CRM для бухгалтерских услуг

Клиент: Компания «NovaBuh.by» — ведущий поставщик бухгалтерских услуг для ИП и юрлиц в Минске с опытом работы более 16 лет.

Запрос: Разработать единую автоматизированную систему для замены разрозненной рабочей экосистемы (электронная почта, таблицы, ручные заметки) и адаптации к частым изменениям в законодательстве Беларуси.

Поставленные задачи:

1. Создание централизованной CRM-платформы для управления клиентскими отношениями с ускоренным циклом внедрения (критически важно для быстрой реакции на изменения в законах).

2. Автоматизация рутинных операций:

   • Генерация счетов и актов.

   • Контроль дебиторской задолженности.

   • Классификация входящих запросов на услуги.

   • Распределение задач между бухгалтерами и менеджерами.

3. Структуризация документооборота с учетом разнообразия:

   • Типов документов (договоры, акты, отчеты).

   • Налоговых режимов клиентов.

   • Сфер деятельности (производство, торговля, услуги).

4. Внедрение системы ролей и разграничения прав доступа для администратора, главного бухгалтера, менеджеров по работе с клиентами и экспертов по учету.

5. Настройка автоматических оповещений о предстоящих сроках сдачи отчетов и платежей с напоминаниями за 25, 20, 10 и 5 дней до дедлайна.

Цель: Повышение операционной эффективности, минимизация риска штрафов за счет строгого соблюдения норм права и масштабирование бизнеса.

Как мы выстраивали цифровой нерв для бухгалтерии будущего

Работа с командой NovaBuh.by была не просто внедрением CRM — это было настоящее погружение в мир цифр, сроков и белорусского законодательства. Мы понимали, что имеем дело с экспертами, которые ценят порядок и точность, и нашей задачей было создать для них идеальный цифровой инструмент.

Начали мы, конечно, с аудита. Но не формального, а самого что ни на есть глубокого. Мы буквально поселились в их рабочем процессе: провели множество встреч, изучили каждый шаг их рутины и зафиксировали все «узкие места», которые отнимали драгоценное время. Это позволило нам не навязывать шаблонные решения, а создать систему, заточенную именно под их уникальные задачи.

Выбор платформы был стратегическим решением. Мы остановились на «коробочной» версии Битрикс24, развернутой на их собственном сервере. Почему? Для нас было критически важно обеспечить нашим партнерам максимальную надежность, безопасность и полный контроль над их данными. Это фундамент, на котором можно строить что угодно.

Сердце системы — это, конечно, клиенты. Мы разработали не просто карточки компаний и контактов, а целые досье! Теперь вся ключевая информация — от налогового режима до индивидуальных сроков отчетности — хранится в одном месте, структурированно и доступно в один клик. Больше никакого хаоса в таблицах и почте!

Самое волшебство началось с автоматизации процессов. Мы создали целый ряд умных бизнес-процессов, которые живут своей жизнью:

• Ежемесячные задачи по зарплате и авансам теперь запускаются сами.

• Ежеквартальные отчеты в налоговую и ФСЗН система ставит в календарь автоматически, как по мановению волшебной палочки.

• Вся команда получает заранее настроенные оповещения — за 25, 20, 10 и 5 дней до дедлайна. Это не просто напоминания, это система раннего предупреждения, которая сводит риски пропустить срок к нулю!

Мы тщательно продумали права доступа. Администратор, главбух, менеджеры и эксперты по учету работают в едином пространстве, но каждый видит только свою зону ответственности. Конфиденциальность данных и четкость workflow теперь не просто слова, а реальность.

Как это работает сегодня?
Менеджеры или руководитель вносят клиента в CRM. Дальше — магия: выбирается пакет услуг, и система самостоятельно расставляет задачи по команде, запускает нужные циклы и напоминания. Мы даже научили ее сегментировать клиентов и работать с нестандартными случаями, чтобы ни одна мелочь не ускользнула.

А на горизонте — еще больше возможностей!
Мы уже строим планы по интеграции с их сайтом на Tilda и подключению мессенджеров (Viber и Telegram), чтобы уведомления приходили не только в CRM, но и в привычные каналы связи. Это следующий шаг к полной экосистеме, где технологии работают на бизнес 24/7.

Мы не просто настроили программу. Мы построили живой, дышащий организм, который растет и развивается вместе с NovaBuh.by

Результаты, которые говорят сами за себя

Наша совместная работа с NovaBuh.by увенчалась созданием не просто инструмента, а настоящего стратегического актива, который уже приносит измеримую пользу. Мы гордимся тем, что смогли помочь их бизнесу стать еще более эффективным и клиентоориентированным.

Вот ключевые результаты, которых нам удалось достичь:

1. Кардинальное снижение рутины и рост операционной эффективности:

• Трудозатраты на администрирование и контроль внутренних процессов сократились более чем на 40%. Высвободившиеся часы команда теперь тратит на стратегические задачи и консультации, а не на поиск информации в почте и таблицах.

• Скорость реакции на запросы клиентов и сложные, нестандартные ситуации выросла в разы. Менеджеры теперь принимают решения, имея под рукой всю историю взаимодействий и актуальные данные.

2. Надежность как новая бизнес-модель:

• Риск пропуска критически важных сроков по сдаче отчетности и платежей сведен к абсолютному минимуму. Многоуровневая система напоминаний гарантирует, что ни один дедлайн не будет упущен.

• Это напрямую повлияло на сохранность средств клиентов, позволив избежать потенциальных штрафов и пеней, размер которых в некоторых случаях мог быть весьма значительным.

3. Масштабируемость и потенциал для роста:

• Вместимость бизнеса увеличилась — теперь компания может без увеличения штата и роста операционных издержек принимать на обслуживание на десятки процентов больше клиентов.

• Внедренная система ролей и прозрачности позволила наращивать команду, делая онбординг новых сотрудников быстрым и простым.

4. Укрепление репутации и доверия:

• Автоматизированный и предсказуемый workflow повысил уровень доверия со стороны существующих клиентов, что положительно сказалось на продлении договоров и количестве рекомендаций.

• Компания теперь демонстрирует на рынке современный, технологичный подход, что является серьезным конкурентным преимуществом и позволяет привлекать более требовательных и крупных клиентов.

Мы не просто автоматизировали процессы — мы заложили фундамент для будущего роста, сделав работу команды NovaBuh.by быстрее, умнее и надежнее. И это только начало!

Команда Smart-CG проделала феноменальную работу: они не просто внедрили CRM, а полностью трансформировали наши внутренние процессы, автоматизировав рутину и избавив нас от хаоса. Уже сейчас мы видим огромный результат — система работает like a clockwork, повышая нашу эффективность и надежность для клиентов. Но что действительно ценно — мы не остановились на достигнутом. Со Smart-CG мы продолжаем развиваться: вместе мы постоянно совершенствуем процессы и добавляем новый функционал, чтобы наша команда была еще более продуктивной. Это не разовый проект, а долгосрочное партнерство с командой, которая truly cares о нашем успехе. Огромное спасибо и с нетерпением ждем новых совместных идей!