Отчеты по спискам

Отчёты по спискам

«Отчёты по спискам» — конструктор отчётов по универсальным спискам Битрикс24. Он помогает превратить данные списка в таблицу с группировками, фильтрами и итогами, выгрузить результат в Excel или регулярно публиковать его в ленте.

Приложение пригодится для реестров договоров, учёта заявок, работ, расходов, оборудования и других процессов, данные которых ведутся в универсальных списках.

Какие задачи решает приложение

• Собирает отчёт по элементам выбранного универсального списка без ручного переноса данных в электронную таблицу.
  
• Показывает подробные записи и итоги по выбранным группам.
  
• Позволяет сравнивать показатели в кросс-таблице — по строкам и колонкам.
  
• Отбирает данные по значениям полей и периодам.
  
• Рассчитывает показатели на основе числовых полей списка.
  
• Помогает анализировать денежные поля с учётом валюты.
  
• Выгружает сформированный отчёт в Excel, в том числе с применённой сортировкой.
  
• Публикует отчёт в ленте Битрикс24 вручную или по расписанию.
  

Возможности

Создание и управление отчётами

Создать отчёт можно в пошаговом мастере: выбрать список, тип отчёта, поля и условия отбора. Готовые отчёты собраны в каталоге, где их можно найти по типу и исходному списку. Сохранённый отчёт можно открыть, изменить, скопировать или удалить.

Каждый отчёт строится по одному выбранному универсальному списку. Данные в отчёте обновляются при его формировании.

Линейный отчёт

Линейный отчёт показывает записи списка в виде таблицы. Пользователь выбирает поля, задаёт группировки и получает итоги по группам и по отчёту в целом. Группы можно сворачивать и разворачивать.

Для линейного отчёта доступны настройка порядка колонок, названий полей в отчёте и параметров оформления. Готовую таблицу можно сортировать по заголовкам; установленный порядок учитывается при выгрузке в Excel.

Кросс-таблица

Кросс-таблица объединяет данные по двум направлениям: одно поле образует строки, другое — колонки. В ячейках отображается выбранный показатель, а по строкам, колонкам и всей таблице рассчитываются итоги. Строки и колонки можно поменять местами.

Кросс-таблица подходит, например, для сравнения сумм или количества записей по сотрудникам, категориям, статусам и периодам. Настройки оформления колонок, предусмотренные для линейного отчёта, к кросс-таблице не применяются.

Фильтры и вычисляемые поля

В отчёте можно задать фильтры по доступным полям списка. Для дат предусмотрены относительные периоды, например текущая или прошлая неделя и месяц, а также произвольный интервал. Набор условий зависит от типов полей выбранного списка.

Вычисляемые поля позволяют составлять формулы из числовых полей и арифметических операций. Их можно использовать для расчёта производных показателей, например стоимости работ по цене и количеству.

Денежные поля и валюта

Если в списке используется поле типа «Деньги», приложение распознаёт сумму и код валюты. В линейном отчёте суммы разных валют показываются раздельно: они не складываются в один денежный итог.

Для такого поля доступен специальный фильтр «Название поля Валюта». Валюта выбирается из справочника конкретного портала Битрикс24. После выбора отчёт учитывает только суммы в указанной валюте.

Если денежное поле выбрано показателем кросс-таблицы без фильтра по валюте, приложение показывает предупреждение и валюту как справочную информацию. Числовые итоги в этом случае рассчитываются без разделения по валютам и не должны использоваться как достоверный денежный итог. Для корректного денежного итога в кросс-таблице необходимо выбрать валюту в фильтре.

Выгрузка, печать и публикация

Сформированный отчёт можно выгрузить в файл Excel или отправить на печать. При публикации в ленте можно указать тему сообщения и получателей, добавить текст и приложить файл отчёта.

На вкладке «Расписание» можно включить автоматическое формирование и выбрать день и время публикации. Время в интерфейсе указано по Москве. Для работы расписания приложение должно оставаться установленным, а у Битрикс24 должен сохраняться доступ к его функциям через предоставленные при установке разрешения.

Требования и особенности использования

• Тариф Битрикс24. На портале должна быть доступна функция «Универсальные списки». Она есть не на всех тарифах; проверьте её наличие на своём портале до установки. Доступность самого приложения также зависит от действующих условий использования Битрикс24 Маркетплейс.
  
• Права. Установить приложение по умолчанию может администратор Битрикс24 либо сотрудник, которому предоставлено право установки приложений. Пользователям отчётов необходим доступ к приложению и к соответствующим спискам и их данным. Права на списки настраиваются в Битрикс24.
  
• Подготовка данных. Для работы нужен хотя бы один универсальный список с элементами. Создание списков, полей и настройка прав выполняются средствами Битрикс24; приложение не заменяет эти настройки.
  
• Квалификация пользователей. Для обычного отчёта достаточно понимать структуру своего списка и выбрать нужные поля. Для формул, сложных фильтров и денежных итогов потребуется понимание типов данных и логики расчёта.
  
• Дополнительное ПО. Для работы внутри Битрикс24 устанавливать программу на компьютер не требуется. Для открытия выгруженного файла понадобится приложение, поддерживающее формат Excel.
  
• Внешние подключения. Подключать сторонние учётные системы не требуется. Приложение работает с данными портала через API Битрикс24 и использует сервер разработчика для формирования отчётов и выполнения публикаций по расписанию.
  
• Технические ограничения. Доступные поля и виды фильтрации зависят от структуры списка и возможностей API Битрикс24. Скорость построения зависит от объёма данных и времени ответа портала. При недоступности API или сервера приложения формирование и автоматическая публикация отчётов могут задерживаться.
  
• Валюты. Приложение не выполняет конвертацию между валютами. Для денежного итога по одной валюте используйте фильтр валюты соответствующего поля.
  
• Расписание. Автоматическая публикация требует корректно настроенного отчёта и получателей. Перед использованием расписания рекомендуем один раз сформировать отчёт вручную и проверить результат.