ООО “Юридическая компании "Аврора" специализируется на услугах для бизнеса: регистрация и ликвидация фирм, лицензирование деятельности, взыскание задолженностей, разработка договоров и соглашений, сопровождение инвестиционной и внешнеэкономической деятельности.
Интранет, воронки, роботы и документы. Какие задачи стояли перед интегратором:
- Автоматизировать документооборот. Создать шаблоны договоров, счетов и актов для резидентов и нерезидентов Республики Беларусь.
- Автоматизировать воронку продаж для улучшения работы с клиентами. Настроить роботы-уведомленя на разных стадиях сделки.
- Создать единое рабочее пространство. Добавить всех сотрудников на портал, настроить права доступа для каждого отдела компании.
- Подключить онлайн-чат Битрикс24 к сайту и настроить создание лидов из сделок в почтовом ящике.
- Обучить сотрудников компании работе с новым функционалом CRM Битрикс24.
Реализация проекта проходила в несколько этапов:
1. Базовые настройки
- Сделали общие настройки портала: смена адреса и установка названия, настройка графика рабочего времени.
- Добавили на портал всех сотрудников, создали структуру компании. Распределили права доступа между всеми сотрудниками из разных отделов компании.
Теперь каждый юрист видит только свои сделки и работает только со своей клиентской базой.
2. Воронки сделок и лидов
- Настроили стандартную воронку лидов со стадиями: Не обработан – В работе – Обработан. Все лиды из почтового ящика и из онлайн-чата на сайте компании проходят эти три стадии перед переходом в категории “Некачественный лид” либо “Качественный лид”
- Настроили воронку сделок с шестью этапами: Новая – Договор подготовлен и отправлен – В работе – Работа выполнена – Акт подготовлен и отправлен – Ожидание второй части оплаты. Теперь заказчик контролирует своевременное поступление предоплаты за услуги.
- Установили роботов. На этапе новой – робот, который автоматически ставит юристу задачу “Подготовить договор”.
На стадиях “В работе” и “Акт подготовлен и отправлен” – робот для копирования сделки в отдельное направление. Теперь офис-менеджер видит все сделки, по которым нужно составить и выслать оригиналы документов.
На этапе «Ожидание второй части оплаты» – робот-уведомление для контроля полной оплаты услуг компании. Все сделки с предоплатой теперь контролируется роботами-напоминаниями. Юристам приходят уведомления о просрочке платежа на 5, 10 и 20 дней.
3. Карточки сделок, компаний и контактов
- Полностью настроили карточки сделок. Теперь юристы не тратят часы на составление документов.
- Добавили пользовательские поля для выбора резидент/нерезидент РБ. Это позволяет сегментировать клиентов и упрощает поиск сделок по Беларуси и в других странах.
- Разработали представления карточек компаний в CRM. Теперь юрист, заходя в карточку сделки, видит только те поля, которые относятся к выбранному виду организации клиента. Например, в карточке ИП нерезидента РБ будут только обязательные для заполнения поля на английском языке.
Наличие пользовательских полей позволяет в один клик создать документы с автоматическим добавлением реквизитов ИП и юридических лиц резидентов РБ, ИП и юридических лиц иностранных граждан. В договоры с иностранными клиентами также подтягиваются данные о банках-корреспондентах для расчета в российских рублях, долларах и евро.
4. Генерация документов
- Создали шаблоны для генерации 22 документов: договоры, описания заданий и акты для ИП, юридических и физических лиц. Пакеты документов отличаются в зависимости от типа услуг на разовое или абонентское обслуживание клиентов.
- В «Авроре» зарегистрированы два индивидуальных предпринимателя и одно юридическое лицо. Для упрощения работы с документами добавили новое пользовательское поле в виде списка. Так реквизиты конкретного ИП или юридического лица автоматически подтягиваются в договоры, счета и акты.
5. Сбор заявок с сайта
- К сайту подключили онлайн-чат. Теперь все потенциальные клиенты автоматически попадают в воронку лидов.
- Подключили к порталу корпоративную почту заказчика. Для того, чтобы исключить попадания нецелевых писем в воронку, научили сотрудников выгружать заявки в CRM вручную.
6. Обучение
- Обучили сотрудников работе с CRM и шаблонами документов. Помогли адаптироваться к новому процессу работы с заявками и документами.
- Научили руководителя компании добавлять/удалять сотрудников с портала, распределять доступ к отдельным блокам Битрикс24.