«Максимус»: как автоматизация в Битрикс24 помогла школе дополнительного образования справиться с ростом заявок

О компании

«Максимус» работает как с младшими школьниками, так и со старшими детьми, делая акцент на развитие логики, внимания и навыков, которые помогают ребёнку учиться успешнее. С ростом числа филиалов и онлайн-учеников стало очевидно: что привычных инструментов — таблиц, мессенджеров и ручного контроля — уже не хватает.

Что стало триггером для изменений?

Компания оказалась в ситуации, когда количество заявок начало расти лавинообразно. Обрабатывать все запросы вручную стало невозможно, и часть обращений просто терялась. Это означало, что семья, оставившая заявку на обучение, могла не дождаться обратную связь.

— «Мы видели, что теряем клиентов не из-за качества программ или работы преподавателей, а из-за отсутствия системы. Всё держалось на внимательности людей, а не на процессах. Нужно было срочно менять подход, иначе рост превратился бы в проблему», — рассказывает директор ООО «Школа интеллектуального развития «Максимус» Алексей Леонидович Зубарь.

Параллельно появилась потребность в прозрачных процессах: фиксировать оплаты, контролировать расписание, учитывать посещаемость и вести внутренние задачи так, чтобы ничего не упускать.

Почему выбрали Битрикс24?

Компания рассматривала несколько решений, но именно Битрикс24 оказался оптимальным:

• Гибкость и масштабируемость — можно вести и продажи, и внутренние процессы.
• Интеграции через API — связь онлайн-платформы и CRM без ручного труда.
• Простота для сотрудников — интерфейс понятен даже тем, кто впервые работает с CRM.

— «Нам нужна была не просто CRM, а единая система, которая будет расти вместе с нами и автоматизировать всё, что раньше делалось вручную», — отмечает команда проекта.

Как проходило внедрение?

Для реализации проекта компания обратилась к команде «Итач-Софт»:

1. Интеграция сайта с CRM
   Первым шагом настроили интеграцию сайта с Битрикс24. Теперь все заявки автоматически фиксируются и создаются как лиды. Менеджерам не нужно вручную переносить информацию, а родители получают обратную связь без задержек. Это позволило устранить главный риск — потерю обращений.
2. Подключение IP-телефонии
   Далее была внедрена IP-телефония. Все звонки от родителей и новых клиентов теперь фиксируются в CRM. На их основе создаются лиды, а руководство получает полный журнал звонков. Это повысило прозрачность и дисциплину отдела продаж.
3. Интеграция с онлайн-платформой по API
   Следующим этапом стала глубокая интеграция онлайн-платформы и CRM. Теперь в Битрикс24 автоматически подтягиваются:
   - оплаты студентов — все транзакции отображаются в CRM и сразу привязываются к конкретным клиентам. Это позволяет видеть финансовую картину по каждому ученику;
   - расписание занятий — синхронизировано с CRM. Студенты и преподаватели получают автоматические напоминания, что сократило количество пропусков;
   - группы студентов — состав групп и динамика их изменения фиксируются в системе. Это облегчило контроль посещаемости и планирование нагрузки.
4. Настройка прав и ролей сотрудников
   Чтобы обеспечить прозрачность и безопасность данных, были настроены права доступа и роли:
   - каждый сотрудник видит только те разделы и инструменты, которые нужны ему по должности;
   - Администраторы получили полный доступ, преподаватели — доступ к своим группам и расписанию, менеджеры — к заявкам и лидам.
   - Это исключило риск ошибок и снизило нагрузку: каждый видит только то, что ему нужно.
5. Внедрение чатов и онлайн-поддержки
   Отдельным блоком были внедрены чаты Битрикс24.
   - Теперь пользователи могут получать онлайн-консультации по курсам прямо на сайте и в онлайн-платформе.
   - Техническая поддержка отвечает в реальном времени, а все обращения фиксируются в CRM.
   - Менеджеры видят историю коммуникации, что повышает лояльность клиентов и снижает нагрузку на администраторов.

Задачи под контролем

Отдельным этапом стало внедрение управления задачами в Битрикс24.

— «Битрикс24 помог нам системно наладить внутреннюю работу. Если раньше задачи могли теряться или выполняться без контроля, то теперь у нас чёткая система: всё фиксируется и доводится до результата», — отмечает начальник отдела производства Екатерина Подоляк.

Теперь:

• каждая задача закреплена за ответственным и имеет срок выполнения;
• руководство видит реальную загрузку сотрудников и планирует ресурсы;
• сотрудники работают по приоритетам, а не устные договорённости.

Итоги и результаты

• −20% потерянных обращений в месяц: теперь каждая заявка, звонок или чат фиксируются в Битрикс24 и доводятся до результата. Родители получают обратную связь вовремя, а менеджеры перестали «тонуть» в бесконечных таблицах и чатах.
• Задачи под контролем: теперь не теряется ни одно поручение, каждое доводится до конца.

— «Раньше мы постоянно боялись упустить заявку или звонок. Теперь у нас полная прозрачность: видно кто чем занят и на каком этапе находится процесс. Это дало нам чувство контроля и позволило сосредоточиться на развитии», — делится команда «Максимус».

Планы на будущее

Компания планирует развивать систему дальше:

• подключить модуль маркетинга для управления рекламными кампаниями и рассылками,
• автоматизировать работу с партнёрскими программами,
• расширить аналитику для руководства.

Битрикс24 стал для ООО Школа интеллектуального развития «Максимус» основой для управляемого роста, объединив заявки, звонки, оплаты, расписание, чаты и задачи в единой экосистеме.