CRM для SaaS-платформы мониторинга цен и ассортимента
- Потребность в создании единой автоматизированной системы управления взаимоотношениями с клиентами для замены Intercom. Особенно важно стоит отметить, что сроки для начала проекта были очень сжаты, так как Intercom объявил о выходе с Белорусского и Российского рынка;
- Необходимость автоматизации бизнес-процессов: формирование счетов, контроль дебиторской задолженности, сортировка входящих заявок, распределение ответственных менеджеров;
- Организация документооборота с учетом различных типов договоров и счетов по юридическим лицам, странам (РФ и РБ), тарифам;
- Настройка ролей и прав доступа для администратора, руководителя отдела продаж, менеджеров по продажам и сотрудников поддержки;
- Внедрение нескольких воронок продаж (7 воронок) с автоматизацией этапов, бизнес-процессами и роботами;
- Интеграция с внешней системой pricing.su для обновления данных о подписках, тарифах и активности клиентов через API/вебхуки;
- Автоматизация продлений подписок с уведомлениями за 7, 3, 1 день до окончания тарифа.
Представьте, что вы заходите в офис небольшой, но амбициозной команды, где каждый день кипит работа над платформой для мониторинга цен и ассортимента в онлайн-магазинах. Клиенты — это предприниматели из e-commerce, которые полагаются на точные данные, чтобы оставаться впереди конкурентов. Но раньше вся эта магия происходила в разрозненных системах: Intercom для общения, таблицы для счетов, ручные напоминания о продлениях. Хаос? Немного. А теперь представьте, как мы превратили это в слаженный механизм, где каждый шаг приносит реальную пользу. Давайте разберемся по порядку, как мы это сделали — шаг за шагом, фокусируясь на том, как это упростило жизнь отделам продаж, поддержки и руководства.
Все началось с глубокого погружения в повседневность команды. Мы провели несколько встреч, где не просто болтали, а разбирали каждый процесс: от первой заявки клиента до продления подписки. Клиент поделился своими болями — ручной труд по распределению задач, задержки с документами, риск потерять клиента из-за забытого напоминания. Мы зафиксировали все в подробном плане, отметив, где можно автоматизировать, чтобы люди тратили время на общение с клиентами, а не на бумажки. Это стало основой: мы выбрали "коробочную" версию Битрикс24, чтобы все работало на собственном сервере, надежно и под контролем.
Первый большой шаг — настройка сердца системы: пространства для работы с клиентами. Мы создали семь "дорог" для сделок — от свежих заявок до возврата ушедших клиентов и поддержки. Для отдела продаж это означало, что теперь заявки распределяются автоматически: система чередует менеджеров, учитывая, кто в отпуске, и сразу ставит задачи на первый звонок. Представьте: раньше менеджер мог пропустить "горячую" заявку, а теперь она сама "прилетает" к тому, кто готов. Мы добавили удобные карточки для контактов и компаний, где хранится все важное — от тарифов до дат активации, — чтобы не рыться в файлах. В итоге, продажи стали быстрее: менеджеры тратят меньше времени на поиск информации и больше на переговоры, что напрямую повышает конверсию.
Далее мы взялись за документы — это была настоящая головная боль для всех. Счета и договоры зависели от страны клиента, типа тарифа и юридических нюансов (свои для России и Беларуси). Мы настроили систему так, что она сама генерирует нужные бумаги: выбирает шаблон, заполняет данные из базы и сохраняет в общем хранилище. Для отдела продаж польза огромная — больше не нужно вручную проверять реквизиты или нумеровать счета, все происходит в пару кликов. А когда сделка закрыта, система автоматически передает клиента в поддержку, создавая задачу на знакомство с платформой. Руководство теперь видит весь путь: от "привет" до "спасибо за оплату", без лишних отчетов.
Особо круто получилось с продлениями подписок — ключевой частью бизнеса. Мы связали систему с их внутренней платформой pricing.su, чтобы данные о тарифах и активности клиентов обновлялись сами. Каждое утро в 5 часов запускается "умный помощник": он проверяет, у кого заканчивается подписка, сегментирует клиентов (стандартные или индивидуальные) и отправляет напоминания за неделю, за три дня и за день. Если тариф нестандартный, менеджеру приходит задача. Для отдела продаж это значит меньше "пожаров" — клиенты не уходят из-за забытого счета, а продления растут на автопилоте. Поддержка тоже выиграла: теперь обращения клиентов (письма, чаты, звонки) фиксируются автоматически, с назначением ответственного, чтобы проблемы решались быстро, а не висели в воздухе.
Не забыли и о безопасности с удобством: настроили роли, чтобы администратор управлял всем, руководитель отслеживал прогресс, менеджеры видели только свои задачи, а поддержка — обращения. Это решило задачу конфиденциальности для руководства, которое теперь в реальном времени видит загрузку команды и статусы клиентов.
Завершающий штрих — обучение и знания. Мы собрали базу с простыми инструкциями по всем процессам и провели занятия по частям: от работы с заявками до интеграций. Сотрудники не просто освоили инструмент, а почувствовали, как он упрощает жизнь — меньше рутины, больше фокуса на росте бизнеса.
В итоге, для продаж проект стал ускорителем: больше закрытых сделок без хаоса. Поддержка теперь оперативно помогает клиентам, повышая лояльность. Руководство получило прозрачность — аналитику по дебиторке и эффективности в один клик. А вся команда работает в едином пространстве, даже удаленно. Это не просто внедрение — это история о том, как технология вернула время людям, чтобы они делали то, что любят: помогать клиентам расти.
- Ключевые процессы компании оптимизированы и автоматизированы: от обработки заявок до продлений и поддержки. Руководство получает оперативную аналитику по продажам, дебиторке и эффективности менеджеров;
- За счет роботов и бизнес-процессов сотрудники timely обрабатывают заявки, генерируют документы, контролируют оплаты, минимизируя риски потери клиентов;
- Активно используются модули CRM, Задачи, Бизнес-процессы, Диск для хранения документов;
- На сегодняшний день планируются дополнительные доработки, включая расширение интеграций и смарт-процессов для HR и партнеров;
- Благодаря внедрению у клиента появилось единое пространство для управления продажами, подписками и поддержкой, независимо от локации сотрудников, с использованием мобильных приложений;
- Менеджеры имеют актуальную информацию о статусе сделок, тарифах и взаимодействиях с клиентами.
Коллеги из Smart-CG провели для нас комплексную и очень сложную настройку Битрикс24 в сжатые сроки. Была полностью автоматизирована работа с клиентами: от первой заявки до генерации документов и продления подписок. Особо хочу отметить отлаженную интеграцию с нашей системой pricing.su, что обеспечивает актуальность всех данных в CRM. Все ключевые бизнес-процессы теперь работают четко и без сбоев. Руководство получило удобный инструмент для контроля продаж и аналитики. Команда Smart-CG — настоящие профессионалы, которые глубоко погрузились в наши задачи и предложили идеальные решения.
Готовим новый пакет доработок.
