Информация о клиенте
Компания «ПОЗИТИВ МЕБЕЛЬ» - производитель мебельных фасадов. Производственные мощности позволяют выпускать МДФ-фасады в краске и пленке, а также оказываются услуги по распилу ДСП. Запускается производство фасадов в шпоне. Предприятие работает по индивидуальным заказам, а также регулярно обновляет коллекции мебельных фасадов в соответствии с тенденциями мебельного рынка и запросами своих клиентов. Ежегодно тысячи заказчиков становятся обладателями эксклюзивных мебельных фасадов, изготовленных командой высококвалифицированных технологов и мастеров Pozitiv Mebel.
Необходимость внедрения Битрикс24
Владелец бизнеса предварительно изучил отзывы и мои кейсы внедрения автоматизации по механике «интегратор в штат», поэтому обращение было целевым. Базовая задача - оперативный перевод продаж из облачного сервиса Trello в другую систему. При этом собственник (он же директор) уже на старте обладал видением более масштабной автоматизации компании и подбирал интегратора, который бы мог в прямом смысле временно «стать рядом» и взять на себя работу по трансформации его видения в конкретные и реализуемые задачи в новом сервисе.
Видение владельца включало полную оцифровку процессов компании по стадиям и ответственным - от заявки до закрытия сделки. Это в том числе предполагало автоматизацию расчёта стоимости заказов с учётом индивидуальных параметров (разработку калькулятора), возможность подключения B2B-клиентов для самостоятельного оформления заказов, учёт платежей, контроль сроков, автоматизацию информирования клиентов. Также планировалось автоматизировать отчётность и перевести её в онлайн.
Выбор Битрикс24 был очевиден - требовался мощный штатный функционал системы, дополнительные возможности уже готовых разработок из маркета приложений Битрикс24, а также возможность разработки нештатного функционала через программный интерфейс REST API.
Процесс внедрения, особенности проекта
С учетом того, что обращение было целевым, а собственник бизнеса стратегически представлял себе результат, выбрали следующий вариант сотрудничества:
• «интегратор в штат» - вариант включал регулярную работу интегратора как в офисе, так и на производстве Заказчика
• движение месячными спринтами по стержневым целям, согласовывание более конкретного перечня работ на старте каждого месяца с возможностью дополнений и корректировки в процессе реализации
Выделили следующие стержневые цели и распределили их на 4 спринта:
1. Переезд из Trello в Битрикс24. Миграция воронок РАСПИЛ и ПОКРАСКА в Битрикс24
2. Автоматизация направления ПОКРАСКА, калькулятор работ и элементов заказа, учет оплат
3. Запуск воронки ПЛЕНКА. Автоматизация направления, калькулятор работ и элементов заказа, учет оплат
4. Автоматизация отчетности и разработка регламентов работы. Автоматизация уведомлений клиентов.
Направление по раскрою решили оставить в виде имеющейся воронки «Распил» с расчетом суммы заказа на базе приложения по раскрою.
Работа с решением. Достигнутые результаты
1-й месяц
• настройка карточек Сделок и воронок Битрикс24 в соответствии с карточками задач и воронками сервиса Trello
• миграция архива и текущих задач Trello в Сделки соответствующих воронок Битрикс24
• обучение сотрудников и «бесшовный» перевод работы компании из Trello в Битрикс24
2-й месяц
• настройка смарт-процессов «Прайс-лист Покраска» и «Прайс-лист Покраска доп услуги». Элементы смарт-процессов (далее СП) - реестры цен на виды продукции и дополнительные услуги
• настройка СП «Покраска элементы», связанного со Сделками воронки ПОКРАСКА в виде соответствующей вкладки в карточке Сделки
• фиксация сроков, оплат и дополнительной информации (чертежи, модели и пр.) в полях Сделки
• автоматический расчет суммы элемента «Покраска элементы» на основе полей ввода (ввод размеров и других количественных параметров) и полей выбора (поля - это элементы «Прайс-лист Покраска» и «Прайс-лист Покраска доп услуги»)
• автоматическое обновление суммы Сделки на основе сумм связанных с ней элементов «Покраска элементы»; перерасчет задолженности с учетом полученной оплаты
3-й месяц
В процессе разработки и внедрения калькулятора заказа для отдела продаж сформировались задачи по расширению его функционала. По согласованию с Заказчиком сознательно пошли на дополнительный спринт
• автоматическое формирование бланк-заказа с параметрами и составом работ по элементам для производства
• отдельный блок бланк-заказа с выделением работ по сдельным расценкам для последующего расчета мотивации производственников
• автоматическое формирование калькуляции заказа для клиента
• разграничение доступа к конфиденциальной информации для отдела продаж и других подразделений
• автоматизированный процесс корректировки заказа, переданного в производство, с фиксацией всех контрольных точек и уведомлением клиента
Ключевой результат спринта - сформированный отделом продаж заказ автоматически трансформировался в полное техзадание для его производства и полную калькуляцию для клиента.
4-й месяц
Плотное взаимодействие с производством позволило обратить внимание на еще одну важную деталь производственного процесса - распил ДСП (заказы воронки РАСПИЛ) и фрезеровка МДФ (заказы воронки ПОКРАСКА / будущей воронки ПЛЕНКА) происходят на одном и том же производственном участке. Было принято решение по реорганизации воронок и настройке туннелей ведения Сделок в зависимости от типа заказа:
• единая воронка ПРОДАЖИ для организации продаж всех типов заказов
• туннель по воронкам ПРОДАЖИ-МЕХОБРАБОТКА для сделок по распилу ДСП
• туннель по воронкам ПРОДАЖИ-МЕХОБРАБОТКА-ПОКРАСКА для сделок по МДФ-фасадам в краске
• туннель по воронкам ПРОДАЖИ-МЕХОБРАБОТКА-ПЛЕНКА для сделок по МДФ-фасадам в пленке
После общей реорганизации работы была запущена воронка ПЛЕНКА
• настройка воронки по производственным стадиям соответствующего участка
• разработка калькулятора заказа. В данном направлении помимо смарт-процессов были задействованы также универсальные списки. Последние оказались более удобны для импорта и последующей работы с объемными базами пленок от различных производителей
5-й месяц
К началу финального спринта у продаж уже сформировался определенный опыт работы с обновленным функционалом. Как дополнительный результат, сформировалась и потребность апгрейда процесса учета платежей - простого указания суммы в сделке было не достаточно. Общий состав работ сложился следующий
• настройка СП «Оплаты» связанного со Сделками и клиентами в виде соответствующей вкладки в карточке Сделки и карточке клиента. Элементы - платежи с дополнительной информацией о них
• автоматическое обновление суммы оплаты по Сделке на основе сумм связанных с ней элементов СП «Оплаты»; перерасчет задолженности по Сделке с учетом внесенных платежей
• подключение SMS-провайдера и приложения для Telegram
• настройка автоматизированных уведомлений клиентов о заказах - принятие в работу, плановые сроки, готовность к отгрузке, суммы (в том числе суммы задолженности), информация об обновлении параметров заказа и другое
• настройка комплексной отчетности по продажам: расчетные суммы, скидки, платежи, задолженность в разрезе направлений и ответственных; плановые и фактические сроки исполнения заказов; время нахождения заказа по стадиям и др.
• формирование регламента работы со всем разработанным функционалом: подробное описание алгоритмов действий сотрудника на реальных примерах со скриншотами портала и пояснениями
Преимущества от внедрения
• Централизация управления процессами: Битрикс24 позволил объединить различные аспекты управления продажами и производством в единую систему, что упростило контроль и управление.
• Автоматизация расчётов: Внедрение калькуляторов для автоматического расчёта стоимости работ и состава элементов заказа ускорило процесс формирования предложений для клиентов и заявок для производства, снизило вероятность ошибок.
• Улучшение взаимодействия с клиентами: Автоматизация уведомлений и информирования клиентов о статусах заказов, плановых сроках и другой важной информации повысило уровень клиентского сервиса.
• Оптимизация учёта платежей: Автоматизация процессов учёта платежей и перерасчёта задолженностей обеспечило более эффективное управление финансами.
• Улучшение отчётности и аналитики: Автоматизация отчётности и создание комплексных отчётов по продажам, платежам и другим ключевым показателям помогло лучше понимать бизнес-процессы и принимать обоснованные управленческие решения.
Эти преимущества напрямую способствуют повышению эффективности операционной деятельности, улучшению клиентского обслуживания и оптимизации управления проектами и финансами в компании «ПОЗИТИВ МЕБЕЛЬ».
Отзыв заказчика о проделанной работе (Дмитрий Одер, владелец / директор)
Обратился к Павлу по рекомендации и сразу понял, что нашел нужного специалиста. Он показал отличное понимание наших бизнес-процессов и высокую самостоятельность в получении нужной для работы информации непосредственно у участников процессов. Коротких промежуточных встреч в ходе работы нам было достаточно для последующей разработки решений и внедрения их в работу персонала. Результатами доволен. Продолжаем сотрудничество уже не только в области автоматизации, но и в интернет-продвижении, в том числе с разработкой сайтов на базе Битрикс24.
Адрес г. Минск, ул. Сторожовская, 15, оф. 2115 (21 этаж)
Телефон +375296622298
По Битрикс24 звоните: +375296622298
E-mail: pavel@solomenik.by