CRM корп. портал для международной логистической компании

Краткая информация о клиенте

• ООО ВК-Транс — стабильная и целеустремленная компания, работающая на рынке международных автомобильных перевозок из Европы в СНГ с 2008 года. Опыт и знания, полученные за это время сотрудниками, превращаются в отлаженный процесс и предсказуемый результат.
• 40+ сотрудников, работающих с Битрикс24

С какими задачами к нам пришёл клиент?

• Потребность в оптимизации этапов воронки продаж и всех операционных процессов, связанных с исполнением полученных заявок;
• Необходимость оперативно анализировать продажи и эффективность менеджеров;
• Нужда в удобстве взаимодействия сотрудников компании с базой клиентов;
• Нужда в удобстве взаимодействия между отделами компании;
• Разграничение потоков информации внутри компании, повышение конфиденциальности и защищённости персональных данных клиентов;
• Необходимость получения руководителем актуальной информации о занятости сотрудников и этапах работы с клиентами;
• Сопровождение повторных продаж;
• Интеграция с несколькими сервисами IP-телефонии в разных регионах.

Для реализации проекта была выбрана «Коробочная» версия Битрикс24 с установкой на сервер клиента. В ходе нескольких встреч проведён анализ уже имеющихся бизнес-процессов компании и их описание в ТЗ, намечены точки оптимизации и автоматизации работы сотрудников.

- Установлен и настроен сервер для работы портала;

- Проведены работы и настройки серверного и сетевого оборудования для повышения уровня безопасности данных, как на стороне Битрикс24 CRM, так и на стороне самого сервера;

- Настроена организационная структура с отделами и подотделами, все сотрудники были добавлены на портал и распределены по настроенной организационной структуре;

- Настройка CRM. Создали направления сделок (воронки продаж). Настроили стадии Сделок. Оптимизировали карточки Контакт/Компания/Сделка под специфику работы клиента, создали более 100 пользовательских полей для сбора, хранения и обработки различной информации на различных этапах взаимодействия с клиентом;

- Организовали раздельное хранение информации о компаниях клиентов и компаниях-подрядчиках;

- Организован специфический сценарий передачи задания на расчёт стоимости перевозки из отдела продаж ответственным за это действие сотрудникам. В данном сценарии задействованы: конструктор бизнес-процессов, задачи и проекты, потоки задач, рабочие группы, REST API, JS и другие инструменты;

- В задачах, которые создаются автоматическим действием по умолчанию снимается беззвучный режим, для своевременной доставки всех уведомлений сотрудникам, которые заинтересованы в исходе конкретного процесса;

- Реализован процесс автоматического расчёта прибыли по сделке с учётом расходов на её заключение;

- На разных стадиях сделок более 20-ти роботов помогают сотрудникам сопровождать сделки (выставляются автоматические напоминания и задачи, происходят перемещения сделок по этапам и между воронками;

- Создана база знаний с детальным описанием сценариев взаимодействия сотрудников с системой;

- Проведено обучение сотрудников, разделённое на несколько этапов. Первым этапом было обучение основным возможностям Битрикс24 CRM - по блокам чаты, новости, задачи, группы и проекты, диск. Дальнейшим этапом было углублённое изучение на практике сценария взаимодействия сотрудников с CRM.

Работа с решением. Достигнутые результаты

• Ключевые процессы компании оптимизированы и автоматизированы. Руководящий состав имеет возможность быстро получать аналитические данные по сделкам и контролировать все этапы работы от заявки до продажи;
• За счёт автоматической постановки задач, сотрудники своевременно связываются с клиентами, оперативно решают возникающие вопросы в ходе сделки;
• Активно использует модули «Лента новостей», «HR-департамент», «CRM», «Рабочие группы и проекты» и «Задачи/Проекты»;
• На сегодняшний день готовится Бэк-лог по новым доработкам. Также планируются работы по интеграции программного обеспечения и 1С и некоторыми другими софт-сервисами компании с целью более глубокой интеграции Битрикс24 в процессы компании;
• Благодаря внедрению у клиента появилось единое пространство для работы всех отделов компании, не зависимо от фактического места нахождения любого из сотрудников, в том числе с использованием мобильных устройств;
  
• Руководитель имеет актуальную информацию обо всех сделках и загруженности сотрудников.

Выражаем благодарность Ивану и его команде «Smart-CG» за качественно и оперативно проделанную работу по внедрению CRM Битрикс24 в «ВК Транс». Оперативно согласовали встречу и приехали в наш офис для обсуждения задач проекта, в течение недели всё систематизировали приступили к работе.

Первый месяц шёл активный процесс оцифровки уже существующих процессов компании с первой линии работы, это в основном работа отдела продаж по РБ, подключили почту, настроили воронку, расставили поля, роботов, реализовали несколько несложных отчётов, для того чтобы сотрудники уже начинали вникать в особенности использования нового рабочего пространства.

Дальше примерно в течение 3-5ти месяцев активно велась работа по доработкам, уточнениям сценариев, несколько сценариев было принято решение оптимизировать и улучшить. Постепенно подключались сотрудники из других регионов и оперативно проводились обучающие семинары в том числе и очное обучение.

В данный момент намечена обширная область для интеграции с другим программными продуктами компании с целью расширения функциональных возможностей CRM и сведения всей работы в единое цифровое пространство.