Учет рабочего времени в «Битрикс24»: как научить сотрудников рационально планировать время

Рабочее время сотрудников – это ресурс, который принадлежит компании. Чтобы использовать его с наибольшей эффективностью, многие компании внедряют в работу специализированные системы управления временем. Затраты на покупку таких систем быстро окупаются оптимизацией рабочего процесса.

Задачи и проблемы тайм-менеджмента

Проблемы учета рабочего времени существуют в каждой компании.

К ним относятся:

  • нерациональное расходование рабочего времени;
  • забывчивость персонала;
  • неумение расставлять приоритеты при решении задач;
  • совмещение разных обязанностей, что в итоге приводит к недоработкам по каждой из них;
  • отсутствие своевременной и регулярной отчетности;
  • постоянное откладывание важных и срочных дел «на потом»;
  • отсутствие общих инструментов планирования
    Учет рабочего времени позволяет:
  • планировать рабочую неделю и день для каждого сотрудника;
  • оперативно получать отчеты о проделанной работе;
  • учитывать фактически отработанное время;
  • координировать рабочие планы групп, отделений и отделов;
  • быстро решать задачи и расставлять приоритеты при работе над ними.

Все инструменты – простые и понятные: каждый из них значительно облегчает рутинную работу, минимизирует ошибки, делает взаимодействие сотрудников более эффективным. Благодаря этому ваши подчиненные не будут воспринимать нововведения в штыки и сами захотят научиться управлять рабочим временем.

Как управлять рабочим временем с Bitrix24: инструменты для тайм-менеджмента

Учет рабочего времени в Битрикс24 выполняется с использованием удобных сервисов. Рассмотрим работу каждого из них.

  • Бизнес-органайзер

Использование сотрудниками неоднотипных инструментов (например, у одного Excel, у другого бумажный блокнотик, а у третьего пропиетарная программа на смартфоне) — не только замедляет коммуникации «вокруг» поставленных задач, но и является богатой почвой для совершения ошибок.

Бизнес-органайзер – это функциональный сервис, оптимизирующий работу в единой информационной среде: планирование совместных действий, решение общих задач, обсуждение проблем.

Используется несколько инструментов.
- «Событие». Позволяет быстро оповестить сотрудников о предстоящем событии и выбрать удобное время, место для его проведения, заранее сверившись с расписанием коллег.
- «Мои задачи». Отражает список задач и сроки их реализации. Изменяя настройки, можно настроить демонстрацию состава задач оптимальным образом. Например, вкладкой «Календарь» можно отразить дневную загрузку в форме календаря.

  • Электронный ежедневник

Инструмент, объединяющий личные календари сотрудников, рабочих групп и предстоящие задачи. Позволяет организовать рабочий день наиболее эффективно: наладить взаимодействие в команде, спланировать время и расставить приоритеты при решении задач.

Календари можно синхронизировать с iPad, Android, iPhone, MacOS, Google-календарями, MS Outlook – нужная информация будет всегда под рукой.

  • Рабочий день – самостоятельное управление временем

Тайм-менеджмент всегда начинается с личной дисциплины. Учет времени в Битрикс24 – это гибкая система планирования, подстраиваемая под интересы сотрудников, которые могут самостоятельно отмечать нерабочие и рабочие часы. В начале дня каждый сотрудник планирует свое рабочее время: устанавливает перерывы, завершение работы, отмечает задачи, которые следует сделать сегодня, в том числе вне офиса. Внесенные данные генерируются в итоговые отчеты, доступные для руководства в любое время. Такая форма контроля позволяет оценить дневную нагрузку на каждого сотрудника, является ненавязчивой и позитивно воспринимается подчиненными.

  • Онлайн-планировщик задач

Программа предлагает сотрудникам распланировать свой день с самого утра: выбрать дела из списка либо вписать свои дела с учетом общих событий (планерок, совещаний и т.д.). Задачи видны в личном календаре и доступны коллегам. Руководители могут управлять временем проектов, отслеживать загрузку сотрудников, ход выполнения задач.

  • График отсутствий

Отображает, кто из коллег в отпуске, на больничном или в командировке, и позволяет запланировать начало проекта с учетом занятости сотрудников. График отсутствий очень удобен для планирования отпускной кампании, исключает накладки и сбои в общей работе.

  • Онлайн-тайм-менеджмент

В большинстве компаний есть сотрудники, которые работают удаленно. В ряде случаев и руководству приходится управлять бизнесом на расстоянии. Планирование рабочего времени сотрудников в «Битрикс24» доступно и для тех, кто работает удаленно. Они могут подключаться к системе и пользоваться всеми указанными инструментами. При необходимости доступ к разделам, не связанным с учетом рабочего времени, можно ограничить.

  • Отчеты

В системе управления рабочим временем сотрудников предусмотрено несколько отчетов.
- По задачам Данный отчет открывается из панели «Задачи и проекты» – «Отчеты». Аналитические данные можно сформировать по нужным параметрам: завершенные задачи, ресурсные затраты, занятость по проектам.
- По времени. Открывается из панели «Время и отчеты». Данная форма отражает отчеты по рабочему времени, графику отсутствий, планеркам.
Доступ к отчетам зависит от выбранного тарифа «Битрикс24». Любые виды отчетов, в том числе интегрированные с данными из 1С и другими системами учета, доступны в коробочной версии программы.

Дополнительные возможности тайм-менеджмента в CRM Битрикс24

Рациональная организация рабочего времени сотрудников позволяет повысить прибыльность компании. Чтобы не использовать разноплановые инструменты учета и не терять времени на объединение информации, настройте учет рабочего времени сотрудников в «Битрикс24». Коробочная версия программы легко интегрируется со всеми информационными системами: базами 1С, телефонией, почтовыми сервисами и другими, которые используются в работе компании. Использование системы управления рабочим временем Битрикс24 позволяет учитывать специфику работы компании при помощи дополнительных настроек типового функционала системы.

Расходуйте самый ценный ресурс компании – время – максимально эффективно! Настройте учет времени в Битрикс24 уже сегодня!

«Битрикс24» - это не только управление временем

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Более 5 000 000 компаний зарегистрировано в Битрикс24 Присоединяйтесь!