Как ООО «Сэльвин» сократил срок закрытия вакансий с 25 до 14 дней с помощью Битрикс24
Закрыть вакансию за две недели — для HR-отдела ООО «Сэльвин» ещё недавно это было нормой. Но в реальности такая скорость превращалась в проблему: кандидаты «сгорали» на этапе согласований, руководители не понимали, где застрял процесс, а сами рекрутеры занимались «тушением пожаров».
Сегодня всё иначе. От заявки до выхода нового сотрудника проходит всего пять дней. Ошибок в данных кандидатов больше нет, текучесть снизилась на треть, а HR-команда работает в предсказуемом ритме. Что изменилось? Компания решила полноценно внедрить платформу «Битрикс24». Как удалось сократить сроки закрытия вакансий и наладить процессы, рассказала директор по работе с персоналом ООО «Сэльвин» Екатерина Новик.
Когда система «болела»
ООО «Сэльвин» — дистрибьютор, где работают более 500 сотрудников. Компания поставляет бытовую химию, косметику, продукты питания и товары для животных, которые каждый день оказываются на полках магазинов.
Формально, сервис «Битрикс24» уже был в компании. Но его использовали как корпоративный мессенджер. Всё остальное делалось «по-старинке»:
- задачи фиксировали в Excel,
- договорённости терялись, поручения не исполнялись в срок,
- согласования проектов занимали дни.
Особенно остро это ощущалось в HR:
- на закрытие вакансий уходило до 25 дней;
- до четверти данных о кандидатах содержали ошибки и требовали уточнений;
- руководители постоянно «дёргали» HR-отдел;
- адаптация новичков никак не отслеживалась.
Переломный момент наступил, когда компания стала терять сильных кандидатов: пока согласовывали заявку, люди принимали предложения в других местах.
Решение: начать пользоваться функционалом полноценно
На определённом этапе стало ясно: «косметические» правки в процессах не спасут. Нужен был инструмент, который объединит все процессы в одном пространстве. Альтернативы рассматривали, но остались на платформе «Битрикс24» — интерфейс был уже знаком сотрудникам, а штатный функционал закрывал все потребности компании.
Для внедрения пригласили партнёра — «Айти Проф Групп». Их работа не ограничилась технической настройкой портала. Вместе с командой «Сэльвин» они провели аудит, проанализировали HR-процессы и выстроили их заново — системно и прозрачно.
Как проходило внедрение
В приоритет поставили работу HR. Вместе с интегратором запустили три воронки:
«Вакансии» — все вакансии подаются через отдельный бизнес-процесс. В нём заполняются все необходимые поля, заявка проходит согласование с руководителями и HR-отделом. После этого в воронке «Вакансии» создаётся сделка, где хранится вся информация о позиции: название, требования к кандидату, основные обязанности и другие детали. Для каждой открытой должности в компании формируется отдельная сделка.
«Кандидаты» — следующая воронка, куда попадают все резюме.
Карточки кандидатов формируются автоматически: HR добавляет ссылку на резюме с Rabota.by или HH.ru, после чего данные из этих сервисов подтягиваются прямо в сделку. В карточке сохраняется полная информация о кандидате, а сама сделка связывается с соответствующей вакансией в воронке «Вакансии».
«Адаптация» — финальная воронка, куда переходят сделки после закрытия вакансии и подбора кандидата.
Здесь выстраивается весь процесс адаптации нового сотрудника: назначаются задачи для наставников, отслеживается прохождение испытательного срока и фиксируется прогресс.
Дополнительно подключили корпоративный календарь, SMS-уведомления кандидатам, интеграции с hh.ru и Rabota.by.
Поначалу сотрудники отнеслись настороженно. Но после обучения, когда задачи начали закрываться быстрее, а согласования перестали зависать, недоверие сменилось на поддержку.
Какие инструменты работают сейчас
Сегодня ООО «Сэльвин» использует:
- CRM-воронки для HR;
- более 40 автоматизированных бизнес-процессов;
- шаблоны задач и напоминания;
- HR-аналитику и аналитику по другим подразделениям;
- корпоративный календарь и планировщик встреч;
- Битрикс24.Диск для документов;
- интеграцию с рекрутинговыми площадками;
- базу знаний и чат для сотрудников.
А ещё начали тестировать AI-помощника CoPilot — для составления текстов вакансий и писем кандидатам. Это экономит время рекрутеров и помогает им сосредоточиться на главном — на людях.
Результаты
Для ООО «Сэльвин» сервис «Битрикс24» превратился из рабочего чата в полноценный центр управления людьми и процессами:
- Закрытие вакансий ускорилось с 25 до 14 дней (−44%).
- Ошибки в данных кандидатов снизились с 25% до 0.
- Нагрузка на HR-отдел упала почти вдвое.
- Процесс подбора стал на 90% прозрачнее для руководителей.
- Текучесть персонала снизилась на 30%.
- Внутренние согласования ускорились в 2–3 раза.
