Партнеры
SOLOMENIK.BY
Импортер металлопроката и изготовитель металлоконструкций "АКСВИЛ"

Импортер металлопроката и изготовитель металлоконструкций "АКСВИЛ"

Импортер металлопроката и изготовитель металлоконструкций "АКСВИЛ"

Информация о клиенте

«АКСВИЛ» - компания-импортер черного и нержавеющего металлопроката для строительства, производства металлоконструкций и машиностроения. Являясь аккредитованным поставщиком металлопроката на Белоруской универсальной товарной бирже, компания осуществляет поставки на крупнейшие заводы и стройки Республики Беларусь. При этом активно развивается как оптовое, так и розничное направление. Ориентируясь на своих клиентов, постоянно совершенствуются средства и методы погрузки, доставки, также развивается собственное производство металлоконструкций из черного и нержавеющего металла по индивидуальным заказам. 


Необходимость внедрения Битрикс24

Портал Битрикс24 компании «АКСВИЛ» был создан в 2018 году - именно тогда была предпринята попытка внедрения CRM совместно с другим интегратором. Несмотря на тщательную настройку и доработку коробочной версии Битрикс24, а также подготовленную техдокументацию, в начале 2022 года Битрикс24 компании существовал в качестве корпоративного мессенджера и реестра планируемых платежей. 

Очевидная первоочередная задача, сформулированная Заказчиком, это внедрение CRM для продаж с чистого листа (ОПТ ~9 чел., розница ~3 чел.). С учетом опыта, под внедрением подразумевалась уже не только

• программная настройка CRM, 

но и 

• постановка обновленных процессов внутри коммерческого подразделения с обучением сотрудников, контролем их работы, обратной связь с оперативной доработкой CRM и выходом на устойчивую работу в новом формате.

В рамках установочных встреч на старте проекта также были выявлены еще не сформировавшиеся, но волнующие Заказчика цели - объединение процессов продаж с процессами снабжения, склада, бухгалтерии, в том числе с объединением потоков информации разных подразделений в единую систему (использовались google-таблицы, файлы на сервере, частично пытались работать в воронке CRM для ручного информирования склада об отгрузках и пр.). 


Процесс внедрения, особенности проекта

С учетом специфики задач по цифровой трансформации компании и стартовой ситуации выбрали следующий вариант сотрудничества:

• временный управленец-интегратор с регулярной работой в офисе Заказчика

• базовая цель - автоматизация подразделения продаж, срок реализации - 3 месяца

• движемся месячными спринтами, согласовываем конкретный перечень работ на старте каждого месяца с возможностью корректировки приоритетов по просьбе Заказчика 


Работа с решением. Достигнутые результаты

В течение первого месяца к CRM были подключены почтовые ящики, виджет с месенджерами и формой заявки на основном сайте компании, настроена воронка Лидов и две воронки Сделок (ОПТ / РОЗНИЦА), настроены права доступа пользователей, сформирован базовый регламент действий менеджера в CRM. Интересный факт: в процессе выяснилось, что почта одного из сайтов компании не переадресовывалась на основной ящик, заявки не попадали в отдел продаж - проблема решена уходом от переадресации с подключением все напрямую к CRM.

Начиная со второго месяца внедрения доступ менеджеров к почте не из CRM был заблокирован. Регулярное присутствие интегратора в офисе и возможность в любой момент обратиться с вопросом онлайн сгладила первую «шоковую волну». Важную роль сыграла также невозмутимость и безальтернативность будущего, исходящая от руководства компании. Все вопросы переадресовывались на интегратора и оперативно разрешались.

Уже на старте второго месяца сотрудничества базовый план по автоматизации отдела продаж был расширен: к формированию счетов по заказам профильных товаров, отсутствующих в складской программе, регулярно привлекался отдел снабжения. Работа с такими «горячими» заказами велась в Google-Таблицах, что отнимало время на переключение между системами и не давала аналитики по данному процессу. Как итог, работа была переведена в Битрикс24: заказы формировались непосредственно в сделках CRM, снабжение работало с ними в отдельном сводном разделе. 

К окончанию спринта на все телефоны менеджеров были установлены приложения мобильной телефонии, а сам сервис интегрирован с CRM. 

За счет подключения телефонии к СRM на третий месяц внедрения поток Лидов увеличился втрое. Это уже не стало шоком, но воспринялось не менее остро - вскрылось отсутствие большинства контактов клиентов в базе. Активизировался процесс донастройки и упорядочивания клиентских карточек, включая клиентские сегменты и отчетность по ним. Также был автоматизирован процесс фиксации даты последней коммуникации (почта / звонок) в карточке.

В течение спринта было принято решение об объединении оптовой и розничной воронок с конверсией сделок из объедений воронки РЕАЛИЗАЦИЯ в воронку НА СКЛАД. Воронку склада разделили на стадии по срокам комплектации заказов и автоматизировали движение по ним. Сотрудники склада начали планировать свою работу исходя из планируемых отгрузок, понимая при этом их общий объем, а также объем На завтра и На сегодня.

Основа четвёртого и пятого спринта - построение процессов согласования платежей всех подразделений (от оплат поставщикам продукции до канцтоваров в офис), совмещение их с созданной воронкой ПЛАТЕЖИ и вывод итогового результата в виде календаря оплат. Воронка давала понимание количества и сумм оплат в каждой стадии. Календарь - распределение сумм по дням/неделям/месяцам. 90% всех согласований, в которых участвовал Директор, проводились им с мобильного телефона в 2 клика. Вся необходимая информация была в заявках на платежи. 

Дополнительно на протяжении этих 2 месяцев было уделено внимание общекорпоративным стандартам: оформлены профили пользователей, в каждый профиль централизованно был дополнен функционал соответствующего сотрудника. Актуализированы рабочие группы и шаблоны регулярных задач. На портале начал вестись учет рабочего времени, были автоматизированы процессы согласования отсутствий с занесением в график рабочего времени.

В течение шестого спринта была разработана воронка СНАБЖЕНИЕ с автоматической рассылкой заявок потенциальным поставщикам и формированием истории коммуникаций, а также ее результатов в виде конверсий «обращение/поставка». Дополнительно была создана смарт-воронкой ДОСТАВКА и связана со сделками СНАБЖЕНИЯ. В ней начали вести сделки с перевозчиками, контролируя документооборот и оплату услуг.

Седьмой спринт: конверсия сделок воронки СНАБЖЕНИЕ в воронку НА СКЛАД и ПЛАТЕЖИ. Реструктуризация карточки сделки склада и логики самой воронки - теперь складские работники видели и планировали свою загрузку не только с учетом комплектации заказов, но и с учетом приёмки товаров. Одновременно успешная сделка воронки СНАБЖЕНИЕ формировала заявку на оплату в воронке ПЛАТЕЖИ и запускала процесс ее согласования. Аналогичная автоматизация была настроена в смарт-воронке ДОСТАВКА: после получения документов от перевозчика сделка закрывалась как успешная и формировала заявку на платеж.

Восьмой спринт: автоматизация процессов приёмки продукции на склад и формирование воронки ПРОИЗВОДСТВО. Обычная практика при приемке - информирование отдела продаж в чат и сканирование сертификатов продукции на сервер компании. При этом База сертификатов велась несистемно, что приводило к замедлению последующих отгрузок, а иногда и к финансовым потерям. Решение: обязательное внесение сертификатов в сделку на приёмку. При ее закрытии система проверяет наличие сертификатов, копирует их на общий Диск Битрикс24 и распределяет по папкам категорий товаров, дополняя название файлов наименованием поставщика и датой приёмки. Одновременно отдел продаж получает соответствующее уведомление в групповой чат.

Настроенная воронка ПРОИЗВОДСТВО дополнила картину всех ключевых процессов компании и сделала ее целостной: при получении соответствующего Лида он конвертировался в данную воронку. Дальнейшее движение по стадиям учитывало информацию от производства о потенциальной стоимости заказа и его готовности.

Основа финального спринта - перевод работы с заказными позициями из реестра (был создан в Битрикс24 по образу работавшей ранее Google-таблицы) в отдельную смарт-воронку ЗАКАЗНЫЕ ПОЗИЦИИ - позиции, фактически заказанные конкретными клиентами компании. Воронку связали как с основными сделками воронка РЕАЛИЗАЦИЯ, так и с воронками ДОСТАВКА, НА СКЛАД, ПЛАТЕЖИ. В случае, если заказная позиция доставлялась машиной в составе общего пополнения складской программы - доставка получала соответствующую отметку. Склад мог видеть это и учитывать при разгрузке, фактически формируя партию к отгрузке. 

В процессе 9 спринта также был финализирован регламент работы сотрудников на корпоративном портале компании.

Несмотря на то, что он обновлялся ежемесячно, от собственника поступил запрос на описание обязательных регулярных действий руководителя продаж.

Важно отметить, что в течение всего периода внедрения параллельно с автоматизацией новых участков корректировалась и дополнялась автоматизация уже реализованных. Важнейшим таким проектом стал

«БИТРИКС-МОНИТОР»: автоматический рейтинг менеджеров отдела продаж по 15 KPI их работы в CRM. Система начала ежедневно рассчитывать KPI и формировать график с баллами менеджеров по убыванию и фильтром за период. При клике на свой столбец менеджер мог видеть сколько и за что баллов он набрал или потерял.


Преимущества от внедрения

Ключевые процессы всех подразделений компании:

• автоматизированы

• связаны в единый, прозрачный процесс

• работают в одной программе с возможностью управления мобильным телефоном из любой точки

За период внедрения Битрикс24 ключевой показатель компании (валовый доход) прирос к аналогичному периоду прошлого года +28.5


Отзыв заказчика о проделанной работе

Выражаем благодарность Павлу за качественный рывок компании АКСВИЛ. Внедрение Битрикс24 от SOLOMENIK.BY - уникальное предложение на рынке интеграторов. Ежедневная работа в офисе компании, погружение в процессы и контакт с сотрудниками подразделений позволили провести автоматизацию, которая «прижилась». Новые идеи развиваем в рамках технической поддержки.





Импортер металлопроката и изготовитель металлоконструкций "АКСВИЛ"
Золотой
Офис
Минск
Готов приехать
Брест
CRM
Бизнес-процессы
Автоматизация
Основные компетенции:
• бизнес-анализ процессов с формированием ТЗ на базе возможностей Битрикс24
• настройка CRM для продаж и маркетинга с интеграцией каналов коммуникаций
• автоматизация процессов закупок, склада, производства, логистики, финансов, банковских и брокерских процессов, HR, проектных решений, документооборота
• обучение и внедрение изменений в работу компании
• построение лидогенерации (лендинги, CRM, интернет-реклама, сквозная аналитика)
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Минск, ул. Сторожовская, 15, оф. 2115 (21 этаж)

Телефон +375296622298

По Битрикс24 звоните: +375296622298

E-mail: pavel@solomenik.by

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
маркетинговые исследования
реклама и продвижение сайтов
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение