Автоматизировали закупки ВЭД и сократили время обработки заявок на 60%
 (1).png?1771486368976)
Информация о клиенте
УП «Белмяспроминвест» – частное торгово-производственное предприятие, основанное в 2001 году. Специализируется на производстве пищевых добавок, натуральных и искусственных оболочек для мясных изделий, а также разработке смесей пряностей и маринадов для пищевой промышленности. Работает с предприятиями мясо- и птицепереработки в Беларуси, активно внедряет экологически чистые технологии.
До внедрения CRM система использовалась фрагментарно: закупки ВЭД обрабатывались вручную, документы – в Excel и почте, согласования – через встречи и звонки. Компания обслуживала более 40 международных поставщиков, ежемесячно оформляла 80–100 заявок, штат – 35 сотрудников, годовой оборот – более 8 млн бел. руб.
Задача клиента
Компания столкнулась с критическими проблемами роста ВЭД:
-
Среднее время обработки одной закупочной заявки – 7–10 дней из-за ручного согласования;
-
До 20% заявок терялись или задерживались из-за отсутствия контроля этапов;
-
Отсутствовала прозрачность: никто не мог точно сказать, где находится заявка – у юриста, бухгалтера или на таможне;
-
Риск ошибок в документах (особенно при экспорте/импорте) – высокий, из-за зависимости от человеческого фактора.
Клиент выбрал Итач-софт как партнёра, потому что:
-
Компания имела опыт внедрения CRM в производственных компаниях с ВЭД;
-
Предложила не шаблонное решение, а адаптацию под специфику таможенных и бухгалтерских процедур;
-
Гарантировала сохранность всех исторических данных и интеграцию с существующими процессами.
Что сделали
Провели комплексное внедрение Битрикс24 в облаке с полной адаптацией под процессы ВЭД:
1. Анализ и проектирование
-
Проведены интервью с закупщиками, бухгалтерией, юристами и логистами
-
Выявлены 5 ключевых этапов: заявка → согласование договора → выставление счёта → таможенное оформление → оплата и приёмка
-
Разработаны требования к ролевому доступу и алгоритмам согласования
2. Настройка бизнес-процесса «Заявка на закупку»
-
Создана автоматизированная воронка с 6 стадиями, включая проверку по сумме и типу сделки
-
Внедрены роботы:
- Автоматическое создание заявки при получении запроса от отдела
- Напоминания о сроках согласования
- Перенос заявки на следующий этап при подписании
-
Все документы (договоры, счёта, таможенные декларации) прикрепляются в карточке клиента
3. Гибкие алгоритмы согласования
-
Для сделок свыше 50 тыс. USD – обязательное согласование: руководитель → юрист → бухгалтер
-
Для стандартных закупок – упрощённый путь: закупщик → бухгалтер
-
Для импортных операций – автоматическое напоминание о необходимости таможенного сопровождения
4. Интеграция с другими процессами
-
Заявки на закупку автоматически создают задачи на складе для приёмки товаров
-
Уведомления о статусе заявки отправляются в корпоративный чат отдела
-
Все коммуникации архивируются в карточке клиента – нет потерь в мессенджерах
5. Обучение и поддержка
-
Проведены 2 обучающих сессии для закупочного и бухгалтерского отделов
-
Разработаны чек-листы и видеоинструкции по работе с воронкой
-
3 недели технической поддержки после запуска
Результат
После внедрения:
-
Время обработки закупочной заявки сократилось с 7–10 дней до 2–3 дней – за счёт автоматизации согласований
-
Потери заявок снизились на 85% – все заявки теперь отслеживаются в системе
-
Ошибки в документах сократились на 90% – благодаря чётким алгоритмам и проверкам
-
Конверсия заявки в оплату выросла на 40% – благодаря своевременным напоминаниям и прозрачности
-
Руководство получило реальный-time отчёт по всем закупкам – теперь можно анализировать затраты, поставщиков и сроки
Отзыв клиента
«Мы давно понимали, что ручные закупки – это риск. Итач-софт не просто настроил CRM – они поняли, как у нас работает ВЭД: какие документы нужны, кто и когда должен подписать, как избежать таможенных задержек. Теперь мы не теряем заявки, не перезваниваем по 10 раз и не ищем договора в почте. Система стала нашим центральным инструментом управления закупками. Рекомендуем Итач-софт как команду, которая действительно знает, как работать с производственными компаниями в Беларуси.»
 (1).png?1771486368976){kind=logo}
