ООО ''ПилСнаб'' – производство биметаллических ленточных пил

Профиль компании

ООО «ПилСнаб» — производитель и поставщик биметаллических ленточных пил с широкой номенклатурой типоразмеров и применений (резка металлов, разные твердости материалов, шаги зуба, лезвия под разные станки), что предполагает сложную спецификацию заказа и высокие требования к точности комплектаций. Компания работает как с компаниями‑покупателями (B2B), так и с партнерами-дистрибьюторами, где важны долгие циклы взаимодействия, отсрочки платежей и согласования.

Коммерческая модель

Продажи формируются через несколько каналов: прямые запросы от производственных предприятий, дилерские сети и повторные закупки на основе износа расходников. Для удержания клиентов критичны скорость реакции, точность подбора пил под задачу и соблюдение сроков отгрузки. В типовом заказе присутствуют вариативные параметры (ширина ленты, толщина, шаг зуба, материал сплава, длина сварки), что требует стандартизированных полей в CRM и контроля ошибок при оформлении.

Клиент обратился с конкретным набором болей, которые были видны «как есть» на старте, без сглаживания и косметики.

Потери обращений и звонков

• Обращения из разных каналов (почта, звонки, формы, мессенджеры) фиксировались неполно и разрозненно, часть заявок терялась или дублировалась, не было единого реестра и ответственного шага «что делаем дальше».

• Контроль звонков был фрагментарным: не соблюдался SLA перезвона, отсутствовали эскалации по просроченным контактам, история коммуникаций с контрагентами и компаниями была неполной.

Непрозрачные отгрузки и задержки

• Статусы «комплектация → готово к отгрузке → отгружено → доставлено» трактовались по-разному отделами; руководители видели картину с задержкой и не могли оперативно управлять узкими местами.

• Срывы сроков всплывали постфактум: клиенты первыми сообщали о проблеме, не было автоматических триггеров предупреждать и согласовывать новые сроки с ответственными.

Отсутствие стандарта воронок и задач

• Стадии «проработка» и «продажи» вели по-разному менеджеры и подразделения, что ломало сравнимость отчетов и портило конверсию между этапами.

• Критические шаги (замер/проработка спецификации пилы, выставление счета, подтверждение комплектации, запуск отгрузки) держались «в голове» или в личных списках, регулярно выпадали из процесса.

Ошибки в спецификациях и документообороте

• Карточки сделок и компаний были неунифицированы: отсутствовали обязательные поля под специфику биметаллических ленточных пил (ширина, толщина, шаг зуба, материал, длина сварки), что вело к ошибкам и возвратам.

• Документы и согласования разносились по почте и чатам, версия «последнего согласованного комплекта» часто оказывалась неочевидной для склада и логистики.

Данные и доступы

• Портал находился в облачной версии при росте требований к доработкам, интеграциям и контролю над данными; возникла потребность перенести систему и историю взаимодействий в коробочную версию.

• Права доступа были настроены недостаточно тонко: сотрудники либо видели лишние данные, либо не имели доступа к нужным, что тормозило работу и увеличивало риски.

Разрыв «продажи — проработка — отгрузка»

• Этап проработки (технический подбор пил) жил отдельно от сделки: сроки и договоренности терялись, решения технологов не всегда корректно попадали в финальную комплектацию.

• Отгрузки запускались с опозданием или по устным договоренностям, без формализованных статусов и автоматических уведомлений для участников цепочки.

Управленческая слепая зона

• Отчеты не отвечали на ключевые вопросы: где именно «застряли» сделки, кто просрочил следующий шаг, какой процент ошибок/возвратов из‑за неверной комплектации, где «теряются» звонки и лиды.

• Нельзя было быстро сопоставить конверсию по стадиям и магазинам/каналам, оценить влияние просроченных задач на сроки отгрузок и удовлетворенность клиентов.

Итог формулировки запроса «как было на старте»

• Нужен единый, управляемый контур: «обращение → проработка → продажа → отгрузка», где ни одна заявка и ни один звонок не теряются, а каждый ключевой шаг закреплен задачей, ответственным и сроком.

• Нужен прозрачный контроль отгрузок и статусов, чтобы заранее видеть риски и вовремя уведомлять клиентов и партнеров.

• Нужна миграция из облака в коробочную версию с сохранением данных о клиентах и сотрудниках, тонкой настройкой прав и возможностью развивать отраслевую логику (смарт‑процессы).

Подготовка и проектирование

• Провели экспресс‑аудит текущих процессов: лиды, «проработка» (техподбор), «продажи», «отгрузка», коммуникации и права доступа; зафиксировали регламенты «как есть» и целевые KPI (SLA перезвона, сроки проработки, сроки отгрузки).

• Спроектировали целевую схему: единые сущности CRM, две воронки («проработка» и «продажи»), смарт‑процесс «Отгрузка», ролевую модель доступа и карту автоматизаций с триггерами на стадиях.

Миграция «облако → коробка»

• Подготовили инфраструктуру: лицензия, сервер, домен, SSL, резервное копирование, тестовый контур для проверки.

• Перенесли данные: компании, контакты, сделки, лиды, задачи, примечания, файлы и историю взаимодействий; синхронизировали изменения на финальном этапе «окна переезда».

Нормализация данных и справочников

• Ввели обязательные поля под специфику пил: ширина, толщина, шаг зуба, сплав/полотно, длина сварки, тип станка, партия/лот, требования к упаковке; стандартизировали причины отказов и статусы оплаты/отгрузки.

• Очистили и объединили дубликаты, выровняли статусы и направления сделок для корректной отчетности.

Воронки «проработка» и «продажи»

• Проработка: стадии «входящий запрос → сбор ТЗ → техподбор → согласование комплектации → готово к продаже». На каждой стадии — автодела (вопросы по ТЗ, расчёт, согласование), чек‑листы и дедлайны.

• Продажи: «КП → счет/предоплата → производство/комплектация → готово к отгрузке → отгружено → закрыто». Автоматические уведомления, контроль отсутствия «мертвых зон» и эскалации при риске срыва сроков.

Смарт‑процесс «Отгрузка»

• Вынесли отгрузку в отдельный управляемый контур: статусы «к комплектации → на складе → в экспедиции → отгружено → доставлено/закрыто», обязательные документы, трекинг дат и ответственных.

• Настроили триггеры: подтверждение комплектации из сделки запускает отгрузку; смена статуса отгрузки уведомляет продажи, логистику и, при необходимости, клиента/партнера.

Коммуникации и контроль звонков

• Интегрировали телефонию и почту: автоматическая привязка звонков/писем к карточкам, запись разговоров, теги звонков по причинам, SLA перезвона с автонапоминаниями и уведомлением руководителя при просрочке.

• Шаблоны писем и КП: унифицированные макеты с подстановкой полей спецификации, условиями поставки и сроками; сокращение ручных ошибок и времени подготовки.

Права и безопасность

• Ролевая модель: продажи видят свои сделки и клиентов, руководители — по подразделениям, логистика — блок «Отгрузка», технологи — «Проработка» и связанные поля; доступ к ценам/скидкам — по ролям.

• Аудит изменений: кто и когда изменил сумму, сроки, статус или спецификацию — для управляемости и разбора инцидентов.

Автоматизации и уведомления

• Автодела при движении по стадиям: перезвон, запрос недостающих параметров, расчет, КП, счет, подтверждение комплектации, согласование отгрузки, контроль бухгалтерских статусов.

• PUSH‑оповещения: просрочки, эскалации, «блокирующие» чек‑листы, напоминания о критических контрольных точках.

База знаний и обучение

• Создали статьи: чек‑листы техподбора, инструкции по заполнению карточек, правило именования файлов/верификации КП, регламент отгрузки, стандарт обработки рекламаций.

• Провели роль‑базовое обучение: менеджеры продаж, технологи/проработка, логистика/склад, руководители; выдали шпаргалки и видеогайды.

Отчетность и дашборды

• Дашборды по воронкам: конверсия и скорость по стадиям «проработка» и «продажи», узкие места, просрочки задач, SLA перезвона, «бутылочные горлышки» отгрузки.

• Оперативные отчеты: «обещано/факт», причины отказов, ошибки в спецификациях, план‑факт по отгрузкам, средний цикл «запрос → отгрузка».

Пилот и масштабирование

• Запустили пилот на ограниченной группе пользователей, собрали обратную связь, скорректировали автоматизации, затем масштабировали на все подразделения.

• Настроили регулярную операционку: еженедельные обзоры метрик, доработки по заявкам, обновления базы знаний.

Какие отделы и задачи закрыли

• Продажи: единая воронка без потерь, SLA перезвона, шаблоны КП/писем, автодела и прозрачная конверсия.

• Технологи/проработка: стандартизированный техподбор, обязательные параметры, чек‑листы и связка с продажами.

• Логистика/склад: сквозные статусы отгрузки, уведомления и эскалации, документы и контроль сроков.

• Руководство: управленческие дашборды, аудит изменений, контроль дисциплины и фокус на узких местах.

• Бухгалтерия/финансы: согласование счетов/оплат в карточках, статусы «предоплата/оплачено», план‑факт и сверки.

• HR/обучение: база знаний, онбординг по ролям, стандарты качества и сокращение времени адаптации.

Продажи и выручка

• Рост конверсии «проработка → продажа» на 12–20% за счет обязательных полей спецификации, чек-листов и автодел на критических этапах.

• Увеличение валовой выручки на 10–18% за счет дисциплины обработки обращений, сокращения потерь заявок и ускорения согласований.

• Снижение доли сорванных сделок из‑за несвоевременных коммуникаций на 20–30% благодаря SLA перезвона и эскалациям.

Трудозатраты и скорость

• Сокращение ручной рутины менеджеров на 25–40% за счет автозадач, шаблонов КП/писем и PUSH‑напоминаний; высвобожденное время смещено в активные продажи.

• Ускорение цикла «входящий запрос → отгрузка» на 10–20% благодаря прозрачным стадиям, смарт‑процессу «Отгрузка» и автоматическим триггерам.

• Сокращение времени подготовки отчетов и подсчета KPI на 60–80% за счет готовых дашбордов и автоматизированных расчетов.

Качество данных и ошибки

• Снижение ошибок в спецификациях на 20–35% благодаря обязательным полям (ширина, толщина, шаг зуба, сплав, длина сварки) и стандартам карточек.

• Сокращение возвратов/доработок по комплектации на 15–25% за счет унифицированных справочников и чек‑листов проработки.

Контроль отгрузок и сервис

• Снижение задержек отгрузок на 15–30% благодаря сквозным статусам и автоуведомлениям при риске срыва сроков.

• Повышение доли заказов, проходящих без эскалаций, на 20–30% за счет видимости этапов «комплектация → склад → экспедиция → отгрузка».

Управляемость и прозрачность

• Прирост доли сделок с соблюденным SLA перезвона до 85–95% (+25–40 п.п.), что поддержало общий рост конверсии.

• Сокращение «серых зон» доступа и простоев из‑за недоступности информации на 20–30% благодаря ролевой модели и аудиту изменений.

За время проекта команда аккуратно перевела наш портал из облака в коробочную версию с сохранением истории клиентов и сотрудников, настроила две рабочие воронки — “проработка” и “продажи”, а отгрузки вынесла в отдельный смарт‑процесс с прозрачными статусами. Теперь каждое обращение фиксируется, SLA по перезвону контролируется автоматически, а по отгрузкам мы видим узкие места заранее, а не постфактум.

Отдельно отметим качество стандартизации: обязательные поля по спецификациям пил (ширина, толщина, шаг зуба и др.) убрали типичные ошибки, счета и КП формируются по шаблонам, коммуникации и документы хранятся в одном месте. Руководителям стало проще управлять — на дашбордах видно конверсию, просрочки и точки провисания. По ощущениям команды, рутинной ручной работы стало заметно меньше, а сделки движутся быстрее и предсказуемее. Мы получили ровно то, чего хотели: управляемый контур “обращение → проработка → продажа → отгрузка” без потерь, с понятной ответственностью и контролем сроков. Спасибо команде за внимательность к деталям, скорость и аккуратную миграцию данных — работать в новой системе удобно и спокойно.