Звонки больше не теряются, а сделки доводятся до конца: как «ВитебскАвтоСити» избавился от хаоса в продажах с помощью Битрикс24

Ситуация до внедрения

В компании «ВитебскАвтоСити» ключевые процессы велись в «1С»: там фиксировались продажи и поступления автомобилей, оформлялись записи на сервис, вёлся журнал актов и бухгалтерия. На первых этапах этого было достаточно, но по мере роста бизнеса начали проявляться системные проблемы. Инструменты оказывались разрозненными, сотрудники тратили много времени на рутинные операции, а руководству становилось всё сложнее контролировать процессы:

• Отсутствие CRM — не было единой системы для управления клиентами и сделками.
• Нет телефонии с лидогенерацией и SMS-рассылкой — звонки терялись, коммуникация не фиксировалась.
• Непрозрачная постановка и контроль задач — часть задач оставалась без исполнения.
• «Бумажное» согласование документов — процессы занимали дни и недели, замедляя работу.

— Наша деятельность связана не только с продажами, но и с выстраиванием долгосрочных отношений с клиентами через сервис и поддержку. Для этого нам понадобились инструменты, способные упорядочить процессы и исключить ошибки. К внедрению подтолкнула реальная потребность — желание оптимизировать взаимодействие между отделами и навести порядок в документообороте,

— поделился Павел Дащёнок, заместитель директора.

Первые шаги с Битрикс24

В «ВитебскАвтоСити» изначально рассматривали вариант построить CRM на базе «1С», но доступных по стоимости и возможностям решений не нашли. Платформа «Битрикс24» оказалась оптимальным выбором — она позволяла объединить в одном пространстве CRM, телефонию, автоматизацию процессов и документооборот. Для реализации проекта компания обратилась к опытному интегратору «ИЛАИТА БЕЛ» (Минск).

«Мы оговорили нюансы, составили техническое задание, подписали договор и получили не просто внедрение, но и обучение с тестовым периодом поддержки. Это, на мой взгляд, идеальная схема работы с подрядчиком»,

— поделился Павел Дащёнок, заместитель директора.

Начали с внедрения CRM и SIP-телефонии.

Основная цель — учёт входящего трафика и правильное распределение обращений между отделами.

Первая трудность оказалась предсказуемой — сопротивление сотрудников.

«Реакция была неоднозначной: многие говорили: “И так всё работает, зачем менять?” Но мы понимали, что без системности дальше двигаться невозможно.
Обучение проводили в формате индивидуальных тренингов и живого наставничества. Сотрудников не просто знакомили с системой, а показывали, как использовать её под реальные задачи. Такой подход помог быстрее адаптироваться и доказал: чтобы получить результат, важно не бояться нового, а учиться работать с ним».

— поделился заместитель директора Павел Дащёнок.

Сегодня компания активно использует:

• 
  CRM и воронку продаж;
• 
  таск-менеджмент и постановку задач;
• 
  бизнес-процесс «Согласование документов»;
• 
  ленту новостей и мессенджер;
• смс-рассылку и почту;
• 
  вебхуки в групповые чаты сотрудников;
• обмен справочниками с «1С».

Кроме того, лично руководство применяет инструмент «Проекты» для запуска новых брендов.

Результаты и эффективность

«Процессы выстроились, сотрудники перестали сопротивляться, а результат стал виден сразу — это был настоящий переломный момент, когда система начала приносить пользу каждый день»,

— поделился Павел Дащёнок, заместитель директора.

1. Количество пропущенных звонков снизилось в 2 раза.
   Это стало возможным благодаря внедрению SIP-телефонии и автоматическому распределению вызовов. Теперь каждый входящий звонок фиксируется в CRM, а при пропуске создается задача на обратный контакт. Если раньше потерянные обращения просто исчезали, то теперь каждый клиент получает ответ.
2. История сделки и взаимодействия с клиентом полностью прозрачна.
   После внедрения CRM все коммуникации, документы и звонки прикреплены к карточке сделки. Это позволило сократить время на поиск информации в среднем с 10 до 2 минут и быстро выявлять ошибки в работе.
3. Постановка задач и единая корпоративная лента на 20% увеличила скорость решения вопросов между отделами.
   Особенно заметен прогресс во взаимодействии между отделом продаж и сервисом, где ранее терялась информация о заявках, поданных другими отделами на сервис.
4. Лидогенерация сняла нагрузку с администраторов, избавив их от ручных напоминаний в чатах (15+ напоминаний в день).
5. Автоматизация уведомлений избавила мастеров от рутинных СМС — напоминания клиентам теперь отправляются автоматически по шаблонам, что позволило сэкономить до 30 минут рабочего времени в день.
6. Постановка задач исключила риск потерять важную информацию.
   Все поручения теперь фиксируются в системе, а не в сторонних мессенджерах. Благодаря срокам и напоминаниям доля просроченных задач снизилась.
7. Бизнес-процесс согласования документов экономит время как сотрудников, так и руководителей в среднем на 50%
   Раньше согласование документов могло длится неделю (из-за передачи «на подпись» в бумажном виде, потере и т.д.). Теперь процесс фиксируется и отслеживается в электронном виде через Битрикс24 и занимает в среднем от 5 минут и не более 1 рабочего дня, так как время реагирования сотрудников сохранятся в виде событий в истории формирования документа и исключает его потерю.
8. Синхронизация справочников с «1С» исключила дубль контактов
   Ранее сотрудники в ручном режиме переносили клиентов в «1С» из «Битрикс24». Теперь этот процесс полностью автоматизирован, что значительно повысило качество клиентской базы и точность аналитики.