При комплексном подходе компания должна уметь четко координировать процессы работы и сроки их исполнения. Иначе возникает хаос при согласовании проектов, поставках материалов и т.п. Когда масштаб работ начал расти, в «РостИнжиниринг» на себе прочувствовали эту проблему.
«Внутри каждого проекта должно идти постоянное взаимодействие со множеством организаций и их представителей — с техническим надзором, командой проектировщиков, производителями строительных и отделочных материалов, с представителями заказчика. В результате, все работы по каждому проекту должны завершаться в одной «точке», в заранее установленные сроки, при соблюдении действующих нормативных правил и стандартов. Но на практике добиться этого мы не могли. Сроки затягивались почти на каждом этапе — от утверждения чертежей до согласования цвета отделочных материалов с заказчиком. Это ставило под угрозу своевременную сдачу объектов заказчикам и, конечно, влияло на их мнение о нас», — рассказывает Борис Флек, директор «РостИнжиниринг».
Понимая, что отметки в ежедневниках и постоянные вопросы на планерках о сроках и результатах работ ситуации никак не меняют, руководители компании начали поиск современного IT-инструмента. Таким решением стал сервис «Битрикс24» – в него перенесли все строительные проекты и задачи по ним. Каждый сотрудник начал представлять еженедельные отчёты руководителю. За короткий срок удалось выстроить процессы в компании.
«Во-первых, единая система постановки задач ощутимо сократила время выполнения работ по каждому проекту и облегчила отслеживание результатов. Стало сразу видно, кто, за какую работу и на каком объекте отвечает, есть ли у него еще время и нужно ли вмешиваться в процесс сверху. Во-вторых, мы перестали тратить столько сил и времени как раньше на обсуждение срочных вопросов. И, наконец, мы больше не теряем «концы» длинных проектов — поднять по ним всю документацию, чертежи и эскизы можно, просто заглянув в комментарии к соответствующему проекту в «Битрикс24». Нужна документация по всем проектам — она доступна каждому в облачном хранилище», — говорит Борис.
По сути, с помощью «Битрикс24», компания получила единую рабочую среду, в которой ее сотрудникам стало намного проще вести всю проектную деятельность, потому что и сферы ответственности каждого, и сроки, и результаты стали видны «как на ладони». Такая прозрачность улучшила и внутренние отношения в коллективе. А руководство, в свою очередь, приобрело простой, но эффективный инструмент, позволяющий отслеживать как общий ход проектов, так и продуктивность работы коллектива. Причем, для этого руководителям не обязательно быть все время в офисе и стоять у сотрудников «над душой». Они могут зайти в «Битрикс24», с ноутбука или смартфона и увидеть общую картину того, как работает их бизнес и каков вклад каждого сотрудника на любом из проектов.
«Битрикс24» помог собрать разрозненные процессы в общий рабочий поток и сделать работу намного эффективнее, чем раньше», — отмечает Флек.
