Автоматизировали обработку заказов и сократили рутину менеджеров на 70%

Информация о клиенте

ООО «ГринДеко» – один из ведущих оптовых поставщиков сувенирной, флористической продукции и предметов интерьера в Беларуси. Компания работает более 10 лет, обслуживает более 500 клиентов – от магазинов и салонов до корпоративных заказчиков. Ассортимент включает свечи, сухоцветы, керамику, плетёные изделия и аксессуары, закупаемые у лидеров отрасли.

До внедрения CRM система отсутствовала: заказы обрабатывались вручную через Excel, почту и мессенджеры. Штат – 15 сотрудников, годовой оборот – более 5 млн бел. руб. Рост объёмов заказов привёл к хаосу в коммуникациях и потере клиентов из-за задержек.

Задача клиента

Клиент столкнулся с критическими проблемами роста:

• Заказы поступали через сайт, почту и мессенджеры – все данные фиксировались вручную в Excel;

• Менеджеры теряли заказы, не отслеживали статусы, не отправляли уведомления в срок;

• Оплата и доставка контролировались только личной внимательностью – ошибки были неизбежны;

• Нет единой системы – невозможно было увидеть историю взаимодействий, сроки выполнения или загрузку сотрудников.

Клиент выбрал Итач-Софт как партнёра, потому что:

• Имел опыт внедрения CRM в оптовой торговле;

• Предлагал коробочную версию Bitrix24 – с учётом внутренних IT-ограничений клиента;

• Гарантировал обучение без «технического перегруза» и послепроектную поддержку;

• Фокусировался на результате, а не на «настройке системы».

Что сделали

Команда Итач-Софт внедрила коробочную версию Bitrix24 и настроила систему под специфику торговли сувенирной продукцией:

1. Базовая настройка

• Установили и запустили Bitrix24 на сервере клиента

• Настроили структуру компании: отделы, роли, права доступа (продажи, логистика, руководство)

• Создали рабочие пространства для каждого подразделения

2. Воронка продаж и автоматизация

• Создали 4 стадии: Новый заказ → Подтверждение → Оплата → Доставка

• Настроили роботов:

      - Автоматическая отправка уведомлений клиентам на каждом этапе
       - Смена статуса при поступлении оплаты (интеграция с платёжными системами)
       - Напоминания менеджерам о просроченных заказах

3. Интеграция с сайтом

• Реализовали двустороннюю синхронизацию заказов с сайтом – все заявки попадают в CRM без ручного ввода

• Провели тестирование, устранили ошибки перед запуском

• Обеспечили стабильную передачу данных в реальном времени

4. Обучение сотрудников

• Провели 2 обучающие сессии: от создания задач до работы с воронкой

• Разработали пошаговые инструкции и видео-гайды

• Обучили менеджеров использовать отчёты, задачи и базу знаний

5. Сопровождение и поддержка

• 3 недели после запуска – индивидуальная поддержка

• Корректировка настроек под реальные процессы

• Рекомендации по оптимизации: как использовать шаблоны, напоминания, аналитику

Результат

После внедрения:

• Ручной труд менеджеров сократился на 70% – уведомления, статусы, оплаты теперь автоматические

• Среднее время обработки заказа сократилось с 48 до 28 часов – за счёт чёткой воронки

• Ошибки в доставке и оплате снизились на 85% – система исключила человеческий фактор

• Конверсия из заявки в оплаченный заказ выросла на 25% – благодаря своевременным напоминаниям

• Руководство получило реальный-time панель управления – видит загрузку сотрудников, сроки, отклонения

Отзыв клиента

«До Bitrix24 всё держалось на Excel и мессенджерах – заказы терялись, оплаты забывались, клиенты жаловались. С Итач-Софт мы начали с простого: настроили воронку, подключили автоматические уведомления и интеграцию с сайтом. А потом – всё пошло. Менеджеры перестали тратить время на рутину, а я как руководитель впервые увидел, что происходит в компании. Спасибо за терпение, гибкость и умение говорить на понятном языке. С вами было легко и по-человечески.»