Автоматизировали обработку заказов и сократили рутину менеджеров на 70%
 (1).png?1771486368976)
Информация о клиенте
ООО «ГринДеко» – один из ведущих оптовых поставщиков сувенирной, флористической продукции и предметов интерьера в Беларуси. Компания работает более 10 лет, обслуживает более 500 клиентов – от магазинов и салонов до корпоративных заказчиков. Ассортимент включает свечи, сухоцветы, керамику, плетёные изделия и аксессуары, закупаемые у лидеров отрасли.
До внедрения CRM система отсутствовала: заказы обрабатывались вручную через Excel, почту и мессенджеры. Штат – 15 сотрудников, годовой оборот – более 5 млн бел. руб. Рост объёмов заказов привёл к хаосу в коммуникациях и потере клиентов из-за задержек.
Задача клиента
Клиент столкнулся с критическими проблемами роста:
-
Заказы поступали через сайт, почту и мессенджеры – все данные фиксировались вручную в Excel;
-
Менеджеры теряли заказы, не отслеживали статусы, не отправляли уведомления в срок;
-
Оплата и доставка контролировались только личной внимательностью – ошибки были неизбежны;
-
Нет единой системы – невозможно было увидеть историю взаимодействий, сроки выполнения или загрузку сотрудников.
Клиент выбрал Итач-Софт как партнёра, потому что:
-
Имел опыт внедрения CRM в оптовой торговле;
-
Предлагал коробочную версию Bitrix24 – с учётом внутренних IT-ограничений клиента;
-
Гарантировал обучение без «технического перегруза» и послепроектную поддержку;
-
Фокусировался на результате, а не на «настройке системы».
Что сделали
Команда Итач-Софт внедрила коробочную версию Bitrix24 и настроила систему под специфику торговли сувенирной продукцией:
1. Базовая настройка
-
Установили и запустили Bitrix24 на сервере клиента
-
Настроили структуру компании: отделы, роли, права доступа (продажи, логистика, руководство)
-
Создали рабочие пространства для каждого подразделения
2. Воронка продаж и автоматизация
-
Создали 4 стадии: Новый заказ → Подтверждение → Оплата → Доставка
-
Настроили роботов:
- Автоматическая отправка уведомлений клиентам на каждом этапе
- Смена статуса при поступлении оплаты (интеграция с платёжными системами)
- Напоминания менеджерам о просроченных заказах
3. Интеграция с сайтом
-
Реализовали двустороннюю синхронизацию заказов с сайтом – все заявки попадают в CRM без ручного ввода
-
Провели тестирование, устранили ошибки перед запуском
-
Обеспечили стабильную передачу данных в реальном времени
4. Обучение сотрудников
-
Провели 2 обучающие сессии: от создания задач до работы с воронкой
-
Разработали пошаговые инструкции и видео-гайды
-
Обучили менеджеров использовать отчёты, задачи и базу знаний
5. Сопровождение и поддержка
-
3 недели после запуска – индивидуальная поддержка
-
Корректировка настроек под реальные процессы
-
Рекомендации по оптимизации: как использовать шаблоны, напоминания, аналитику
Результат
После внедрения:
-
Ручной труд менеджеров сократился на 70% – уведомления, статусы, оплаты теперь автоматические
-
Среднее время обработки заказа сократилось с 48 до 28 часов – за счёт чёткой воронки
-
Ошибки в доставке и оплате снизились на 85% – система исключила человеческий фактор
-
Конверсия из заявки в оплаченный заказ выросла на 25% – благодаря своевременным напоминаниям
-
Руководство получило реальный-time панель управления – видит загрузку сотрудников, сроки, отклонения
Отзыв клиента
«До Bitrix24 всё держалось на Excel и мессенджерах – заказы терялись, оплаты забывались, клиенты жаловались. С Итач-Софт мы начали с простого: настроили воронку, подключили автоматические уведомления и интеграцию с сайтом. А потом – всё пошло. Менеджеры перестали тратить время на рутину, а я как руководитель впервые увидел, что происходит в компании. Спасибо за терпение, гибкость и умение говорить на понятном языке. С вами было легко и по-человечески.»
 (1).png?1771486368976){kind=logo}
