридических лиц иностранных граждан. В договоры с иностранными клиентами также подтягиваются данные о банках-корреспондентах для расчета в российских рублях, долларах и евро.

4.   Генерация документов

  • Создали шаблоны для генерации 22 документов: договоры, описания заданий и акты для ИП, юридических и физических лиц.  Пакеты документов отличаются в зависимости от типа услуг на разовое или абонентское обслуживание клиентов.
  • В «Авроре» зарегистрированы два индивидуальных предпринимателя и одно юридическое лицо. Для упрощения работы с документами добавили новое пользовательское поле в виде списка. Так реквизиты конкретного ИП или юридического лица автоматически подтягиваются в договоры, счета и акты.

5.   Сбор заявок с сайта

  • К сайту подключили онлайн-чат. Теперь все потенциальные клиенты автоматически попадают в воронку лидов.
  • Подключили к порталу корпоративную почту заказчика. Для того, чтобы исключить попадания нецелевых писем в воронку, научили сотрудников выгружать заявки в CRM вручную.

6.   Обучение
  • Обучили сотрудников работе с CRM и шаблонами документов. Помогли адаптироваться к новому процессу работы с заявками и документами.
  • Научили руководителя компании добавлять/удалять сотрудников с портала, распределять доступ к отдельным блокам Битрикс24.
Результаты

  • Автоматизация процессов и документооборота экономит 15 часов рабочего времени в месяц каждому сотруднику.
  • Увеличилась эффективность работы внутри компании за счет создания воронки сделок с роботами-напоминаниями. Благодаря этому число необработанных заявок уменьшилось на 35 %.

Бесплатно. Неограниченно. Онлайн.
Битрикс24 - это место, где каждый может общаться, совместно работать над задачами и проектами, управлять клиентами и делать гораздо больше.
создать бесплатно
Вам также может понравиться
В компании ZIP24 сформировалась своя экосистема
Кейс компании MODUM
Как провести автоматизацию бизнеса правильно
Бесшовная коммуникация между отделами и автоматизация процесса сделки