Оргструктура с историей

Оргструктура с историей — это больше, чем просмотр структуры компании!

У приложения много уникальных возможностей:

• Иерархия компании с любыми уровнями вложенности.
  
• Счетчики всех сотрудников.
  
• Отображение отделов с длинными названиями.
  
• История кадровых изменений с уведомлениями.
  
• Быстрый фильтр и поиск по названиям отделов и ФИО сотрудников.
  
• Гибкий отчет по сотрудникам.
  
• Удобное редактирование структуры для администраторов портала в самом интерфейсе приложения.
  
• Аватары, должности, руководители – и многие другие полезные фишки.
  
• Сотрудники вне портала — для хранения данных тех сотрудников, которые не пользуются Битрикс24, но, тем не менее, числятся в компании (например, уборщицы или грузчики).
  

Кейс №1 - Полная структура компании + вставка в документы

С использованием стандартного функционала Битрикс24 это может быть непросто и даже неудобно, так как на странице «Структура компании» вложенность более трех уровней схлопывается, и приходится отдельно открывать каждый из вложенных отделов.

При необходимости вставить даже небольшую структуру в документ это можно сделать только через скриншот экрана или кнопку «Печать» внизу страницы портала. При этом будет видно лишь количество сотрудников и их аватары, но имена и должности появляются при наведении, поэтому на скриншот не попадут. Если название отдела длинное, то отобразятся только первые 24 символа и троеточие.

И еще одна особенность. Если на втором уровне структуры более 5 отделов, то включится горизонтальная прокрутка, и не все отделы попадут на скриншот. Все эти неудобства решает Оргструктура с историей.

Преимущества приложения:

• Возможность копировать структуру компании в буфер для вставки в Excel, Word или Google Документы с сохранением выбранных параметров.
  
• Пять режимов отображения иерархии: Структура, Сдвиг, Список, Строка и Отчет по сотрудникам — и в каждом из них названия отделов, должностей и имена сотрудников видны полностью.
  
• Редактирование названия вашей компании в заголовке.
  
• При копировании автоматически вставляется дата актуальности.
  

Кейс №2 - Гибкий отчет с данными по сотрудникам

В режиме «Отчет по сотрудникам» доступен выбор любых полей из профиля. Это позволяет настраивать полезные отчеты и быстро переносить данные в таблицу.

Пример: Список телефонов сотрудников

Больше не нужно в отдельном файле вести список телефонов сотрудников.

— Можно просто добавить поле «Мобильный телефон».

Пример: Дни рождения сотрудников

Есть задача собрать все дни рождения сотрудников?

— Достаточно добавить поле «День рождения».

А если вы хотели бы получить напоминание за несколько дней до дня рождения коллеги, то установите приложение «Дни рождения сотрудников».

Кейс №3 - История кадровых изменений с уведомлениями

В режиме «История» можно увидеть следующие кадровые изменения в вашей компании:

• По сотрудникам: принятие на работу, увольнение, изменение руководителя отдела, перевод в другой отдел, смена должности.
  
• По отделам: создание нового, удаление, переподчинение, смена названия.
  

Обратите внимание: в Историю попадают действия, связанные только с работающими сотрудниками портала.

Режим «Кадровик» (NEW)

Режим нужен, чтобы перед отправкой уведомлений подтвердить фактическую дату кадрового изменения. Это особенно удобно, если изменения в Битрикс24 внесли позже, чем они реально вступили в силу.

Как это работает

1. Администратор в настройках приложения выбирает вариант уведомлений «после подтверждения кадровиком» и назначает одного сотрудника ответственным кадровиком.

2. Назначенному сотруднику приходит уведомление о новой роли.

3. В разделе «История» появляется колонка «Дата изменения от кадровика». Для нового события кадровик нажимает «Выберите дату», указывает дату, с которой изменение фактически действует, и подтверждает её.

4. Пока дата не подтверждена, уведомление по событию не отправляется, а запись в Истории отмечается как требующая внимания. При необходимости кадровик может изменить указанную дату. Для остальных пользователей редактирование недоступно.

Например: сотрудника перевели в новый отдел с 1 сентября, но изменения в Битрикс24 внесли только 3 сентября. Приложение зафиксирует событие 3 сентября, а кадровик сможет указать фактическую дату перевода — 1 сентября. После подтверждения этой даты уведомление будет отправлено.

Настройки уведомлений трёхуровневые. По умолчанию всем управляет администратор — он выбирает формат получения сразу для всех пользователей:

• Уведомлять обо всех изменениях в компании;
  
• Только в своем отделе (включено по умолчанию);
  
• В своём и подчиненных отделах;
  
• Не получать совсем.
  

Также администратор может разрешить менять настройки руководителям (например, у всех сотрудников останется «в своем отделе», а начальство сможет выбрать себе другой формат) или «разрешить всем» ставить индивидуальные настройки.

Логика уведомлений зависит от выбранного режима:

• В режиме «при обнаружении изменений» приложение фиксирует кадровое событие при очередной проверке. Если после этого открыть приложение, уведомление отправится сразу, а в Историю запишутся фактические дата и время обнаружения.

• В режиме «после подтверждения кадровиком» найденные события сначала появляются в Истории. Уведомление отправляется только после того, как назначенный кадровик укажет дату вступления изменения в силу и эта дата наступит.

• Фоновая проверка выполняется периодически. Накопленные события отправляются при первой проверке нового дня.

• Если приложение долго не выполняло проверку, при следующем запуске оно сравнит предыдущее и текущее состояние структуры и зафиксирует найденные изменения.

Обратите внимание: поиск изменений и отправка уведомлений работает в фоновом режиме. В редких случаях встройка, которая отвечает за это – может «отвязаться» и уведомления перестанут приходить. Тогда администратору портала необходимо будет открыть приложение вручную.

Фильтр «Без группировки» покажет всех сотрудников в алфавитном порядке, в том числе тех, кто не состоит ни в одном отделе или проекте.

Фильтр «Группы» поможет быстро посмотреть состав проектов с работающими сотрудниками портала и гостями. Важно учитывать, что секретные проекты видят только их участники, поэтому в общей схеме они могут не отображаться.

В режиме «Отчёт по сотрудникам» проекты можно вывести отдельным полем. При этом в отчёте отображаются только работающие сотрудники.

Сотрудники вне портала

Эта возможность нужна для тех случаев, когда человека важно показать в общей структуре компании, но отдельная учётная запись Битрикс24 ему не требуется. Например, это могут быть подрядчики, внештатные специалисты, уборщики, грузчики или другие сотрудники без доступа к порталу.

Такие сотрудники создаются на основе обычных контактов CRM и отображаются в Оргструктуре вместе с пользователями Битрикс24.

Для этого приложение использует два пользовательских поля контакта:

• «Оргструктура — сотрудник вне портала» — со статусом «Работающий» или «Уволенный»;

• «Оргструктура — ID отдела» — для указания одного или нескольких отделов, в которых нужно показать сотрудника.

Если этих полей ещё нет, приложение создаст их автоматически.

Чтобы добавить сотрудника вне портала, достаточно открыть его контакт в CRM, выбрать нужный статус, указать ID отдела и заполнить основные данные — имя, должность и фотографию. После обновления приложения сотрудник появится в структуре.

Сотрудников вне портала можно показывать без группировки или по отделам и отдельно фильтровать по статусу «Работающий» или «Уволенный».

Обратите внимание: это не пользователи Битрикс24. Они не получают уведомления приложения, не имеют пользовательского профиля и не участвуют в кадровой Истории. Все изменения по ним — должность, отдел или статус — вносятся непосредственно в карточке контакта CRM.

Редактирование структуры

Для администраторов портала предусмотрена возможность редактировать отделы и сотрудников непосредственно в интерфейсе приложения. Для этого нужно навести на название отдела или ФИО сотрудника в режимах схем — тогда появятся иконки редактирования.

При нажатии на иконку открывается окно с выбором действия. По отделам доступны: смена названия, выбор вышестоящего отдела, выбор руководителя и удаление отдела. Удалить отдел можно только если в нет сотрудников и подчинённых отделов. Доступные действия по редактированию данных сотрудника: изменение должности, перевод/добавление/исключение из отдела, назначение руководителем и увольнение. При любом изменении приложение будет перезагружено, а событие попадет в Историю, и в сообщение от чат-бота (согласно настройкам).

Обратите внимание: редактирование доступно только по работающим сотрудникам. Кроме того, не все новые возможности обновленной Структуры (например, роль Заместитель) доступны через Rest Api Битрикс24. Как только появятся методы для этого — мы выпустим новую версию.

И это еще не все достоинства Оргструктуры с историей!

• Встройка в профиль пользователя для быстрого доступа к приложению (с фильтром «Мой отдел и руководители».).
  
• Разделение Типа сотрудника (Сотрудники портала, Экстранет и Сотрудники вне портала) и Статуса сотрудника (Приглашенные, Работающие и Уволенные).
  
• Чек-бокс Номер для нумерации отделов. Обратите внимание: при его включении будут скрыты цифры, которые используются в названиях отделов.
  
• Чек-бокс Количество покажет, сколько сотрудников в каждом отделе.
  
• Чек-боксы Аватар, Должность, Онлайн, Руководитель, Ссылка на профиль, Я- дают дополнительные опции для просмотра структуры компании.
  
• Автоматическое сохранение всех настроек.
  
• Публикация Оргструктуры в Живой ленте портала для обсуждения с коллегами.
  
• Баннеры: с сотрудниками — именинниками ближайшей недели, и c количеством незаполненных дней рождений.
  

Хотите расширить стандартные возможности Структуры компании — установите приложение Оргструктура с историей.

Частые вопросы

• Как посмотреть, кто руководитель отдела в Битрикс24?
  

• Как получить список сотрудников Битрикс24 с должностями и отделами?
  

• Как узнать, какие изменения происходили в структуре компании в Битрикс24?
  

• Как работает подтверждение изменений кадровиком?
  

Обновления:

– 28.09.2026: режим кадровика

– 30.10.2025: оптимизация

– 03.10.2025: изменение логики уведомлений

– 29.02.2024: поиск-фильтр

– 15.12.2023: сотрудники вне портала

– 10.11.2022: приглашенные сотрудники и экстранет