Интеграция с Яндекс Диск

Файлы по сделкам, лидам, контактам и компаниям часто хранятся отдельно от CRM: менеджер ищет договор в переписке, бухгалтерия не видит счёт, а руководитель не понимает, в какой папке лежат материалы по конкретному клиенту.

Приложение для Битрикс24 «Интеграция с Яндекс Диск» связывает корпоративный Яндекс Диск с CRM, чтобы сотрудники могли работать с документами прямо из карточек сделок, лидов, контактов, компаний и смарт-процессов.

Вы можете открывать папки, просматривать, загружать и скачивать файлы, создавать новые папки и получать ссылки на них, не переключаясь постоянно между Битрикс24 и Яндекс Диском.

Это особенно удобно, если компания хранит на Яндекс Диске договоры, коммерческие предложения, технические задания, акты, счета, фотографии, сканы и другие рабочие документы, но хочет организовать быстрый доступ к ним из CRM.

Приложение помогает объединить работу с клиентами и корпоративными файлами в одном интерфейсе, сохранив привычную структуру хранения документов на Яндекс Диске.

Не грузится видео? Смотрите обзор на RUTUBE | YouTube | VK Видео

Основной функционал

Приложение добавляет в Битрикс24 полноценные инструменты для работы с файлами корпоративного Яндекс Диска.

Работа с файлами прямо в CRM:

• Отдельная вкладка «Яндекс Диск» в карточках лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов.

• Просмотр папок и файлов с возможностью перехода по вложенным папкам.

• Удобная навигация: хлебные крошки, кнопки «Назад» и «Обновить».

• Загрузка одного или нескольких файлов прямо из CRM-карточки.

• Создание новых папок внутри текущей папки.

• Встроенный просмотр изображений и скачивание остальных файлов.

• Автоматическое обновление содержимого при возвращении во вкладку.

• Кнопка «Ссылка на папку» для получения и копирования ссылки на текущую папку.

Гибкая настройка структуры хранения:

• Выбор общей корневой папки Яндекс Диска.

• Отдельные стартовые папки для лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов.

• Индивидуальные папки для разных воронок сделок и направлений смарт-процессов.

• Автоматическое создание подпапок сделок по значению текстового поля.

• Возможность использовать номер договора, название проекта или другое текстовое поле сделки в качестве имени подпапки.

Например, для отдельной воронки продаж можно настроить папку на Яндекс Диске, а внутри неё автоматически создавать подпапки по номерам договоров.

Если поле с названием подпапки заполнено, приложение подготовит соответствующую папку при открытии вкладки «Яндекс Диск» в сделке. Если поле пустое, будет использоваться общая папка воронки.

Дополнительные возможности:

• Пользовательское поле «Файлы Яндекс Диска» для выбора папки и загрузки файлов из карточки CRM.

• История загрузок в настройках приложения.

• Настройка прав на просмотр вкладки, загрузку файлов, удаление своих или любых файлов и изменение общих настроек.

• Отображение названия текущей папки и количества объектов в ней.

Автоматизация во второй версии приложения:

• Робот Битрикс24 «Передать файлы в Яндекс Диск».

• Аналогичное активити для бизнес-процессов Битрикс24.

• Передача файлов из выбранного файлового поля CRM-карточки в настроенную для неё папку на Яндекс Диске.

• Поддержка одиночных и множественных файловых полей.

Таким образом, приложение подходит как для ручной работы с документами в CRM, так и для автоматической передачи файлов через роботов и бизнес-процессы.

Почему приложение востребовано?

Во многих компаниях Яндекс Диск уже используется как корпоративное хранилище документов, а Битрикс24 отвечает за работу с клиентами, продажами и внутренними процессами.

Проблема возникает, когда эти инструменты работают отдельно.

Сотруднику приходится скачивать документ из Битрикс24, открывать Яндекс Диск, искать нужную папку и загружать файл вручную. При большом количестве клиентов и сделок это отнимает время, приводит к дублированию документов и ошибкам в структуре папок.

Интеграция Яндекс Диска с Битрикс24 решает эту проблему.

Менеджер работает с документами непосредственно в карточке сделки. Руководитель получает понятную структуру хранения материалов по клиентам и проектам. Бухгалтерия быстрее находит счета, договоры и закрывающие документы.

При этом сами файлы продолжают храниться на корпоративном Яндекс Диске, а сотрудники используют привычный интерфейс CRM.

Приложение особенно полезно компаниям, где с документами одновременно работают несколько отделов и важно поддерживать единый порядок хранения файлов.

Ключевые преимущества

• Яндекс Диск внутри Битрикс24. Просмотр, загрузка и скачивание файлов прямо из карточек CRM без постоянного переключения между сервисами.

• Поддержка основных CRM-сущностей. Работа с документами по сделкам, лидам, контактам, компаниям и смарт-процессам.

• Гибкая структура папок. Общий корень, отдельные папки для CRM-сущностей, воронок сделок и направлений смарт-процессов.

• Автоматические подпапки сделок. Создание папок по номеру договора, названию проекта или другому текстовому полю.

• Удобная работа с файлами. Загрузка нескольких файлов, просмотр изображений, создание папок, скачивание документов и получение ссылок.

• Дополнительное поле CRM. Пользовательское поле «Файлы Яндекс Диска» для работы с папками и загрузки файлов.

• Гибкие права доступа. Настройка возможностей сотрудников, отделов и ролей.

• Контроль операций. История загрузок помогает отслеживать передачу файлов.

• Автоматизация документов. Во второй версии приложения файлы можно передавать на Яндекс Диск с помощью роботов и бизнес-процессов.

• Без передачи паролей сотрудникам. Корпоративный Яндекс Диск подключается администратором через OAuth.

Бизнес-кейс

Компания ведёт продажи в нескольких воронках Битрикс24. Для каждой воронки предусмотрена отдельная папка на корпоративном Яндекс Диске.

Например, отдел продаж работает с договорными сделками. В настройках приложения администратор выбирает для этой воронки поле «Номер договора» в качестве имени подпапки.

Когда менеджер открывает вкладку «Яндекс Диск» в сделке, приложение автоматически подготавливает папку с номером договора внутри папки соответствующей воронки.

Далее менеджер может:

• загрузить подписанный договор и счёт прямо из карточки сделки;

• добавить коммерческое предложение, спецификацию или другие документы;

• открыть ранее загруженные файлы;

• создать дополнительную папку для материалов;

• получить ссылку на папку и передать её бухгалтерии или коллегам.

Бухгалтерия получает доступ к нужным документам без необходимости запрашивать их у менеджера.

Дополнительный сценарий с автоматизацией

Во второй версии приложения можно настроить робот «Передать файлы в Яндекс Диск».

Например, при переходе сделки на стадию «Документы подписаны» робот автоматически передаёт файл из выбранного поля сделки в настроенную папку этой сделки на Яндекс Диске.

В результате часть работы с документами выполняется автоматически, а ручная загрузка остаётся доступной для остальных материалов.

Такой подход помогает поддерживать порядок в корпоративном хранилище и сокращает количество повторяющихся действий сотрудников.

Где особенно удобно использовать приложение?

Приложение подходит для компаний, которые активно используют CRM Битрикс24 и корпоративный Яндекс Диск.

Продажи и работа с клиентами

Хранение договоров, коммерческих предложений, счетов, актов, спецификаций и сопроводительных материалов по сделкам.

Производство и проектная работа

Работа с техническими заданиями, макетами, фотографиями, проектной документацией и отчётами. Отдельные папки помогают организовать материалы по проектам.

Клиентский сервис

Хранение сканов, документов по обращениям, результатов выполненных работ и других файлов, связанных с контактами и компаниями.

Работа со смарт-процессами

Организация документов по внутренним заявкам, согласованиям, заказам и другим процессам, созданным в CRM.

Финансовые и договорные процессы

Единая структура хранения счетов, актов, договоров и закрывающих документов с возможностью быстрого доступа из CRM.

Автоматизация документооборота

Передача файлов из карточек CRM на Яндекс Диск при наступлении определённой стадии сделки или выполнении шага бизнес-процесса. Доступно во второй версии приложения.

Настройка приложения по шагам

1. Установите приложение

Установите «Интеграция с Яндекс Диск» из маркетплейса Битрикс24 и откройте раздел «Настройки приложения» от имени администратора портала.

2. Подключите корпоративный Яндекс Диск

Нажмите «Подключить Яндекс Диск» и выполните авторизацию корпоративного Яндекс-аккаунта.

Подключение выполняется через OAuth. Сотрудникам не нужно передавать пароль от Яндекс Диска.

3. Выберите корневую папку

Укажите папку Яндекс Диска, в пределах которой приложение будет работать с документами.

По умолчанию доступен весь подключённый Диск, но для корпоративной работы рекомендуется создать отдельную папку, например «Битрикс24», и использовать её как общий корень.

4. Настройте папки для CRM

При необходимости выберите отдельные стартовые папки для:

• лидов;

• сделок;

• контактов;

• компаний;

• смарт-процессов.

Для сделок и смарт-процессов можно дополнительно настроить папки по воронкам и направлениям.

5. Настройте автоматические подпапки сделок

В настройках нужной воронки выберите текстовое поле, значение которого будет использоваться как имя подпапки.

Например, это может быть «Номер договора» или «Название проекта».

Если поле заполнено, соответствующая подпапка будет автоматически подготовлена при открытии вкладки «Яндекс Диск» в сделке.

Если поле пустое, приложение использует общую папку воронки.

6. Настройте права доступа

На вкладке «Права доступа» определите, каким сотрудникам, отделам или ролям разрешено:

• просматривать вкладку «Яндекс Диск»;

• загружать файлы;

• удалять собственные файлы;

• удалять любые файлы;

• изменять настройки приложения.

7. Начните работать с файлами

Откройте нужную карточку CRM и перейдите на вкладку «Яндекс Диск».

Выберите папку, создайте новую при необходимости и загрузите документы.

Если хотите использовать дополнительное поле, добавьте пользовательское поле «Файлы Яндекс Диска» в нужную форму карточки CRM.

8. Настройте автоматическую передачу файлов

Для использования робота или активити установите вторую версию приложения.

В настройках автоматизации укажите тип CRM-сущности и ID карточки-источника. Затем с помощью кнопки «…» выберите поле типа «Файл», из которого необходимо передавать документы.

Убедитесь, что для выбранной CRM-сущности настроена папка на Яндекс Диске.

После этого робот или активити сможет передавать файлы в папку соответствующей карточки.

Права доступа и безопасность

Приложение позволяет разграничить доступ сотрудников к работе с файлами на Яндекс Диске.

Подключение и общие настройки выполняет администратор Битрикс24. Он определяет, кто может просматривать вкладку, загружать документы, удалять файлы и управлять настройками.

Авторизация Яндекс Диска выполняется через OAuth, поэтому сотрудникам не требуется самостоятельно вводить или хранить пароль от корпоративного Яндекс-аккаунта.

При этом важно учитывать несколько особенностей:

• Приложение работает с папками, доступными подключённому Яндекс-аккаунту.

• Если используется общая или расшаренная папка, подключённый аккаунт должен иметь необходимые права на работу с ней.

• Права сотрудников внутри приложения определяются настройками доступа Битрикс24 и самого приложения.

• Ссылка на папку создаётся только после явного действия пользователя.

Важно: передавайте ссылки на папки только тем сотрудникам или внешним пользователям, которым разрешено открывать соответствующие документы.

На что обратить внимание?

Структура папок

Перед началом работы рекомендуется подготовить на Яндекс Диске общую корпоративную папку и при необходимости отдельные папки для CRM-сущностей или воронок.

Не удаляйте и не переименовывайте настроенные папки без проверки настроек приложения. Если путь перестал существовать, потребуется выбрать актуальную папку заново.

Автоматические подпапки сделок

Для формирования имени подпапки используется текстовое поле сделки.

Если оно заполнено, приложение подготовит подпапку с соответствующим названием при открытии вкладки. Если значение отсутствует, используется общая папка воронки.

Доступ к общим папкам

Если вы работаете с расшаренными папками, проверьте, что они доступны именно тому Яндекс-аккаунту, который подключён в приложении.

Загрузка больших файлов

Размер загружаемых файлов может зависеть от ограничений сервера Битрикс24, браузера и Яндекс Диска.

Перед массовой загрузкой крупных документов или архивов рекомендуется проверить работу на тестовой CRM-карточке.

Особенности робота и активити

Робот и активити доступны во второй версии приложения.

Они передают файлы из указанной CRM-карточки в папку этой же карточки на Яндекс Диске.

Это не инструмент переноса файлов между разными CRM-сущностями. Например, робот не предназначен для передачи файлов из контакта в сделку или из лида в компанию.

Для работы автоматизации необходимо указать корректные тип и ID карточки-источника, выбрать файловое поле и заранее настроить папку соответствующей CRM-сущности.

Если что-то не получается

Не открывается список файлов

Проверьте подключение Яндекс Диска в настройках приложения, а также существование выбранной корневой папки или папки CRM-сущности.

Если папка была удалена или перемещена, выберите актуальную папку и сохраните настройки.

Сотрудник не видит вкладку «Яндекс Диск» или кнопку загрузки

Проверьте права доступа приложения для сотрудника, его отдела или роли.

Также убедитесь, что подключённый Яндекс-аккаунт имеет необходимые права на выбранную папку.

Файл не загружается

Попробуйте обновить содержимое папки и повторно загрузить один файл.

Если проблема возникает с большими файлами, проверьте ограничения размера загрузки и попробуйте передать документы по отдельности.

Не создаётся автоматическая подпапка сделки

Проверьте, выбрано ли текстовое поле для имени подпапки в настройках воронки и заполнено ли оно в самой сделке.

Если значение отсутствует, приложение использует общую папку воронки.

Робот не передал файл на Яндекс Диск

Убедитесь, что установлена вторая версия приложения и правильно указаны:

• тип CRM-сущности;

• ID карточки-источника;

• поле типа «Файл»;

• папка Яндекс Диска для соответствующей сущности.

Робот поддерживает одиночные и множественные файловые поля, но передаёт документы только в папку указанной CRM-карточки.

Что в итоге получает пользователь?

Приложение «Интеграция с Яндекс Диск» превращает корпоративный Яндекс Диск в удобное хранилище документов, доступное непосредственно из CRM Битрикс24.

Вы получаете:

• Быстрый доступ к файлам из карточек сделок, лидов, контактов, компаний и смарт-процессов.

• Возможность загружать, просматривать и скачивать документы без перехода в отдельный интерфейс Яндекс Диска.

• Единую структуру хранения файлов по CRM-сущностям, воронкам и направлениям.

• Автоматическое создание подпапок сделок по значениям текстовых полей.

• Удобную навигацию по папкам и возможность получать ссылки на них.

• Гибкие права доступа для сотрудников, отделов и ролей.

• Историю загрузок для контроля операций с файлами.

• Возможность автоматизировать передачу документов через роботов и бизнес-процессы Битрикс24 во второй версии приложения.

Если вам нужна интеграция Яндекс Диска с Битрикс24, хранение документов по сделкам, загрузка файлов из CRM, автоматическое создание папок или передача файлов через роботов, приложение объединяет эти возможности в одном решении.

Сотрудники меньше времени тратят на поиск и загрузку документов, файлы остаются в корпоративном хранилище, а структура папок становится понятной и удобной для всей команды.

Вопросы и ответы

Что делает приложение “Интеграция с Яндекс Диск”?

Приложение подключает корпоративный Яндекс Диск к карточкам CRM и смарт-процессов. Пользователи могут смотреть папки, загружать файлы, скачивать документы и работать с материалами прямо из карточек Битрикс24.

Где в Битрикс24 появляются файлы Яндекс Диска?

Приложение добавляет вкладку Яндекс Диск в карточки лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов. Также можно использовать специальное пользовательское поле Файлы Яндекс Диска для загрузки файлов.

Можно ли загружать файлы прямо из карточки CRM?

Да. Пользователь может выбрать нужную папку и загрузить один или несколько файлов на Яндекс Диск прямо из карточки CRM или смарт-процесса.

Нужно ли каждому сотруднику вводить логин и пароль от Яндекса?

Нет. Подключение выполняет администратор через OAuth. Сотрудникам не нужно знать или вводить пароль от Яндекс-аккаунта в приложении.

Можно ли настроить разные папки для разных сущностей?

Да. В настройках можно указать общий корень Яндекс Диска, а также отдельные папки для лидов, сделок, контактов, компаний и смарт-процессов.

Можно ли использовать разные папки для разных воронок?

Да. Для сделок и смарт-процессов можно настроить отдельные папки по воронкам и направлениям. Это удобно, если разные процессы должны хранить файлы в разных разделах Яндекс Диска.

Какие файлы можно загружать через приложение?

Через приложение можно загружать документы, изображения, сканы, договоры, счета, акты, КП, презентации и другие рабочие файлы. Изображения можно просматривать во встроенном просмотрщике, остальные файлы доступны для скачивания.

Есть ли права доступа?

Да. Можно настроить, кто видит вкладку, кто может загружать файлы, кто может удалять только свои файлы, кто может удалять любые файлы и кто имеет доступ к настройкам приложения.

Можно ли посмотреть, кто загрузил файл?

Да. В приложении есть История загрузок. Там отображаются название файла, тип файла, пользователь, папка загрузки, дата и время загрузки. Также доступны поиск и фильтры.

Создает ли приложение папки на Яндекс Диске автоматически?

Нет. Корневая папка и папки для сущностей должны уже существовать на Яндекс Диске. Приложение выбирает существующие папки и использует их для работы с файлами.

Полезные приложения для администраторов и интеграторов