Информация о клиенте
ТАСАЙ – одна из крупнейших сетей спортивных клубов в Республике Беларусь. Ежемесячно более 1200 детей занимаются в более чем 25 филиалах сети. Клубы единоборств осуществляют свою деятельность в различных категориях, в том числе секциях карате, самообороны, боевых искусств и джиу-джитсу.
Необходимость внедрения Битрикс24
Необходимость автоматизации в сети спортивных клубов ТАСАЙ нарастала по мере роста регулярной клиентской базы, работа с которой велась в Excel.
Прежде всего усложнялся процесс организации, получения и учета ежемесячных оплат за занятия. Приходилось регулярно напоминать клиентам об оплате, затем обрабатывать данные по платежам, заносить информацию в «карточку» клиента в Excel и, возможно, снова напоминать при недоплате. А это 1200+ платежей от физических лиц ежемесячно, каждого из которых требовалось проверять на предмет задолженности и организовывать получение оплаты.
Стали проявляться и другие сложности в полноте учета обращений от новых клиентов, снижения индивидуального подхода в силу нефиксации и потери информации. Однако основным мотивом автоматизации сети спортивных клубов ТАСАЙ стала необходимость снижения затрат времени и трудовых ресурсов на организацию, получение и учет регулярных оплат от растущей клиентской базы.
Таким образом, главной целью обращения стала необходимость внедрения CRM и последующей интеграции CRM с ЕРИП (автоматизированной информационной системой единого расчетного и информационного пространства), подключение к которой также было запланировано Заказчиком.
Ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24 сыграла возможность гибкой интеграции CRM с системой расчетов ЕРИП, а также мой личный опыт работы с агрегатором ЕРИП - сервисом ExpressPay («Экспресс Платежи»). С технической службой агрегатора мы поддерживаем регулярную связь и совместно дорабатываем и расширяем возможности интеграции сервиса с Битрикс24.
Процесс внедрения, особенности проекта
В рамках первого этапа реализации проекта:
• запущен корпоративный портал и подключены сотрудники;
• совместно заполнен бриф, проведен бизнес-анализ и, в результате, формализована по стадиям работа по привлечению и удержанию клиентов Заказчика;
• сформированы воронки Лидов и Сделок в CRM;
• с учетом необходимости фиксации дополнительных сведений о клиентах доработана карточка клиента CRM и импортирована клиентская база из Еxcel;
• проведен отдельный тренинг по формированию регулярных (автоматически создаваемых) Сделок;
• подключены каналы коммуникации.
Параллельно с первым этапом Заказчик заключил договор о подключении к ЕРИП. Второй этап проекта прошел в тесном взаимодействии с агрегатором ЕРИП - сервисом ExpressPay - настроена интеграция Битрикс24 и сервиса расчетов, а именно:
• автоматическое выставления счета в ЕРИП на основании определенной стадии Сделки CRM(данные для счета и информация о клиенте подтягиваются из CRM);
• автоматическая SMS-рассылка онлайн-счетов клиентам с данными для их оплаты в ЕРИП;
• автоматическое изменение стадии Сделки CRM при оплате счета в ЕРИП.
Итоговый сценарий работы сотрудника продаж выглядит так:
- менеджер формирует регулярную ежемесячную сделку в CRM
- в назначенную дату автоматически создаются сделки по всем текущим клиентам
- сделки массово переводятся в стадию выставления счета и всем клиентам автоматически создаются счета в системе ЕРИП
- ссылки на счета ЕРИП с уникальным кодом (id сделки) автоматически высылаются по SMS клиентам
- клиент в ЕРИП вводит код - подтягиваются его личные ФИО и сумма оплаты
- после проведения оплаты сделки в CRM автоматически закрываются как успешные
Лиды формируются на основе обращений, цель успешной обработки Лида - привести клиента на бесплатное пробное занятие. Далее, в случае если клиенту все понравилось, формируется регулярная сделка на сумму ежемесячной платы.
Полученные Заказчиком выгоды от внедрения:
• сэкономлено время и трудовой ресурс на ежемесячное оповещение клиентской базы по оплатам
• повышен комфорт работы клиентов с компанией и ее статус
• полностью автоматизирован ручной труд, сэкономлено время и высвобожден трудовой ресурс по учету оплаты ежемесячных счетов
• внедрен единый регламент работы с входящими обращениями и сделками, CRM ведет и клиента и менеджера по заданному алгоритму
• все данные о контактах фиксируются и формируют дополнительную ценность бизнеса
Компания подготовлена к масштабированию бизнеса, кратному расширению клиентской базы и продаж.
Адрес г. Минск, ул. Сторожовская, 15, оф. 2115 (21 этаж)
Телефон +375296622298
По Битрикс24 звоните: +375296622298
E-mail: pavel@solomenik.by